INFORMATIONSKOMPETENZ : UMFASSENDE MEHRSPRACHIGE DIENSLEISTUNGEN IM SPRACH- UND TEXTBEREICH

Informationsdienstleistungen in Form der Erstellung mehrsprachiger Webseiten, Betrieb von Call Centern, Email-, SMS und Onlinechat-Dienste sowie entsprechende Business-Intelligence-Lösungen. Jeder dieser Dienste kann kundenspezifisch an die verschiedenen Anforderungen der weltweit mit uns zusammenarbeitenden diplomatischen Vertretungen angepasst werden.

KOMPETENZ IM OPERATIVEN GESCHÄFT − END-TO-END-LÖSUNGEN

Unsere Geschäftstätigkeit umfasst das komplette Spektrum an visabezogenen Dienstleistungen . Wir richten Webseiten mit Kontaktinformationen ein, kümmern uns um die Annahme von Anträgen durch unsere jeweils zuständigen Visa Application Centres, um die Einziehung und Abwicklung von Gebühren im Auftrag unserer Kunden, die Registrierung evtl. notwendiger biometrischer Daten und leiten diese Informationen an die diplomatischen Vertretungen weiter. Des Weiteren kümmern wir uns um die Vermittlung in Streitfragen sowohl im Visa Application Centre als auch im Konsulat selbst, und arrangieren wenn nötig persönliche Vorstelltermine. Für Bewerber, die ihren Antrag im Visa Application Centre eingereicht haben, bieten wir eine Nachverfolgung der Dokumente an und stellen einen Kurier zur Verfügung, um die Lieferung von Botschaftsunterlagen an deren Wohnort oder Arbeitsplatz sicherzustellen. Wir bieten in diesem Geschäftsbereich also einen umfassenden Komplettservice an.

FINANZIELLE KOMPETENZ − GEBÜHRENEINZUG, ÜBERWEISUNG UND BUCHUNG

Unser Finanzteam entwickelt innovative Lösungen, die auf Grundlage lokaler Richtlinien, Vorschriften und allgemein anerkannter Geschäftspraktiken für jedes Land angeboten werden können. Im Allgemeinen zählt zu den bevorzugten Zahlungsmöglichkeiten in unseren VAC die Barzahlung, die Zahlung am Bankschalter / in ausgewählten Bankfilialen, elektronische / Online-Überweisung der Gebühren, Zahlung per Sichtwechsel / Bankscheck, die Belastung von Debit und / oder Kreditkarten, um nur einige zu nennen. Neben dem Gebühreneinzug bieten wir im Auftrag der Vertretung auch die Möglichkeit einer Überweisung eingesammelter Geldsendungen auf das entsprechende Kundenkonto mit klar nachvollziehbarer Buchungskontrolle über Belege gemäß den entsprechend gültigen Vorschriften zu Rechnungslegung / Buchführung.

SICHERHEITSKOMPETENZ − PHYSISCHE SICHERHEIT & INFORMATIONSSICHERHEIT

Unsere Sicherheitslösungen beinhalten im Wesentlichen die physische Sicherheit der Räumlichkeiten, unterstützt durch CCTV-Videoüberwachung mit täglicher Aufzeichnung. Das eingesetzte Sicherheitspersonal wird regelmäßig überprüft. Falls gewünscht, ist außerdem ist eine 24-Stunden-Überwachung an allen Wochentagen möglich.
Im Hinblick auf die IT-Sicherheit achten wir streng darauf, Lösungen zu implementieren, die den Datenschutzvorschriften der diplomatischen Vertretung und den lokalen Bestimmungen des jeweiligen Landes genauestens entsprechen. In unseren VAC ist der Gebrauch von entfernbaren und mobilen Massenspeichergeräten wie Disketten, USB-Sticks, Festplattenlaufwerke etc. verboten, um den Bewerbern eine umfassende Sicherheit und den Schutz sämtlicher Daten zu garantieren.

Sicherheitspraktiken
Sicherheit ist ein ganz entscheidender und kritischer Faktor im Hinblick auf unsere Effektivität und Performance. Wir legen viel Wert darauf, jeder Facette unseres Geschäfts höchste Aufmerksamkeit zukommen zu lassen - angefangen bei den Räumlichkeiten unserer Servicebüros bis hin zu den IT-Systemen, die wir dort verwenden. Alle Büros sind alarmgesichert, mit Einbruchsmeldetechnik, CCTV-Videoüberwachung und, falls notwendig, mit einer Rund-die-Uhr-Überwachung gesichert. Alle Dokumente werden in abschließbaren Metallbehältnissen oder gewebeverstärkten Taschen transportiert. Die Übergabe und Übernahme von Dokumenten wird anhand eines Barcodes aufgezeichnet und protokolliert. Werden Dokumente über Nacht aufbewahrt, werden sie ausschließlich in feuersicheren Safes untergebracht.
Die Erste Hilfe-, Brandschutz- und Evakuierungsübungen / -ausbildung erfolgt durch die VFS Global Sicherheitsabteilung. Der Zugang zum Backoffice ist nur autorisierten Mitarbeitern über die Verwendung von Magnetstreifenkarten oder Zugangscodes gestattet.

IT & Datensicherheit
In unserem Bestreben, alles für die IT-Sicherheit und den Datenschutz zu unternehmen, lassen wir nichts unversucht.

Einige unserer IT-Lösungen, die wir eigens dafür implementieren, beinhalten Folgendes:

• Sicherheitsbewertungsprogramme, Penetrations- und Belastungstests
• Absicherung und Baselining aller Server und Geräte
• Rund um die Uhr-Überwachung der Firewalls und Server
• Installation von Netzwerkverwaltungssystemen
• Überprüfung von Software-Sicherheitscodes durch einen Drittanbieter
• Tests zur Anwendungssicherheit und technische Audits

Erstellen von Benchmarks zur Revision der Informationssicherheit
VFS Global wurde mit dem Microsoft Security Strategist Award im Bereich Informationssicherheit ausgezeichnet. Unseren Kunden wird jederzeit ein Höchstmaß an Vertraulichkeit, Integrität und Informationsverfügbarkeit garantiert, und am wichtigsten: Ihre Datenbestände sind bei uns immer gut geschützt.

Lückenlose Sicherheit für sorgenfreie Kunde
Governance, Risikokontrolle und Compliance sind für VFS Global von höchster Wichtigkeit. Wir verfügen über eine engagierte Sicherheitsabteilung, die zwischen der physischen Unternehmenssicherheit und der Informationssicherheit differenziert. Das Unternehmen verwendet nur modernste Technik, um die IT-Sicherheit und den Datenschutz voll zu gewährleisten. Beides ist für VFS Global unerlässlich.

Katastrophenmanagement
Angesichts der sensiblen und kritischen Natur der IT-basierten Business-Lösungen setzt VFS Global ein Disaster Recovery (DR) Setup für die IT-Infrastruktur ein, um rund um die Uhr eine robuste und zuverlässige Plattform für die Verfügbarkeit aller Software-Anwendungen bereitstellen zu können. Unser DR-Konzept für die IT-Verfügbarkeit beinhaltet wichtige Investitionen in die IT-Infrastruktur, definierte Prozesse, Richtlinien und Standardbetriebsabläufe. Eines der wichtigsten Elemente dieses Konzepts ist unsere DR-Webseite, die im Falle einer Betriebsstörung infolge unerwarteter Umstände als Alternative zur Bereitstellung von IT-Anwendungen für unsere Geschäftstätigkeiten und Einsatzteams dient.

Wichtigste Vorteile

• Überprüfte und getestete Lösungen
• Hohe Verfügbarkeit für Anwendung und Datenbank
• Verbessertes Datenmanagement
• Ermöglicht Skalierbarkeit für die zukünftige Expansion der Geschäftstätigkeit
• Ermöglicht die Kontinuität der Geschäftstätigkeit

TECHNOLOGIEKOMPETENZ − IT SOFTWARE, SYSTEMINTEGRATION, DATENBANKMANAGEMENT, ONLINE-LÖSUNGEN, BIOMETRISCHE LÖSUNGEN

Unsere Geschäftstätigkeit bei VFS Global geht über die normale Visaabwicklung hinaus: Inzwischen bieten wir hochentwickelte Technologien an, um die notwendigen biometrischen Daten innerhalb unserer Visa Application Centres in einer sicheren Umgebung zu erfassen. Hierbei beachten wir alle Aspekte der biometrischen Datenerfassung von den Hardware-Anforderungen bis hin zur Software-Integration und Registrierung. Des Weiteren bieten wir digitalisierte Datenbankmanagement-Lösungen an, als auch Offshore Data Mining, robuste IT-Lösungen und Software- und Systemintegration zur vollständigen Abdeckung sämtlicher Anforderungen im IT-Bereich unseres Geschäftsmodells.

LOGISTIKKOMPETENZ − SICHERER PHYSISCHER DOKUMENTENTRANSFER

Wir arbeiten ausschließlich mit den besten Kurierdiensten zusammen, um unsere Geschäftstätigkeit auch logistisch zu unterstützen, da wir mit Originalzertifikaten und Reisedokumenten arbeiten. Der Dokumententransfer erfolgt gesichert, um Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Es werden regelmäßige Serviceüberprüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass sich die Kurieranbieter an unsere strengen Vorgaben halten.

BEURKUNDUNG & BEGLAUBIGUNG

Wir bieten unseren geschätzten Kunden die volle Bandbreite an Beurkundungen und Beglaubigungen der jeweiligen diplomatischen Vertretung. Als eine Standardlösung bieten wir die Überprüfung des Strafregisters, den Nachweis des Wohnsitzes / angegebener Adressen, die Überprüfung ehemaliger Arbeitsstellen, der Bildungslaufbahn und beruflichen Referenzen an, außerdem die Überprüfung der Identität, des finanziellen Hintergrunds und der Due Dilligence.

DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM

Unsere DMS-Lösung deckt die Digitalisierung von Daten und die elektronische Speicherung für die spätere Bezugnahme und Abfrage ab. Daneben sind für unsere Kunden ebenfalls Dienste wie das Offshore Data Mining verfügbar.

PROGRAMM- & PROJEKTMANAGEMENT

Um diesen Bereich kümmern sich zwei engagierte Teams, ein Projektteam und eine Projektmanagementabteilung. Das Projektteam kümmert sich um alle Tätigkeiten vor Ort, während die Projektmanagementabteilung (PMC) sämtliche administrativen Aufgaben überblickt und von unserer Zentrale aus alle Tätigkeiten überwacht, um so alle Prozesse zentral steuern und managen zu können.

DIENSTE MIT ZUSATZNUTZEN

Wir bieten eine Reihe von Diensten an, die den Antragsstellern in unseren Visa Application Centres einen Zusatznutzen bringen. Dazu gehören vor allem weltweit verfügbare SIM-Karten für das Reiseland, verschiedene Reiseversicherungen, Währungsumtausch (unterliegt der Zustimmung durch die diplomatische Vertretung), Zusammenarbeit mit Fluggesellschaften und Reisebüros für spezielle Angebote & Preise für Antragssteller und besondere Shoppingangebote, um nur einige zu nennen.

QUALITÄT

Die Service- und Prozessqualität (SQPE) bei VFS trägt im Sinne unserer Kunden zu beständigen Höchstleistungen und zu kontinuierlichen Verbesserungen in unseren Geschäftsabläufen bei. VFS arbeitet nachweislich beständig an der Verbesserung der Geschäftsabläufe und des Managements. Dies gewährleisten wir mit Hilfe unserer einzigartigen Prozessqualitätspraktiken.
VFS hat im Unternehmen international angesehene Qualitätsmaßstäbe eingeführt, sprich die Methoden von Six Sigma und Lean, die zur Entwicklung eines einzigartig strukturierten Programms namens "Sigma Faster" geführt hat. Dieses Programm dient der Rationalisierung von Prozessen, der Minimierung von unnützem Aufwand und dem Erreichen herausragender Leistungen.

Beste Qualitätsabläufe für die beste Leistung
Wir gewährleisten die Einführung international anerkannter Praktiken, um so hochwertige Ergebnisse innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens zu garantieren. Dazu gehören:

SIGMA FASTER
Zur Rationalisierung von Prozessen, zur Minimierung von unnützem Aufwand und zum Erreichen herausragender Leistungen.

POOMSE
Ein Mitarbeiterprogramm mit dem Ziel, jeden Einzelnen im Unternehmen dazu anzuhalten und dabei zu unterstützen, Abläufe stetig zu verbessern.

ANPASSUNG AN KUNDENWÜNSCHE

Wir von VFS Global glauben daran, dass wir spannende und beispielhafte Lösungen jenseits der normalen Erwartungen liefern können. Zu unseren beliebtesten und langjährig angebotenen Diensten, die für unsere Kunden den Unterschied ausmachen, gehören: SMS-Service
Unsere Kunden können sich über unseren einzigartigen SMS-Service laufend über den Status ihres Visaverfahrens informieren. Sie erhalten Hinweise, wenn es Probleme bei der Visabeantragung gibt und werden regelmäßig über Neuigkeiten informiert. So wissen und verstehen unsere Kunden stets, in welcher Phase sich ihr Visaverfahren gerade befindet.

Online-Module
Wir bieten kundenspezifische und internetbasierte Lösungen an wie Online-Terminabsprachen, kundenspezifische Antragsformulare und verschiedene Möglichkeiten der Online-Bezahlung.