Gestione programma e progetto

Risorse esperte hanno gestito numerosi progetti che vanno dalla preparazione di un singolo ufficio per un’attività, al lancio di un’attività per un nuovo governo cliente in varie geografie, con a volte più di 40 siti come parte del programma. Inoltre, il gruppo ha una grande esperienza nell’avviare nuove attività ed uffici in un’ampia area geografica – dalla Bolivia in America Latina alle Filippine nel Sud-est Asiatico.

Per mettere lo sforzo in prospettiva, il gruppo Progetti ha accumulato circa 110 persona-anni (o 1320 persona-mesi) equivalente all’esperienza di avviare più di 300 uffici in circa 40 paesi, con più di 20 soluzioni più significative ed applicazionisoftware, molte in ambiti di attività e geografie complessi, negli ultimi cinque anni.

Mentre alcuni di questi progetti sono stati consegnati con successo nel breve tempo di quattro settimane, alcuni dei programmi ed impegni più grandi sono stati consegnati con successo in un periodo di 18 mesi a causa della complessa natura della soluzione e della fornitura.

Concertificazioni come PMP e Prince 2 a sostegno delle loro competenze ed esperienza ottenuta dall’esecuzione dei progetti, il personale PMO non si incarica solo di mettere in pratica la teoria per attuazioni di successo, ma cerca anche continuamente di costruire sulla knowledge base dell’azienda. PMO è professionalmente strutturato cosicché l’utilizzo ottimale della conoscenza e dell’esperienza sia disponibile e a disposizione di VFS Global. Lo strato principale di gestione del PMO è centralizzato in India e si occupa del monitoraggio e controllo delle attività di progetto comprese le metriche standard riguardo a pianificazione, costo, finalità, qualità e risorse.

L’esecuzione di progetti è effettuata da un pool virtuale di risorse in modo decentralizzato, garantendo rapide attuazioni, fornendo tuttavia una qualità uniforme poiché le linee guida e metodologie sono gestite in modo centrale. La saggezza ed esperienza ottenuta mentre l’attuazione del progetto in una regione è trasferita con successo direttamente ad altre regioni, spesso con le stesse risorse che eseguono gli incarichi in più aree geografiche. Questo garantisce che la curva di apprendimento sia accorciata. Il PMO impiega strumenti aggiuntivi come Microsoft Office Project 2007 o versioni successive del software, uno Strumento d’impresa EPM (Enterprise Project Management software), Visio ed altri prodotti Microsoft Office.

Tutti i nuovi progetti gestiti dal gruppo PMO sono meticolosamente pianificati e suddivisi in cinque fasi principali:

• Avvio di un progetto – tipicamente viene creato un documento conosciuto come Documento Inizio Progetto (DIP). Questo è ulteriormente suddiviso in fasi che dettagliano le specifiche richieste e l’analisi di processo aziendale/operativo.
• Pianificazione progetto – I risultati tipici sono un Microsoft Project Plan (MPP), che può anche essere condiviso con clienti esteri, ed un EPM Dashboard, che si esegue su infrastruttura EPM per uso interna VFS Global
• Esecuzione – – l’attuazione è guidata dal Piano di Progetto che è abbastanza flessibile da adattarsi a qualunque cambiamento. L’avanzamento è tracciato sull’EPM su base di stato giornaliera e settimanale. Vari gruppi possono essere coinvolti dal personale del Progetto per fornire attività specifiche.
• Monitoraggio e controllo Progetto - Ha la supervisione del Lead Project Manager che usa gli strumenti citati prima ed è anche a stretto contatto con gli azionisti interni. Il lead può a volte anche pubblicare lo stato ed interagire con i clienti.
• Chiusura Progetto – La consegna a Business As Usual (BAU) si compie tipicamente dopo 15 giorni dal lancio con successo del Progetto. Durante questa fase del Progetto, il PMO assume la responsabilità di tutte le Attività e spesso forma nuovo personale Operativo nell’eseguire la consegna del Servizio. Con l’uscita, viene raccolto un riscontro formale nel formato dei moduli Voice of Transition (VOT) e Voice of Mission (VOM) che sono raccolti ed utilizzati per migliorare i servizi PMO. Inoltre, la consegna comprende una documentazione dettagliata fornita alle Attività sui canali Support Contact, grafici Support Escalation, alcuni suggerimenti su procedure operative, manuali di formazione, ecc.
  
  

Il gruppo PMO lavora con due “celle” che sono strutturate in base all’esperienza richiesta durante l’attuazione.

La ‘Cella Globale di Gestione Progetto’ assiste i responsabili di progetto (gruppo esecutivo) ed i gruppi organizzando i dati del progetto, fornendo informazioni statistiche a tutti gli azionisti (interni ed esterni), controllando i budget e le scadenze, e garantendo la conformità alle politiche e procedure VFS Global. Questa sub-unità del gruppo gestisce l’avvio del progetto, la pianificazione ed il monitoraggio; controlla le fasi di tutti i nuovi progetti ed è il maggiore utilizzatore degli strumenti MPP e EPM.Un’altra parte di questa sub-unità si occupa di coordinare lo sviluppo del sito web compresa la prima gestione dei contenuti. I contenuti e la mappa del sito sono preparati dal gruppo, che ottiene poi l’approvazione dei clienti e degli azionisti interni, prima di inviarla al gruppo di Comunicazione Aziendale di VFS Global per lo sviluppo del sito web. Il progetto dell’intera attività è gestito da questa unità.

Una terza parte di questa unità comprende analisti di processi aziendali specializzati nella progettazione di processo ed elaborazione dei requisiti. Questi specialisti forniscono non solo un’approfondita conoscenza funzionale delle applicazioni e dei processi aziendali, ma sono anche in grado di tradurre i requisiti in specifiche funzionali che il gruppo IT può usare per sviluppare le applicazioni. Questo gruppo realizza anche i grafici dei vari flussi e scenari in un determinato processo usando tecniche di diagrammi di flusso quali il progetto di flusso di processo funzionale incrociato e strumenti come MS Visio. A causa del fatto che questo gruppo è coinvolto nell’esercizio dell0 sviluppo della soluzione in una fase iniziale del progetto, e considerando la sua conoscenza funzionale, il gruppo si occupa anche della realizzazione di attività di test sulla soluzione sviluppata prima della consegna all’ UAT. Il test è effettuato su dimensioni funzionali e può a volte implicare test GUI (Interfaccia Grafica Utente), oltre a test di integrazione. Il test della Sicurezza delle Informazioni e il test Prestazione e Carico non sono tuttavia compresi nell’ambito di attività di questo gruppo.

Questa cella comprende responsabili di progetto esperti che possono recarsi sul posto per attuare varie soluzioni, compresa la preparazione degli uffici, assunzione e formazione del personale e forniture. A volte, la cella di Esecuzione del Progetto può attingere a personale esperto in Attività in una determinata regione piuttosto che inviare le proprie risorse sul posto. Mentre questo personale operativo esegue il progetto ed è responsabile di tutte le forniture fisiche; la guida, il monitoraggio e controllo sono esercitati dalla cella di Esecuzione Progetto. Quindi, è messo a disposizione un pool virtuale di risorse che sfrutta anche la presenza di personale in diversi fusi orari ed altri colleghi dalle unità di attivazione quali IT, Servizi Informativi, Finanza, HR, ecc.

Questa cella detiene il controllo complessivo del progetto ed è responsabile dell’aggiornamento degli azionisti interni ed esterni attraverso incontri e si coordina anche con altre celle PMO per produrre una visualizzazione a 360 gradi del progetto. Ancora, questo gruppo usa ampiamente MPP e EPM per gestire il portfolio progetti.

• PMO amplia continuamente le capacità commerciali dell’azienda attraverso i progetti (servizi/soluzioni) che avvia per i clienti. Quindi, costruisce la knowledge base e IP per l’azienda, che sono poi utilizzati per fornire più velocemente soluzioni superiori per i clienti in modo continuativo. I clienti provano questa qualità superiore durante le attuazioni, come confermato da diverse testimonianze e riscontri eccellenti foriti dai clienti.
• Attraverso la sua esperienza che è continuamente messa alla prova per fornire soluzioni migliori, il PMO è in grado di analizzare diversi processi aziendali e fornisce valore ai clienti grazie alla sua conoscenza di opportunità di ottimizzazione ed allo sforzo nel ricercare l’efficienza.
• In molti nuovi territtori, PMO si assume l’incarico di identificare e verificare nuovi fornitori e accordi con terzi, permettendo spesso al guppo Operativo di concentrarsi sulla fornitura del servizio.
• In virtù della sua struttura e della sua abilità nell’utilizzare un pool virtuale di risorse, PMO è in grado di scalare – verticalmente e orizzontalmente – di gestire incarichi complessi attraverso i fusi orari.
• La reportistica della prestazione di progetto ed I pannelli – personalizzati per rispondere ai requisiti dei clienti – sono resi disponibili ad intervalli regolari; grazie al rigore costruito nel gruppo!