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VFS Global, Partnering Governments. Providing Solutions.
Partnering Governments. Providing Solutions.

कार्यक्रम और परियोजना प्रबंधन

व्‍यावसायिक रूप से प्रबंधित कार्यक्रम और परियोजना प्रबंधन कार्यालय (PPMO) प्रमुख व्‍यवसाय समर्थकारी यूनिटों में से एक है। PPMO के पास वैश्‍विक रूप से मान्‍यताप्राप्‍त परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं और कार्यपद्धतियों को लागू करते हुए परियोजना निष्‍पादन और नियंत्रण संबंधी कौशल होते हैं, जिनमें कि प्रारंभण, आयोजना, निष्‍पादन, मानीटरिंग और नियंत्रण तथा बंद करना शामिल होता है। PPMO इन कौशलों का उपयोग VFS Global के व्‍यवसाय क्षेत्र में परियोजनाओं और सौंपे गए कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने में करता है। PPMO की टीम के उच्‍च कौशलयुक्‍त, व्‍यावसायिक रूप से योग्‍य और अनुभवी कार्मिक परियोजना निष्‍पादन के क्षेत्र से जुड़े क्रियाकलापों की व्‍यापक शृंखला के लिए उत्‍तरदायी है जिसमें कि निम्‍नलिखित शामिल हैं :

  • ग्राहकों की आवश्‍यकताओं का पता लगाना
  • व्‍यावसायिक प्रक्रिया विश्‍लेषण के माध्‍यम से समाधान की पहचान करने और उसका वर्णन करने में भाग लेना
  • स्‍थानीय कानूनों और सांस्‍कृतिक संवेदनशीलताओं का अनुपालन सुनिश्‍चित करते हुए VAC स्‍थापित करने के लिए ऐसे सही स्‍थान की पहचान करना जो कि आवेदकों, कंसुलर पोस्‍ट और VFS Global के स्‍टाफ के उपयुक्‍त हो।
  • अनुप्रयोग की गहन जांच करना और साइट पर समाधान लागू करना
  • चल रहे व्‍यावसायिक प्रचालनों की सहायता के लिए उपयुक्‍त वेंडरों और समाधान भागीदारों की पहचान करना
  • नियमित BAU प्रचालनों के कट-ओवर तक सीमित अवधि के लिए किसी नये समाधान का पहली बार इस्‍तेमाल कर रहे प्रचालन प्रयोक्‍ताओं का प्रशिक्षण और प्रचालनों को हाथ में रखना
  • गुणवत्‍ता मानदंडों का समग्र रखरखाव

परियोजना प्रबंधन कार्यालय (PMO) के लागू करने का पैमाना 


हमारे अनुभवी कार्मिकों ने विभिन्‍न प्रकार की परियोजनाओं की साज-संभाल की  है जिसमें किसी व्‍यवसाय के लिए एकल कार्यालय स्‍थापित करने से लेकर विभिन्‍न भौगोलिक क्षेत्रों में किसी नई ग्राहक सरकार के लिए व्‍यवसाय शुरू करना तक शामिल है जिसमें कि कभी-कभी कार्यक्रम के हिस्‍से के रूप में 40 स्‍थान तक शामिल होते हैं। इसके अतिरिक्‍त, यह टीम लैटिन अमेरिका में स्‍थित बोलीविया से लेकर दक्षिण पूर्व एशिया में स्‍थित फिलीपीन्‍स तक विभिन्‍न भौगोलिक क्षेत्रों में नए व्‍यवसाय और कार्यालय शुरू करने का अच्‍छा अनुभव रखती है।

अपने प्रयास को एक परिप्रेक्ष्‍य प्रदान करने के लिए परियोजना टीम ने पिछले पांच वर्षों में लगभग 110 व्‍यक्‍ति-वर्षों (अथवा 1320 व्‍यक्‍ति-माहों) का कार्य किया है जो कि जटिल व्‍यावसायिक वातावरणों तथा भौगोलिक क्षेत्रों में स्‍थित 40 देशों में 300 से अधिक कार्यालयों, 20 प्रमुख समाधानों और सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के अनुभव के बराबर है।

जहां एक ओर इनमें से कुछ परियोजनाओं में से अनेक को चार सप्‍ताह के कम समय में सफलतापूर्वक पूरा कर लिया गया वहीं कुछ बड़े कार्यक्रमों और कार्यों को समाधान और आपूर्ति के जटिल स्‍वरूप के कारण 18 माह से अधिक की अवधि में सफलतापूर्वक पूरा किया गया है।

संरचना -  PMO की प्रबंधन सेल


परियोजना निष्‍पादनों से अपने कौशलों और विशेषज्ञता की पुष्‍टि के लिए PMP और प्रिंस 2 जैसे प्रमाणनों सहित PMO कार्मिक न केवल सफल रूप से लागू करने के लिए अपने सिद्धांत को व्‍यवहार में परिवर्तित करने में कुशल हैं बल्‍कि वे निरंतर आधार पर संगठन के जानकारी आधार का भी उपयोग करना चाहते हैं। PMO को प्रवीणतापूर्वक इस प्रकार संरचित किया गया है कि VFS Global के पास उपलब्‍ध जानकारी और विशेषज्ञता का अधिकतम उपयोग किया जा सके। PMO का प्रमुख प्रबंधन वर्ग भारत में केंद्रीभूत है और कार्यक्रम, लागत, कार्यक्षेत्र, गुणवत्‍ता और संसाधनों से संबंधित मानक मेट्रिक्‍स सहित सभी परियोजना क्रियाकलापों की निगरानी और नियंत्रण के लिए उत्‍तरदायी है। 

परियोजनाओं का निष्‍पादन जल्दी लागू करना सुनिश्‍चित करते हुए विकेंद्रीकृत तरीके से संसाधनों के एक वर्चुअल पूल में से किया जाता है फिर भी समान गुणवत्‍तापरक परिणाम प्राप्‍त होते हैं क्‍योंकि संबंधित दिशानिर्देशों और कार्यपद्धतियों को केंद्रीय रूप से प्रबंधित किया जाता है। जब परियोजना के लागू करने को एक क्षेत्र से सफलतापूर्वक दूसरे क्षेत्र में अंतरित किया जाता है तो उससे प्राप्‍त अनुभव उन्‍हीं संसाधनों का प्रयोग करते हुए हमें अनेक भौगोलिक क्षेत्रों में कार्यों को पूरा करवाने में सहायता करते हैं। इससे यह सुनिश्‍चित होता है कि लर्निंग कर्व छोटा हो गया है। PMO माइक्रोसॉफ्ट आफिस प्रोजेक्‍ट 2007 अथवा इससे सॉफ्टवेयर के उत्‍तरवर्ती संस्‍करण, पूरे उपक्रम में व्‍याप्‍त EPM (इंटरप्राइज प्रोजेक्‍ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर) टूल, विजियो और माइक्रोसॉफ्ट आफिस के अन्‍य उत्‍पादों जैसे अतिरिक्‍त साधनों का प्रयोग करता है।

PMO टीम द्वारा प्रबंधित सभी नई परियोजनाएं अत्‍यंत सावधानीपूर्वक योजनाबद्ध की जाती है और उनको पांच प्रमुख फेजों में विभाजित किया जाता है :

  • परियोजना का प्रारंभण– प्ररूपी तौर पर परियोजना प्रारंभण दस्‍तावेज (PID) के नाम से जाना जाने वाला एक दस्‍तावेज तैयार किया जाता है। इसे आगे और चरणों में विभाजित किया जाता है जो कि आवश्‍यकता विनिर्देशनों और व्‍यवसाय/प्रचालन प्रक्रिया विश्‍लेषण का ब्‍यौरा देते हैं।
  • परियोजना आयोजना – यह एक माइक्रोसॉफ्ट परियोजना योजना  (MPP) देता है जिसे कि बाह्य ग्राहकों के साथ भी साझा किया जा सकता है तथा एक EPM डैशबोर्ड होता है जो कि VFS Global के आंतरिक उपयोग के लिए EPM अवसंरचना पर चलाया जाता है।
  • निष्‍पादन–  लागू किया जाना परियोजना योजना द्वारा मार्गदर्शित होता है जो कि किसी भी परिवर्तन को शामिल करने के लिए पर्याप्‍त रूप से लचीला होता है। प्रगति का पता दैनिक और साप्‍ताहिक स्‍थिति के आधार पर लगाया जाता है। विशिष्‍ट कार्यों को करने के लिए परियोजना कार्मिकों द्वारा अनेक टीमों को लगाया जा सकता है।
  • परियोजना निगरानी और नियंत्रण- इसकी निगरानी परियोजना के प्रमुख प्रबंध द्वारा की जाती है जो कि आंतरिक हिस्‍साधारकों के निकट संपर्क में रहते हुए पहले उल्‍लेख किए गए टूल्‍स का उपयोग करता है। वह कभी-कभी स्‍थिति को प्रकाशित भी करता है और ग्राहकों के साथ बातचीत भी करता है।
  • परियोजना बंद करना – आमतौर पर Business As Usual (BAU) को हैंडओवर परियोजना को सफलतापूर्वक प्रारंभ करने के लिए 15 दिन बाद किया जाता है। इस फेज के दौरान PMO सभी प्रचालनों का उत्‍तरदायित्‍व लेता है और अक्‍सर सेवा आपूर्ति चलाने के लिए नये प्रचालन कार्मिकों को प्रशिक्षित करता है। निकास के साथ वॉयस ऑफ ट्रांजिशन (VOT) और वॉयस ऑफ मिशन (VOM) फार्मों के फार्मेट में औपचारिक फीडबैक प्राप्‍त किया जाता है जिसका प्रयोग PMO की सेवाओं में सुधार करने के लिए किया जाता है। इसके अतिरिक्‍त हैंडओवर में सपोर्ट कांटैक्‍ट चैनलों, सपोर्ट इस्‍कैलेशन चार्टों, प्रचालन प्रक्रियाओं पर कुछ सुझाव, प्रशिक्षण मैनुअल इत्‍यादि संबंधी प्रचालन के लिए विस्‍तृत डाक्‍यूमेंटेशन शामिल होता है।     

PMO टीम दो ''सेलों'' के साथ कार्य करती है जो कि लागू करने के दौरान अपेक्षित विशेषज्ञता के अनुसार संरचित की जाती हैं।

कार्यक्रम और परियोजना प्रबंधन सेल


''ग्‍लोबल प्रोजेक्‍ट मैनेजमेंट सेल'' परियोजना आंकड़ों को संगठित करते हुए, सभी हिस्‍साधारकों (आंतरिक और बाह्य) को सांख्‍यिकीय जानकारी उपलब्‍ध कराते हुए, बजट और कार्यक्रम को नियंत्रित करते हुए, और VFS Global की नीतियों और प्रक्रियाओं का अनुपालन सुनिश्‍चित करते हुए परियोजना प्रबंधकों की सहायता करती है। टीम की यह उप-इकाई परियोजना प्रारंभण, आयोजना और निगरानी का प्रबंधन करती है तथा सभी नई परियोजनाओं के फेजों को नियंत्रित करती है तथा MPP और EPM टूल्‍स की सबसे बड़ी प्रयोक्‍ता है। इस उप-इकाई का एक ओर हिस्‍सा पहली बार विषय वस्‍तु प्रबंधन सहित वेबसाइट तैयार करने के समन्‍वय संबंधी उत्‍तरदायित्‍व है। विषय-वस्‍तु और साइट मैप इस टीम के द्वारा तैयार किए जाते हैं जिसके संबंध में इसके बाद वेबसाइट विकास के लिए VFS Global की कारपोरेट कम्‍यूनिकेशन टीम के पास भेजने से पहले ग्राहक और आंतरिक हिस्‍साधारकों से अनुमोदन प्राप्‍त किया जाता है। इस पूरे क्रियाकलाप का परियोजना प्रबंधन इस इकाई द्वारा किया जाता है। 

इस इकाई के तीसरे भाग में एक व्‍यवसाय प्रक्रिया विश्‍लेषक शामिल होता है जो कि प्रक्रिया डिजाइन और आवश्‍यकता वर्णन में विशेषज्ञता प्राप्‍त होता है। ये विशेषज्ञ न केवल अनुप्रयोगों और व्‍यावसायिक प्रक्रियाओं की गहन कार्यकारी जानकारी उपलब्‍ध करवाते हैं बल्‍कि ये आवश्‍यकताओं को IT टीम द्वारा अनुप्रयोगों को विकसित करने में उपयोग किए जा सकने वाले कार्यकारी विनिर्देशनों में परिवर्तित कर सकते हैं। यह टीम क्रॉस फंक्‍शनल प्रोसेस फ्लो डिजाइन जैसी फ्लो-चार्ट तकनीकों और MS विजियो जैसे टूल्‍स का प्रयोग करते हुए किसी दी गई प्रक्रिया में विभिन्‍न प्रवाहों और परिदृश्‍यों को भी चित्रित करती है। इस तथ्‍य कि यह टीम परियोजना की बिल्‍कुल प्रारंभिक अवस्‍था से समाधान-विकास कार्य में शामिल है तथा इसकी कार्यकारी जानकारी पर विचार करते हुए यह टीम UAT को सौंपने से पहले विकसित समाधानों पर जांच कार्य करने की भी उत्‍तरदायी है। यह जांच कार्यकारी आयामों पर की जाती है और कभी-कभी इसमें एकीकरण जांच के अतिरिक्‍त GUI (ग्राफिकल यूजर इंटरफेस) जांच शामिल होती है। तथापि, सूचना सुरक्षा जांच और निष्‍पादन तथा लोड जांच इस टीम के लिए अनुपयोगी हैं।

परियोजना निष्‍पादन सेल


 इस सेल में अनुभवी परियोजना प्रबंधक शामिल हैं जिन्‍हें कार्यालय की स्‍थापना, कार्मिकों की भर्ती और प्रशिक्षण तथा खरीद सहित विभिन्‍न समाधानों को  लागू करने के लिए ऑनसाइट यात्रा करनी पड़ सकती है। कभी-कभी परियोजना निष्‍पादन सेल संबंधित क्षेत्र में अपने कार्मिकों को ऑनसाइट भेजने के स्‍थान पर वहीं के अनुभवी प्रचालन कार्मिकों को नियोजित कर देती है। जहां एक ओर ये प्रचालन कार्मिक परियोजना का निष्‍पादन करते हैं और सभी भौतिक कार्यों के लिए उत्‍तरदायी होते हैं; वहीं मार्गदर्शन, निगरानी और नियंत्रण का कार्य परियोजना निष्‍पादन सेल द्वारा किया जाता है। इसलिए, संसाधनों का एक वर्चुअल पूल उपलब्‍ध करवाया जाता है जो कि विभिन्‍न टाइम जोनों के कार्मिकों तथा IT, इन्‍फो सेवाओं, वित्‍त, मानव संसाधन, इत्‍यादि जैसी समर्थकारी इकाइयों के अन्‍य सहकर्मियों की उपस्‍थिति को भी नियंत्रित करता है।

यह सेल परियोजना को पूर्ण रूप से नियंत्रित करता है तथा स्‍तर की नियमित जानकारियों के माध्‍यम से आंतरिक और बाह्य हिस्‍साधारकों दोनों को अद्यतन बनाने के लिए उत्‍तरदायी है तथा परियोजना का 360 डिग्री का विवरण प्रस्‍तुत करने के लिए यह अन्‍य PMO सेलों के साथ समन्‍वय भी करती है। इसके अतिरिक्‍त, यह टीम अपने परियोजना पोर्टफोलियो के प्रबंधन के लिए गहन रूप से MPP और EPM का प्रयोग करती है।

VFS Global के ग्राहकों के लिए परियोजना प्रबंधन सेवाओं के लाभ 


  • PMO ग्राहकों के लिए चलाई गई परियोजनाओं (सेवाएं और समाधान) के माध्‍यम से कंपनी की व्‍यवसाय संबंधी क्षमताओं को नियमित आधार पर बढ़ाता है। इसलिए, यह कंपनी के लिए जानकारी आधार और IP तैयार करता है जिसे इसके पश्‍चात अपने ग्राहकों को निरंतर आधार पर श्रेष्‍ठ समाधान देने के लिए प्रयोग में लाया जाता है। लागू करने के दौरान ग्राहकों को इस श्रेष्‍ठ गुणवत्‍ता का अनुभव होता है जिसका पता ग्राहकों द्वारा उपलब्‍ध करवाई गई अनेक उत्‍कृष्‍ट टिप्‍पणियों और फीडबैक से चलता है।   
  • PMO बेहतर समाधान की निरंतर चुनौती का सामना कर रही अपनी विशेषज्ञता के माध्‍यम से भिन्‍न-भिन्‍न व्‍यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्‍लेषण कर सकता है तथा अवसरों का अधिकतम लाभ उठाने और दक्षता प्राप्‍त करने संबंधी प्रयासों की अपनी जानकारी के आधार पर ग्राहकों को सेवा उपलब्‍ध करवाता है।  
  • अनेक नए क्षेत्रों में PMO नए वेंडरों और अन्‍य पक्ष विशेषताओं का पता लगाने और जांच की जिम्‍मेदारी स्‍वयं ले लेता है और अक्‍सर प्रचालन टीमों को इस कार्य से मुक्‍त करवा देता है ताकि वे सेवा आपूर्ति पर ध्‍यान दे सकें।  
  • अपनी संरचना तथा संसाधनों के वर्चुअल पूल को उपयोग में ला सकने की अपनी क्षमता के कारण PMO ऊर्ध्‍वाधर और क्षैतिज दोनों प्रकार से विभिन्‍न समय क्षेत्रों में जटिल कार्यों का प्रबंधन करने में सक्षम है। 
  • सुदृढ़ टीम के कारण परियोजना निष्‍पादन रिपोर्टिंग तथा ग्राहकों की आवश्‍यकताओं को पूरा करने के लिए अनुकूलित डैशबोर्डों की नियमित अंतरालों पर उपलब्‍ध करवाया जाता है। 
प्रशंसा-पत्र
  • महामहिम श्री टोमीस्लाव बोसनजाक
    क्रोएशिया गणराज्य के राजदूत
  • पद्‍म गणेश
    भारत सरकार में अवर सचिव
हाल के समाचार
  • अबु धाबी में बेल्जियम के वीज़ा के लिए आवेदन करें
    The Gulf Today, जनवरी 2017
  • चेक गणराज्य के दूतावास ने अहमदाबाद में वीज़ा सेंटर खोला
    Indian Express, जनवरी 2017
प्रमाण-पत्र