Personalisierung

Unserem einzigartigen SMS-Angebot ermöglicht es uns, Antragsteller über den Status ihres Visaantrages zu informieren. Mit dem versenden der Nachrichten an kritischen Punkten des Visa Prozesses entheben wir die Antragsteller von Sorgen und Unruhe.

Unsere Track-und-Trace-Lösung bietet Komfort und Transparenz im Visa-Prozess bei der Bewegung des Reisepasses in jeder Phase des Prozesses und erlaubt die Nichtverfolgung über die Website.

Unser Hub-und-Spoke bietet Zugriff auf die VACs durch ein weites Netz von Sammelstellen und rationalisiert die Bearbeitung als Drehkreuz für eine bessere Kontrolle und Qualität. So erhalten beispielsweise die britischen VACs in Südafrika Anträge aus sieben VACs und die werden im Hub in Pretoria verarbeitet.

Unsere breite Palette an Mehrwertdiensten beinhaltet die VIP-Lounge, Dienstleistungen beim Ausfüllen von Formularen, Reisepass-zur-Haustür Lieferung und Hilfestellung bei der Öffnung internationaler ausländische Bankkonten in der Heimat.

Unsere Online-Module bieten unseren Kunden verschiedene individuelle, webbasierte Lösungen, wie z.B. Online-Terminvereinbarungen, individuelle Bewerbungsformulare und verschiedene Formen von Web-Zahlungen.

VFS Global hat außergewöhnliche Fähigkeiten entwickelt, um eine komplette Palette von Hintergrund Verifikation und Kontrolle an Personen und Institutionen durchzuführen, die durch die zuständigen Behörden zertifiziert sind.

Archivierung von Ausdrucke wichtiger Unterlagen ist eine Herausforderung. Es erfordert eine große Menge an Speicherplatz mit langfristiger Verfügbarkeit und ein effektives Abfragesystem. Die Erstellung mehrerer Kopien von Papierdokumenten und Lagerung in feuerfesten Tresoren können Probleme im Zusammenhang mit Datenverlust lösen. Dies ist jedoch noch nicht die effektivste Lösung

Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat ein VFS Global Data Management System (DMS) entwickelt. Das DMS unterstützt Organisationen bei der Archivierung großer Mengen von Dokumenten, so dass die Daten sicher in einem digitalen Format—auf das leicht zugegriffen werden kann, wann immer erforderlich, gespeichert.

• Digitalisierung: Scannen, Imaging, Indexen, Katalogisierung, Kennzeichnung

  Die Eigenschaften des DMS können entsprechend den Bedürfnissen der diplomatischen Missionen angepasst werden. Einige der diplomatischen Missionen benötigen nur die Digitalisierung. Wir können die DMS-Funktionen als unabhängige Module bereitstellen, so dass die diplomatischen Vertretungen nur die benötigte Lösung erhalten.

• Einfachheit der Nutzung

  Die robuste System-Architektur des DMS mit qualifizierten Arbeitskräften kombiniert ermöglicht es uns, den kompletten Zyklus des DMS innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens an die gewünschten Service-Levels anzupassen.

• Qualitätssicherung

  Das DMS wird durch einen strengen Qualitätskontroll-Prozess unterstützt, da die Qualitätsstandards des Bild-Scan, der Datenerfassung und ein vollständiger End-zu-End-Prozess zu gewährleisten sind. Dies garantiert einen Fehlerfreien DMS Umlauf.

• Individuelle Anpassung der Arbeitsautomatisation und Domain Expertise

  Die Abläufe in den DMS-Modulen können entsprechend den Anforderungen der diplomatischen Missionen angepasst werden. Um dies zu erreichen, bieten wir das DMS in zwei Modi betrieben: Zentralisiert und Dezentralisiert:

  • Zentralisiert

    Die Zentrale Modus verbindet alle Scan-Standorte zu einer zentralen Drehscheibe für die Dateneingabe. Basierend auf den einzelnen Authentifizierungs-Credentials können die Beamten der diplomatische Mission die digitalisierten und indexierten Bilder Archivieren und mit der eingebauten Retrieval-Tool Abrufen.

  • Dezentralisiert

    Der dezentrale Modus hilft den diplomatischen Vertretungen bei der Digitalisierung von Dokumenten und das Speichern der digitalisierten Dokumente auf ihren eigenen Systemen.

• Sichere und vertrauliche Abfall Vernichtung

  Die digitalisierten Daten werden sicher nach den vorgeschriebenen Fristen und Normen zerstört.

• Datensicherheit entsprechend den Datenschutz-Gesetzen

  Als Richtlinie, suchen wir Rechtsgutachten zur Datenübertragung und Gesetze des Mutterlandes sowie in den geltenden Gesetzen des Landes, in dem die Mission befindet. Danach werden die geltenden datenschutzrechtlichen Normen und Vorschriften implementiert und Steuerungsmaßnahmen vereinbart.

Die Lösung mit dem bereitgestellten DMS reduziert die Storage-Kosten und ermöglicht so eine kontrollierte und verbesserte Verteilung der Dokumente. Das System bietet nicht nur die Repository für die Ablage von Dokumenten, sondern auch ermöglicht eine einfache Zugänglichkeit von Informationen durch die leistungsstarken, eigenen Suchfunktionen.