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业务解决方案

端到端运营支持

VFS Global的端到端运营支持使我们的客户能增强灵敏性、提高可扩缩性、消除差距、并实现成本节约。我们的运营解决方案包括了信息传播、文件的核查与接受、电话与电子邮件求助热线、收费与汇款、数据协调与返回护照的预约安排。(请点击此处获取更多资料)

我们的专业知识已远远超出了常规方法的范畴,将端到端“生物识别登记”解决方案和服务囊括入内。这些解决方案和服务由基础设施配套数据的采集和传输及系统整合构成。

下面对我们的每一种服务组合进行了详细介绍:

信息传播

 

  • 通过印刷品、媒体、互联网和呼叫中心进行信息传播
  • 在特定使馆的指定签证申请中心配发申请表和印刷材料
  • 各外交使馆的专用网站 –  在相应网站上可获取所有相关资讯,包括下载空白的签证申请表
  • 向申请人提供个性化的指导
  • 通过电话、邮件及电子邮件答复询问
  • 为旅行社、航空公司和教育机构提供教导和咨询服务
  • 在网站上创建、维护和更新签证信息 – 在网上提出申请并跟踪申请的进展

 

我们为每一个使馆设计了专属网站。按照使馆认可的书面材料和指示提供所有相关的资讯与链接。同时,我们还为运营之便注册了域名。

每位客户(外交使馆)在各地区拥有独立网站。这些网站提供了当地的要求,并列出了连接使用我们服务的使馆的链接。网站一般包括以下内容:

  • 有关文件要求的信息
  • 详细的联系资料
  • 连接政府与大使馆网站的超链接
  • 可下载的表格与材料清单
  • 在线跟踪模块
  • 付款设施与模式
  • 其他相关信息

详尽审查与文件接受

 

  • 对照大使馆提供的材料清单对申请的完整性和有效性进行审查之后,在柜台接受申请
  • 接受申请之前,申请人和工作人员必须在材料清单上签字确认
  • 所需的预先审查完成之后,接受护照和证明文件
  • 告知申请无效的申请人其中的原因并要求其提供进一步的文件证明
  • 作为一项政策,对于那些即使被预先警告申请无效却仍然坚持进行申请的申请人,我们决不会驳回他们的申请表,在这种情况下,VFS Global会在材料清单上做好标注,注明虽然已提醒申请人其申请按照材料清单会无效,但推荐继续办理此申请人的申请
  • 严格按照材料清单处理申请
  • 申请的中性接受
  • 无拒绝申请

 

电话与电子邮件求助热线

 

  • 目前有54个国家的客户可使用此申请信息服务
  • 求助台服务负责处理大量来电,电子邮件服务采用多种语言提供服务
  • 呼叫中心:统一的服务水平、产品提供,是在所有领域内的运营窗口
  • 电子邮件服务:标准化的电子邮件答复
  • 支持定制多种语言的产品

收费与汇款

 

  • 在网站上显示付费信息与付费地址
  • 与信任的银行合作伙伴合作
  • 独特的付款验证,避免欺诈
  • 实时更新收费的数据库信息
  • 多种收费模式:在线付款、银行工具付款、电子资金转账(EFT)、现金付款、信用卡付款等。
  • 有能力在54个国家收取费用
  • 与每个国家的本地银行合作,在24小时内成功完成转账
  • 在各区域采用被广泛接受的各种支付方式,以此作为解决方案

生物识别登记:根据您的业务需要可选择固定式与流动式解决方案

 

 

VFS Global在为全球客户提供交钥匙生物识别解决方案上已积累了相当丰富的经验。

我们提供具有各类运营设置的固定式与移动式解决方案 – 所有方案均符合相关国际标准的要求。由训练有素的工作人员负责采集生物识别数据,经过加密之后再安全地传送给我们的客户,客户可视其为端到端申请流程的一部分。

我们已选好我们的第一线工具包合作伙伴,以确保高标准的维护能力、最高的运营效率,并保证物有所值。到目前为止,我们已完成了1000万次生物识别登记。

 

我们的生物识别登记解决方案包括:

 

  • 指纹、面部特征、双眼虹膜与签名的采集
  • 适应运营需求的流动能力
  • 遵守所有有关的国际标准
  • 端到端生物识别解决方案与系统整合
  • 可便捷地访问登记中心
  • 科技、人员与流程融为一体的解决方案
  • 身份核对与验证功能

 

数据协调

 

  • 按照客户政府的指示进行批量申请处理是我们的标准操作程序。所有提交资料均应接受仔细监控,以确保符合时序准则。
  • 作为一项政策,所有工作人员应接受处理多项任务的培训。通过培训,可使我们能够定期轮换员工。这种轮换可避免有员工在某一岗位上谋取既得利益。
  • 每项事务必须至少有两人进行处理,并提供输入、移交和接管的电子/纸面记录。这种方式能确保无人能欺诈性地插入或删除纸面记录或抱着欺诈的意图进行数据采集。
  • 每日将实物申请录入与电子录入进行对照检验,确保资金与申请100%一致。

数据库的建立

 

VFS Global在采集文字和照片图像数据供上传外交使馆系统方面具有丰富的经验。可通过在线文件传输、创建后续扫描的数据条形码或软盘/CD-ROM上传数据。

向使馆提交申请

 

VFS Global与领事处同步提交申请,为详细审查流程提供方便。所有申请按规定标准分门别类并编入索引,例如按签证类别、优先级、以往的拒绝记录等标准。之后,申请将在约定时间成排提交。

预约安排

 

自2005年以来,VFS Global 已为12个外交使馆在14个国家内成功安排了超过500万的预约,我们的预约安排包含以下服务:

  • 领事管理模块
  • 申请人界面视图
  • 每个国家的预约系统的单一数据库
  • 安排紧急预约位置的机制
  • 一对一的申请人预约
  • 向领事馆提供预约和其他管理信息系统数据的报告
  • 防止集体预约的成熟能力
  • 成功禁止签证购物

 

要求进行面试的申请人可致电我们的呼叫中心或向我们发送电子邮件请求进行预约。

VFS Global的专有“预约安排系统”可以通过编程日期、时间范围和签证类型的参数来创建预约位置。我们的系统甚至能在进行预约时分配排队编号。这为签证处带来了更大的灵活性。该系统还能禁止申请人使用相同的名字和护照号码进行重复预约。

我们的系统允许申请人进行以下操作:

  • 决定面试位置的初始分配
  • 随后对分配进行调整,以应对突发状况
  • 按签证类别分配位置
  • 由申请中心分配位置
  • 将已接受过面试的位置分配到特定队列

护照返回

VFS Global在海外签证服务运营中已成功寄送了超过3100万本护照,并达成“零遗失”,我们的护照返回服务包含以下相关服务:

  • 与信任的本地快递公司合作
  • 成熟的条形码技术
  • 多点传送
  • 跟踪文件递送状态
  • 在国内外覆盖范围内采用轮辐式模型提供大范围服务
  • 在99.99%以上的时间内,通过符合规定标准的跟踪记录,实现无遗失风险的文件递送

 

申请中心接受申请后,将为每本护照分配一个条形码,通过条形码将所有申请立即登记到我们的电子跟踪系统中。流程中的每一步都会按条形码跟踪护照和相关文件的转移(即柜台到后台,后台至运营中心,运营中心至签证处等等)。

文件的实际转移受限于以下规定:

  • 所有文件必须锁在容器(金属箱或加固的编织袋)内进行运输 。
  • 在我们场所内过夜时,应存放在防火保险柜内。存放文件过夜的办公室应安装有报警器、入侵探测器及闭路电视摄像机。
  • 文件的移交和接管应以条形码输出扫描/输入扫描和书面移交和接管日志为基础。

 

经处理后的申请应按指定和商定的时间从签证处取回。接受经处理的申请时,请确保申请密封在VFS Global提供的返回信封内,这可保证数据的保密性。同时,申请人可从提交申请的申请中心收取返回信封,也可支付额外费用由快递公司寄送信封。

在某些地区,VFS Global为优先类别的申请人提供当日返回服务。于截止时间前提交申请的符合资格的申请人将以单独的优先批次向签证处提交文件。签证处将优先处理这些申请,并在当日下午将申请返还VFS Global。VFS Global保证在当日晚上即可取得这些申请。

客户见证

大使馆负责人Tomislav Bosnjak先生
克罗地亚共和国大使


Padma Ganesh
印度政府的副国务卿

 

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