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Partnering Governments. Providing Solutions.

Solutions des opérations

Solutions opérationnelles bout-à-bout

Les solutions opérationnelles “bout-à-bout” de VFS Global permettent à nos clients d’améliorer la flexibilité, d’accroitre les capacités d'adaptation, d’éliminer les lacunes et d’économiser des coûts. Nos Solutions opérationnelles comprennent la diffusion de l'information, le contrôle et l'acceptation des documents, des services d'assistance téléphonique et par courrier électronique, la collecte et le versement des droits, la réconciliation de données et la gestion des rendez-vous pour la délivrance des passeports. (Cliquez ici pour en savoir plus...)

Notre expertise s'étend bien au-delà des méthodes classiques pour inclure des services et des solutions “d'enrôlement biométrique” bout-à-bout. Ces solutions et services comprennent l'infrastructure au service de la saisie et le transfert des données et l'intégration systèmes.

Voici une explication détaillée de notre portefeuille de services :

Diffusion de l'information

  • Diffusion de l'information via imprimés, médias, internet et centres d’appels
  • Distribution des formulaires de demande et des imprimés au Centre de Réception des Demandes de Visa désigné pour une mission spécifique
  • Un site Web dédié pour chaque mission diplomatique – toutes les informations pertinentes y sont disponibles y compris la possibilité de télécharger un formulaire de demande de visa en blanc
  • Fourniture de conseils personnalisés aux demandeurs
  • Réponse aux demandes de renseignements par téléphone, courrier et courrier électronique
  • Éduquer et informer les agents de voyages, les compagnies aériennes et conseillers d'éducation
  • Création, entretien et mise à jour des sites Web, incluant les informations sur le visa (possibilité de s'inscrire en ligne et de suivre les progrès des applications)

 

Nous concevons un site Web dédié à chaque mission. Tous les renseignements pertinents et les liens sont fournis selon des instructions et des directives par écrit, approuvées par la mission. Nous enregistrons le nom de domaine pour ces opérations.

Nous hébergeons un site Web distinct pour chaque client (mission diplomatique) sur leur territoire respectif. Ces sites Web mettent en avant les conditions locales spécifiques et fournissent les hyperliens des missions que nous servons. Le site comprend généralement les éléments suivants :

  • Informations concernant les documents requis
  • Coordonnées du contact
  • Hyperliens des sites gouvernementaux et des ambassades
  • Formulaires et check-lists téléchargeables
  • Module de suivi en ligne
  • Modes et outils de paiement
  • Autres informations connexes

Examen et Acceptation des Documents

 

  • Accepter les demandes au guichet après examen de leur exhaustivité et validité, sur la base des check-lists fournies par les missions diplomatiques
  • Les check-lists doivent être signées par le demandeur et le personnel avant acceptation
  • Accepter les passeports et les documents justificatifs après l’examen préalable obligatoire
  • Conseiller les candidats dont la demande n’est pas valide pour quelle raison que ce soit et requiert des documents supplémentaires
  • Notre politique est de ne jamais refuser la demande d'un candidat qui insiste pour présenter sa demande bien qu’il ait été averti qu’elle n'est pas valide ; dans une telle situation, VFS Global annotera la check-list en stipulant que le demandeur a choisi de soumettre sa demande après avoir été informé qu’elle est invalide puisque non conforme à la check-list
  • Adhérer à la check-listt
  • Accepter la demande de façon neutre
  • Ne refuser aucune demande

Assistance téléphonique et par courrier électronique

 

  • Actuellement en charge des services d'information sur les demandes pour le compte de clients dans 54 pays
  • Le service d’assistance gère un gros volume d’appels et de courriers électroniques dans de nombreuses langues
  • Centre d'appels : homogénéisation du niveau de services, de l’offre produits et des fenêtres d'exploitation dans toutes les régions
  • Services de courrier électronique : Réponses standardisées
  • Offres multi-langues sur mesure


Collecte et versement des droits

 

  • Afficher sur le site Web les informations concernant le paiement des droits et les adresses de paiement
  • Partenariat avec des partenaires bancaires fiables
  • Confirmation de paiement unique pour éviter la fraude
  • Capacité à disposer d’une base de données mise à jour en temps réel pour la collecte des droits
  • Nombreux moyens de collecter les droits, en ligne, moyens bancaires, virements électroniques, espèces, cartes de paiement, etc.
  • Capacité démontrée à collecter les droits dans 54 pays
  • Partenariat avec des banques locales dans chaque pays afin de transférer les droits en 24 heures
  • Les moyens de paiement les plus communément acceptés sont mis en œuvre dans chaque région

Enrôlement biométrique : Des solutions fixes ou mobiles en fonction de votre activité

 

VFS Global a une expérience considérable de la fourniture de solutions biométriques clé en main pour un grand nombre de clients dans le monde entier.

Nous offrons des solutions fixes et mobiles offrant une variété de paramètres opérationnels – tous étant en conformité avec les normes internationales en vigueur. Les données biométriques sont saisies par notre personnel qualifié, cryptées et envoyées en mode sécurité à nos clients pour qu’elles soient traitées dans le cadre du processus bout-à-bout.

Nous avons sélectionné nos partenaires fournissant les systèmes en première ligne sur la base de leurs capacités à garantir une maintenance exigeante, à assurer une efficacité opérationnelle maximale et à offrir un excellent rapport qualité / prix. Nous avons réalisé à ce jour 10 millions d’enrôlements biométriques.

 

Nos solutions d’enrôlement biométrique offrent :

 

  • Saisie des empruntes digitales, visage, double iris et signature
  • Possibilité de mobilité pour répondre aux exigences opérationnelles
  • Conformité à toutes les normes internationales pertinentes
  • Intégration des solutions et des systèmes biométrique en mode bout-à-bout
  • Accessibilité des centres d'enrôlement
  • Solutions intégrant les technologies, les personnes et les processus
  • Capacités de vérification et d'authentification d’identité
  •  

    Réconciliation des données

     

    • C'est une procédure opératoire de traiter les demandes par lot conformément aux lignes directrices données par nos clients gouvernementaux. Toutes les soumissions sont surveillées attentivement pour assurer la cohérence en matière de respect des délais contractuels..
    • Notre politique est que l’ensemble du personnel soit formé pour être multitâches. Cela nous permet de faire tourner régulièrement le personnel dans les diverses fonctions. Cette rotation garantit qu'aucun employé ne se sente propriétaire de n’importe quel poste que ce soit.
    • Toutes les transactions sont effectuées par un minimum de deux personnes avec une trace de saisie électronique et papier, entrée et sortie. Cela garantit qu'il n'y a aucune insertion ou suppression de documents frauduleuse, ni aucune donnée saisie dans une optique de fraude.
    • Chaque jour, les saisies électroniques et papier des demandes sont vérifiées contradictoirement afin d'assurer la réconciliation à 100 % des montants et des demandes.

    Création de la base de données

     

    VFS Global possède une vaste expérience de la saisie des données texte ou photo-image et de leur transfert vers les systèmes informatiques des missions diplomatiques. Les données sont téléchargées par l'intermédiaire d’un transfert de fichiers en ligne, la création de codes barres de données pour scannage ultérieure ou via des disquettes ou Cdroms.

    Soumission auprès de la Mission

     

    VFS Global synchronise la présentation des demandes à la section consulaire afin de faciliter le processus d'examen. Toutes les applications sont classées et indexés selon les critères prescrits tels que catégorie de visa, cas prioritaires, refus préalable, etc. Ils sont ensuite soumis en lots consolidées aux heures qui auront été affectées.

    Gestion des rendez-vous

     

    Ayant programmé avec succès depuis 2005 plus de 5 millions de rendez-vous pour le compte de 12 missions diplomatiques dans 14 pays, VFS Global offre les services suivants se rapportant à la gestion des rendez-vous :

    • Module d'administration consulaire
    • Visualisation de l’interface demandeur
    • Base de données unique pour le système de rendez-vous de chaque pays
    • Mécanisme pour programmer des créneaux de rendez-vous d'urgence
    • Adéquation du postulant au rendez-vous
    • Comptes rendus transmis aux postes consulaires à propos des rendez-vous et des autres données MIS
    • Capacité démontrée à empêcher les rendez-vous groupés
    • Exclusion des démarchages systématiques de visa

     

    Les postulants appelés pour une entrevue peuvent prendre un rendez-vous, en appelant notre centre d'appels ou en nous envoyant une demande par courrier électronique.

    VFS Global a un ‘Système de Programmation des Rendez-vous’ propriétaire qui peut être programmé pour offrir un créneau selon des paramètres de date, tranche horaire et type de visa. Notre système peut même attribuer un numéro de file d'attente au moment de la prise de rendez-vous. Il offre une flexibilité totale au service des visas. Le système contrôle les double rendez-vous en veillant à ce qu'aucun candidat ne puisse prendre plusieurs rendez-vous en utilisant les mêmes nom et numéro de passeport.

    Notre système permet au client de:

    • Décider préalablement des créneaux alloués pour l'entrevue
    • Puis, éventuellement ajuster ces allocations
    • Allouer les créneaux par catégorie de visa
    • Allouer les créneaux par Centre de Demande
    • Affecter les emplacements utilisés à une file d'attente donnée

    Livraison des passeports

     

    Ayant géré avec succès la livraison de plus de 31 millions de passeports avec “zéro perte” au sein de ses services de visa à l’étranger, VFS Global offre les services suivants an matière de livraison des passeports :

    • Partenariat avec des entreprises locales de coursiers de toute confiance
    • Techniques éprouvées de codes barres
    • Multiples points de livraison
    • Capacité à suivre le statut livraison des documents
    • Système de “Réseau en étoile” pour les prestations couvrant de grandes étendues, à l’intérieur d’un pays ou entre pays
    • Capacité de fournir des documents sans risque de perte avec des résultats conformes aux standards dans plus de 99.99% des cas.

     

    Toutes les demandes sont rentrées dans notre système de suivi électronique immédiatement après l’acceptation à un Centre de Demande, en attribuant un code barres à chaque passeport. Le trajet du passeport et des documents connexes est suivi par scannage des codes barres à chaque étape du processus (c.-à-d. du guichet au back office, du back office à la plaque tournante opérations, puis à la section des visas et ainsi de suite).

    Le cheminement physique des documents est régi par les normes suivantes:

    • Tous les documents sont transportés dans des conteneurs verrouillés – boîtes métalliques ou des sacs en tissu renforcé.
    • Un stockage pendant la nuit dans nos locaux s'effectue dans des coffres-forts ignifuges. Les bureaux où nous effectuons le stockage de nuit sont sécurisés avec alarmes, détecteurs d'intrusion et des caméras de télévision à circuit fermé.
    • Tous les transferts et prises en charge sont basés sur un scannage entrée/sortie des codes barres et répertoriés dans les registres entrées/sorties.

     

    Les demandes traitées sont recueillies par les services des visas à des heures spécifiques convenues. Ces applications traitées sont acceptées seulement dans les enveloppes retour fournis par VFS Global – cela garantit la confidentialité des données. Les enveloppes retour sont disponibles au Centre de Demande où la demande a été présentée. En option, un demandeur peut également se faire livrer l’enveloppe par messager moyennant des frais supplémentaires.

    Dans certains territoires, VFS Global offre un service de livraison le jour même pour les catégories prioritaires des demandeurs. Les demandeurs admissibles, qui présentent leur demande avant l'heure limite, verront leurs documents traités au service des visas en priorité. La section des visas traite ces demandes sur une base prioritaire et les remet à VFS Global l'après-midi même. VFS Global garantit que ces demandes sont prêtes à être récupérées le soir même.

    Témoignages

    Hugh Keachie
    Excellence du service à la clientèle, évaluateur standard au Centre d'évaluation (CFA) à Manchester (Royaume-Uni)

    Tony Atkins
    Le directeur de dégagement d’entrée UKVI, Bogota

     

    Dernières nouvelles

    Confed Cup: Entrée dans la Russie est rendu plus facile
    Sport Bild, mai 2017

    Le centre de visa Pays-Bas ouvre à Abu Dhabi
    Gulf News, Mai 2017

    CERTIFICATIONS