اختراللغة
هل تحتاج إلى معلومات عن التأشيرات ؟
VFS Global, Partnering Governments. Providing Solutions.
Partnering Governments. Providing Solutions.

إدارة البرامج والمشاريع

أحد وحدات تمكين الأعمال الرئيسية هي مكتب إدارة البرامج والمشاريع الاحترافي والذي يتمتع بمهارات في تنفيذ المشاريع والتحكم بها، وينفذ ممارسات ومنهجيات معترف بها عالمياً لإدارة المشاريع – ومنها الاستهلال، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة، والتحكم، والأنهاء. وهي تقوم باستغلال هذه المهارات لتأدية المشاريع والمهمات بنجاح في مواقع عمل مؤسسة في إف إس غلوبال. وكما أن العاملين في فريق إدارة البرامج والمشاريع ذوي القدرات الاحترافية والتأهيل العالي والخبرة مسؤولون عن نطاق واسع من المهمات التي تغطي نطاق تنفيذ المشاريع، وتتراوح من:

  • تعيين متطلبات العميل
  • المشاركة في تحديد وصياغة الحل، من خلال تحليل العملية التجارية
  • تحديد الموقع المناسب لإنشاء مركز طلب التأشيرة الذي يناسب مقدمي الطلبات، والقنصلية والموظفين في مؤسسة في إف إس غلوبال مع الحرص على التوافق مع القوانين المحلية والحساسيات الثقافية
  • إجراء اختبار شامل للطلبات ونشر الحل في الموقع
  • تحديد الموردين وشركاء الحل الملائمين لتقديم الدعم لعمليات الأعمال الجارية
  • تدريب مستخدمي العمليات لأول مرة على أي حل جديد ودعم العمليات لفترة محدودة حتى الانتقال إلى عمليات العمل المعتادة والعادية
  • الصيانة الإجمالية لمعايير الجودة

حجم تنفيذات مكتب إدارة المشاريع

تعاملت الموارد الخبيرة مع مجموعة واسعة من المشاريع التي تتراوح بين إنشاء مكتب واحد لرجال الأعمال وافتتاح مشروع تجاري لحكومة متعاقدة جديدة في مختلف المناطق الجغرافية ، مع أكثر من 40 موقعا كجزء من البرنامج في بعض الأحيان. وبالإضافة إلى ذلك، يتضمن الفريق ذوي الخبرة الجيدة للغاية في نشر الأعمال التجارية والمكاتب الجديدة عبر رقعة واسعة من المناطق الجغرافية - على طول الطريق من بوليفيا في أمريكا اللاتينية إلى الفلبين في جنوب شرق آسيا.

ومن أجل توحيد الجهود في المنظور جمع فريق المشاريع حوالي 110 شخص عاما (أو 1320 شخصا في الشهر) لديهم خبرة في نشر أكثر من 300 مكتب في حوالي 40 بلدا، مع ما يزيد على 20 من الحلول وتطبيقات البرمجيات الرئيسية، في كثير من بيئات الأعمال والمناطق الجغرافية المعقدة، في السنوات الخمس الماضية.

وقد تم تسليم بعض هذه المشاريع بنجاح في أقل وقت كأربعة أسابيع، وقد تم تسليم بعض البرامج والتعاقدات الكبيرة بنجاح على مدى فترة 18 شهرا بسبب الطبيعة المعقدة لمسألة الحل والتسليم.

 

هيكل - خلية الإدارة لمكتب إدارة المشاريع

ن موظفي مكتب إدارة المشاريع بالإضافة لحملهم شهادات مثل إدارة المشاريع المهنية وبرينس 2 لدعم مهاراتهم وخبراتهم المكتسبة من عمليات تنفيذ المشروع، ليسوا بارعين فقط في تحويل النظرية إلى الممارسة لتطبيقات ناجحة بل إنهم يطمحون أيضا إلى بناء قاعدة معرفية للمنظمة بشكل مستمر. وقد تم بناء مكتب إدارة المشاريع ببراعة حتى يمكن الاستفادة المثلى من المعرفة والخبرة المتوفرة في متناول مؤسسة في إف إس غلوبال. والطبقة الرئيسية لمكتب إدارة المشاريع متمركزة في الهند، وهي مسؤولة عن رصد ومراقبة جميع أنشطة المشروع بما فيها المعايير القياسية المتعلقة بالجدول الزمني والتكلفة والنطاق والجودة والموارد.

ويتم تنفيذ المشاريع من خلال تجمع مرئي للموارد للموارد بطريقة لامركزية للتأكد من التنفيذ السريع، وفي نفس الوقت لتقديم الجودة الموحدة حتى تتم إدارة التوجيهات والمنهجيات مركزيا. ويتم نقل الحكمة والخبرة المكتسبتين أثناء تنفيذ المشروع في منطقة واحدة بنجاح إلى مناطق أخرى بسلاسة، وغالبا مع نفس الموارد تنفيذا المهام في مناطق جغرافية متعددة. وهذا يضمن تقليص المسافة بالنسبة لمنحنى التعلم. ويستخدم مكتب إدارة المشاريع أدوات إضافية مثل برنامج مايكروسوفت أوفيس بروجكت 2007 أو إصدار أحدث من البرنامج، وفيزيو ومنتجات مايكروسوفت أوفيس الأخرى الواسعة لبرنامج إدارة المشاريع (برنامج إدارة المشاريع).

وقد تخطيط كافة المشاريع الجديدة التي يديرها فريق مكتب إدارة المشاريع بدقة وتنقسم إلى خمس مراحل رئيسية وهي على النحو التالي:

  • بداية المشروع - يتم إنشاء وثيقة نموذجية تعرف باسم وثيقة بداية المشروع (PID). وهي تنقسم بشكل إضافي إلى مراحل تبين المواصفات المطلوبة وتحليل عمليات التشغيل.
  • تخطيط المشروع - المخرجات النموذجية هي خطة مشروع مايكروسوفت (MPP)، والتي قد يتم مشاركتها مع العملاء الخارجيين أيضا، وكذلك عبر لوحة برنامج إدارة المشاريع (EPM)، والتي يتم تشغيلها على البنية التحتية التابعة لبرنامج إدارة المشاريع للاستهلاك الداخلي لمؤسسة في إف إس غلوبال.
  • التنفيذ – ويتم الاسترشاد في التنفيذ من خطة المشروع المرنة بشكل كاف لاستيعاب أي تغييرات. ويتم تتبع التقدم في برنامج إدارة المشاريع على أساس الحالة اليومية والأسبوعية. ويمكن أن يتم تجميع الفرق المتعددة من قبل أفراد المشاريع لتقديم مهام محددة.
  • رصد المشاريع ومراقبتها - يشرف عليها مدير المشروع الكبير الذي يستخدم الأدوات المذكورة سابقا، وكذلك هو على اتصال وثيق مع المساهمين الداخليين. كما قد يقوم المشرف بنشر الحالة والتفاعل مع العملاء.
  • إنهاء المشروع - يتم إنجاز التسليم إلى قسم التشغيل كالمعتاد (BAU) بشكل نموذجي بعد 15 يوما من الافتتاح الناجح للمشروع. وخلال هذه المرحلة للمشروع يتحمل مكتب إدارة المشاريع المسؤولية عن جميع العمليات ويدرب في كثير من الأحيان أفراد العمليات الجديدة في إدارة تقديم الخدمات. ومع النهاية، يتم جمع استمارات التعليقات الرسمية في شكل صوت الانتقال (VOT) وصوت البعثة (VOM) والتي تستخدم لتحسين خدمات مكتب إدارة المشاريع. ويضم التسليم أيضا، التوثيق المفصل المقدم إلى قنوات العمليات في اتصال الدعم، ومخططات تصعيد الدعم، وبعض النصائح حول إجراءات التشغيل، وأدلة التدريب، الخ

يعمل فريق مكتب إدارة المشاريع مع اثنين من (خلايا) تم تشكيلهما وفقا للخبرة المطلوبة أثناء عمليات التنفيذ.

خلية إدارة البرامج والمشاريع

تساعد "خلية إدارة المشاريع العالمية" مديري المشاريع (فريق التنفيذ) وينسجم مع الفريق من خلال تنظيم بيانات المشروع، وتوفير المعلومات الإحصائية لجميع المساهمين (الداخليين والخارجيين)، والسيطرة على الميزانيات والجدول الزمني، والتأكد من التطابق مع سياسات وإجراءات مؤسسة في إف إس غلوبال. وهذه الوحدة الفرعية من الفريق تدير بداية المشروع وتخطيطه ورصده، وتشرف على مراحل المراقبة لجميع المشاريع الجديدة وتعد أكبر وأثقل مستخدم لأدوات إدارة البرامج والمشاريع (MPP) وبرنامج إدارة المشاريع (EPM). وجزء آخر من هذه الوحدة الفرعية مسؤول عن تنسيق نشر الموقع بما في ذلك إدارة المحتوى لأول مرة. ويتم إعداد المحتوى وخريطة الموقع عن طريق الفريق الذي يحصل في ذلك الوقت على الموافقات من العميل والمساهمين الداخليين، قبل إرسالهما إلى فريق الإتصال المؤسسي التابع لمؤسسة في إف إس غلوبال لتطوير الموقع. والنشاط بأكمله مشروع تديره هذه الوحدة.

هناك جزء ثالث من هذه الوحدة يتكون من محللي العمليات التجارية الذين يتخصصون في تصميم العملية وتفصيل المتطلبات. وهؤلاء المتخصصون لا يوفرون المعرفة الوظيفية المتعمقة من التطبيقات والعمليات التجارية فحسب بل قادرون أيضا على تحويل المتطلبات إلى المواصفات الوظيفية التي يمكن أن يستخدمها فريق تكنولوجيا المعلومات من أجل تطوير التطبيقات. وهذا الفريق يرسم أيضا مختلف التدفقات والسيناريوهات في عملية معينة باستخدام تقنيات تدفق الرسم البياني مثل عبر تصميم تدفق العملية الوظيفية والأدوات مثل فيزيو لمايكروسوفت. ونظرا إلى مشاركة هذا الفريق في ممارسة تطوير الحل من مرحلة مبكرة جدا للمشروع ونظرا إلى معرفته الوظيفية أيضا يكون مسؤولا عن إجراء أنشطة الاختبار في الحل المتطور قبل التسليم إلى UAT. ويتم إجراء الاختبار على أبعاد وظيفية ويمكن أن ينطوي في بعض الأحيان على اختبار واجهة المستخدم الرسومية (GUI)، بالإضافة إلى اختبار التكامل. إلا أن اختبار أمن المعلومات واختبار الأداء والتحميل كلها لا تدخل في نطاق العمل لهذا الفريق.

خلية تنفيذ المشروع

تضم هذه الخلية مديري المشاريع من ذوي الخبرة الذين قد يسافرون في الموقع لتنفيذ الحلول المختلفة بما فيها إنشاء مكاتب، وتوظيف العاملين وتدريبهم وتدبيرهم. وفي بعض الأحيان، خلية تنفيذ المشروع قد تستند إلى أفراد العمليات ذوي الخبرة في المنطقة المعينة بدلا من إرسال مواردها الخاصة في الموقع. وإذ أن أفراد العمليات هؤلاء ينفذون المشروع، ومسؤولون عن كل المنجزات المادية؛ فتمارس خلية تنفيذ المشروع جميع التوجيهات والرصد والمراقبة. وبالتالي، ظاهري تجمع للموارد متاح إذا والذي يستفيد أيضا من وجود أفراد عبر مناطق زمنية متعددة وزملاء آخرين من الوحدات الممكنة مثل تكنولوجيا المعلومات وخدمات المعلومات، والمالية، والموارد البشرية، الخ

وتحتفظ هذه الخلية بالسيطرة الكلية للمشروع ومسؤولة عن تحديث كل من المساهمين الداخليين والخارجيين من خلال تزويد حالة منتظمة وكذلك تنسق مع الخلايا الأخرى لمكتب إدارة المشاريع لإنتاج 360 درجة من عرض المشروع. ومرة أخرى، هذا الفريق يوظف إدارة البرامج والمشاريع وبرنامج إدارة المشاريع على نطاق واسع لإدارة محفظة مشاريعها

فوائد خدمات إدارة المشروع لعملاء في إف إس غلوبال

  • يعزز مكتب إدارة المشاريع قدرة الأعمال للشركة من خلال المشاريع (الخدمات/ الحلول) التي تنشرها للعملاء. وبالتالي، فإنه يبني قاعدة المعرفة والملكية الفكرية للمنظمة واللتان تستخدمان بعد ذلك لتقديم حلول متفوقة بسرعة لعملائها بطريقة مستمرة. ويجرب العملاء هذه الجودة العالية أثناء التنفيذ، كما يشهد به العديد من شهادات وتعليقات ممتازة يقدمها العملاء.
  • مؤسسة في إف إس غلوبال قادرة على تحليل العمليات التجارية المختلفة من خلال خبرتها التي تحدى باستمرار لتقديم أفضل الحلول، وتوفر قيمة للعملاء نظرا لمعرفتها من أمثل الفرص أو الجهد للحصول على الكفاءة.
  • وفي العديد من مناطق جديدة، مكتب إدارة المشاريع يتولى النفقات العامة من تحديد وفحص البائعين الجدد وترتيبات طرف ثالث، وغالبا يفرج عن فريق العمليات من التركيز على تقديم الخدمات.
  • مكتب إدارة المشاريع قادر على الارتفاع مستواه - رأسيا وأفقيا- على حد سواء لإدارة المهام المعقدة عبر المناطق الزمنية، وهذا بفضل بنيته وقدرته على استخدام ظاهري تجمع من الموارد.
  • يتوفر إعداد تقارير أداء المشروع واللوحات - المخصصة لتلبية متطلبات العميل على فترات منتظمة؛ وهذا بفضل المبنى القوي في الفريق!
أراء الزبائن
  • توني أتكينز
    مدير تأشيرات الدخول و الهجرة البريطانية ، بوجوتا
  • هيو كيتشي
    موظف تقييم معايير التميز في خدمة العملاء في مركز التقييم (CFA) في مانشستر، المملكة المتحدة
آخر الأخبار
  • دي أي أف سي فيلس و بروبيت راجيستري توقع الشراكة مع في إف إس غلوبال
    Gulf News ، نوفمبر 2017م
الشهادات