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Gestion de projet et de programme

Une des unités clefs de l’entreprise est le Bureau de gestions de programmes et de projets (PPMO) géré de façon professionnelle. Le PPMO possède des compétences d'exécution de projet et de contrôle, employant des pratiques et méthodologies de gestion de projets reconnues à l'échelle mondiale, y compris initiation, planification, exécution, suivi/contrôle et clôture. Le PPMO utilise ces compétences afin de fournir avec succès projets et attributions au sein de VFS Global. Les professionnels hautement qualifiés et expérimentés de l'équipe de l'AGBM sont responsables d'un large éventail d'activités et de projets tels que :

  • Cartographie des besoins des clients
  • Participer à l'identification et l'élaboration de la solution, grâce à l'analyse des processus d’entreprise
  • Identifier le bon emplacement pour ouvrir un CRDV qui conviendra aux demandeurs, au poste consulaire et au personnel de VFS Global tout en assurant la conformité aux lois et aux sensibilités culturelles locales
  • Effectuer un test approfondi de l'application et déployer la solution sur le site
  • Identifier les fournisseurs et les partenaires appropriés pour apporter un soutien aux opérations en cours
  • Former les utilisateurs à toute nouvelle solution et accompagner l’activité sur une période limitée jusqu'au basculement vers l’activité en mode normal et usuel (“business as usual”)
  • Maintenance globale des paramètres de qualité
    (Cliquez ici pour en savoir plus...)

Réalisations du Bureau de Gestion de Projets (PMO)

 

Grâce à nos ressources et notre expérience, nous avons mené une grande variété de projets, allant de la mise en place d’un bureau unique au lancement d’un projet d’exploitation pour un nouveau client gouvernemental couvrant plusieurs zones géographiques, avec parfois plus de 40 sites programmés. En outre, notre équipe a une grande expérience du lancement de nouvelles exploitations et de nouveaux bureaux dans de nombreuses zones géographiques, de la Bolivie et l’Amérique latine aux Philippines et l’Asie du sud-est.

Pour mettre ces efforts en perspective, au cours de ces cinq dernières années, l'équipe de projets a accumulé une expérience équivalente à environ 110 personnes-années (ou 1320 personnes mois) consacrée à l’ouverture de plus de 300 bureaux dans environ 40 pays, avec plus de 20 solutions et applications logicielles majeures, souvent dans un contexte économique ou et géographique complexe.

Si certains de ces projets ont été livrés en moins de quatre semaines, certains programmes et missions d’importance ont nécessité jusqu’à 18 mois de lise place en raison de la nature complexe de la solution et des prestations à fournir.

Structure – Cellule de Management du PMO

 

Avec des certifications telles que PMP et Prince 2 en soutien de leurs compétences et expertise acquise lors de l'exécution du projet, le personnel du PMO n'est pas seulement expert pour passer avec succès de la théorie à la pratique, mais il cherche également continuellement à construire sur le socle des connaissances accumulées par l'organisation. Le PMO est efficacement structuré de sorte à utiliser de façon optimale les connaissances et compétences à disposition chez VFS Global. La strate clef du management du PMO est centralisée en Inde et est responsable de la surveillance et du contrôle de toutes les activités de projet, y compris les indicateurs standards concernant le calendrier, les coûts, le périmètre, la qualité et les ressources.

L'exécution de projets est effectuée par un pool virtuel de ressources utilisées de façon décentralisée, assurant la mise en œuvre rapide, tout en offrant une qualité homogène du fait que les orientations et les méthodologies sont gérées de façon centralisée. La sagesse et l'expérience acquises au cours de la mise en œuvre d’un projet dans une région sont transférées avec succès dans d'autres régions, sans heurt, en utilisant souvent les mêmes ressources pour mener à bien des projets dans plusieurs zones géographiques. Cela garantit que la courbe d'apprentissage est raccourcie. Le PMO emploie des outils tels que le Microsoft Office Project 2007 ou une version ultérieure du logiciel, le logiciel de gestion de projet EPM utilisé à l’échelle de l’entreprise, Visio et autres produits de Microsoft Office.

Tous les nouveaux projets gérés par l'équipe du BPO sont méticuleusement planifiés et divisés en cinq grandes phases :

  • Ouverture d'un projet : généralement un document appelé le Document d’Initiation de Projet (PID) est généré. Il est divisé en étapes qui décrivent en détail les spécifications et analyse le processus de l'activité.
  • Planification du projet : il en ressort usuellement un Plan Microsoft du projet sur (MPP), qui peut être partagé avec les clients externes, et un tableau de bord EPM, qui est exécuté à partir de l'infrastructure EPM de VFS Global à usage interne.
  • Exécution : la mise en œuvre suit le Plan du projet, suffisamment souple pour intégrer des modifications. La progression du projet est suivie sur l’EPM sur une base quotidienne et hebdomadaire. De nombreuses équipes peuvent rejoindre le personnel en charge du projet afin de remplir des tâches spécifiques.
  • Surveillance et contrôle de projet : supervisés par le chef de projet qui utilise les outils mentionnés ci-dessus et est également en contact étroit avec les intervenants internes. Le chef de projet est à même de diffuser le statut du projet et d’échanger avec les clients.
  • Clôture du projet : la remise des clefs à l’exploitation courante (Business As Usual) s'effectue généralement après 15 jours de lancement réussi du projet. Au cours de cette phase du projet, le PMO prend la responsabilité de toutes les opérations et forme souvent du nouveau personnel à l’exploitation du service. Avec la sortie du projet, il est procédé à un feedback formel – sous la forme de VOT/VOM – utilisé pour améliorer les services du PMO. Aussi, le transfert comprend une documentation détaillée fournie aux opérations, les canaux Service Assistance, les chartes de Transfert Assistance, quelques conseils sur le fonctionnement des procédures, des manuels de formation, etc.

L'équipe du PMO fonctionne avec deux “cellules” qui sont structurés selon l'expertise requise au cours de la mise en œuvre.

Cellule de Gestion de Programme et de Projet

 

La “Cellule de Management du Projet Global” aide les gestionnaires de projet (équipe d'exécution) et les équipes en organisant les données du projet, fournissant des informations statistiques à tous les intervenants (internes et externes), contrôlant les budgets et calendriers et veillant au respect de la politique et des procédures de VFS Global. Cette sous-unité de l'équipe gère les phases de lancement du projet, de la planification, du suivi et contrôle de tous les nouveaux projets. Elle est l'utilisatrice principale des outils MPP et EMP. Une autre partie de cette sous-unité est responsable de la coordination du déploiement de site WEB y compris la gestion de contenu initial. La contenu et le plan du site sont préparés par l'équipe, avant d’être approuvés par le client et les intervenants internes, et d’être envoyés à l'équipe de Communication de l'entreprise VFS global pour le développement de site Web. L'ensemble de l’activité du projet est géré par cette unité.

Une troisième partie de cette unité est composée d'analystes de processus opérationnels, spécialisés dans la conception de processus et l'élaboration de spécifications. Ces spécialistes sont non seulement à même de faire partager leur connaissance fonctionnelle approfondie des applications et des processus opérationnels, mais ils sont aussi capables de traduire les besoins en spécifications fonctionnelles que l'équipe informatique peut utiliser pour développer des applications. Cette équipe réalise également les diagrammes des différents flux et scénarii à l'aide de techniques et d’outils tels qu’organigrammes croisés et MS Visio. Du fait que cette équipe est impliquée dans le développement à un stade très précoce du projet et compte tenu également de sa connaissance fonctionnelle, l'équipe est également responsable de l'exécution des tests d’activités sur la solution développée avant de livrer à l'UAT. L'essai est effectué sur les dimensions fonctionnelles et peut parfois induire des tests sur GUI (Interface utilisateur graphique), en plus des tests d'intégration. Les tests de Sécurité de l’Information et les tests de Performance & Charge sont toutefois en dehors du champ de cette équipe.

 

Cellule d'exécution de projet

Cette cellule est composée de gestionnaires de projet expérimentés qui peuvent se rendre sur place pour mettre en œuvre diverses solutions, y compris l’agencement des bureaux, le recrutement et la formation du personnel et la logistique d’approvisionnement. Parfois, la cellule d'exécution de projet peut avoir recours au personnel expérimenté d’une opération de la région donnée plutôt que d'envoyer sur place ses propres ressources. Alors que le personnel de ces opérations sont en charge de l’exécution physique du projet, la cellule d'exécution du projet est là pour guider, surveiller et contrôler. Ensuite, un pool virtuel de ressources est mis à disposition, permettant de démultiplier les ressources en recrutant du personnel de différents fuseaux horaires et d'autres collègues en provenance d’unités comme Informatique, Services Information, Finances, RH, etc.

Cette cellule conserve un contrôle global du projet et est en charge de tenir au courant les intervenants internes et externes par le biais de séances d'information régulières et se coordonne également avec d'autres cellules du PMO afin pour fournir un panorama complet du le projet. De nouveau, cette équipe emploie abondamment MPP et EMP pour la gestion de son portefeuille de projets.

Avantages des Services de Gestion de Projets pour les clients de VFS Global

 

 

  • Le PMO améliore continuellement la capacité opérationnelle de l'entreprise par le biais de projets (services ou solutions) qu'il entreprend pour les clients. Cela permet en conséquence de bâtir un socle de connaissances et d’expériences qui servira ensuite à améliorer les solutions livrées aux clients et ainsi de suite. Les clients apprécient cette qualité sans cesse améliorée, comme cela est confirmé par plusieurs excellents témoignages et commentaires de la part de clients.
  • Grâce à son expertise qui est constamment remise en question afin d’offrir les meilleures solutions, le PMO est en mesure d'analyser les différents processus et de fournir encore plus de valeur aux clients, en leur apportant optimisation et efficacité.
  • Dans plusieurs nouveaux territoires, le PMO prend en charge l'identification et la vérification de nouveaux fournisseurs et prestataires extérieurs, permettant à l'équipe Opérations de se concentrer sur les prestations de services.
  • En raison de sa structure et sa capacité à utiliser un pool virtuel de ressources, le PMO est en mesure de gérer des tâches complexes dans des zones horaires différentes.
  • Comptes rendus de performance et tableaux de bord du projet– sur mesure afin de répondre aux exigences des clients – seront disponibles à intervalles réguliers, grâce à la rigueur dans l'équipe!
Témoignages

HE M.Tomislav Bosnjak
Ambassadeur de la République de Croatie

Padma Ganesh
Sous-Secrétaire du Gouvernement Indien

 

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