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VFS Global, Partnering Governments. Providing Solutions.
Partnering Governments. Providing Solutions.

Soluzioni operative

Supporto attività End-to-End

Le Soluzioni Operative end-to-end VFS Global permettono ai nostri clienti di ampliare l’agilità, aumentare la scalabilità, eliminare i gap e raggiungere il risparmio dei costi. Le nostre Soluzioni Operative comprendono diffusione delle informazioni, verifica ed accettazione dei documenti, linee di assistenza telefonica ed e-mail, riscossione e versamento delle tariffe, riconciliazioni dati e pianificazione appuntamenti per restituzione e consegna passaporti. (Clicca qui per saperne di più…)

La nostra esperienza si estende molto al di là dei metodi convenzionali fino a comprendere soluzioni e servizi di ‘Immatricolazione Biometrica’ end-to-end. Questi servizi e soluzioni comprendono la infrastruttura di supporto per l’acquisizione ed il trasferimento dei dati e l’integrazione dei sistemi.

Di seguito una spiegazione dettagliata di ciasuno dei nostri servizi di portfolio –

Diffusione delle informazioni

  • Diffusione delle informazioni tramite materiale stampato, media, internet e call centre
  • Distribuzione dei moduli di richiesta e materiale stampato presso il Centro di Richiesta di Visti designato per una particolare missione
  • Sito web dedicato per ciascuna missione diplomatica – da qui è possibile accedere a tutte le informazioni di rilievo, compreso il download di un modulo per richiesta di visto in bianco
  • Fornire una guida personalizzata ai richiedenti
  • Rispondere alle domande per telefono, posta ordinaria e posta elettronica
  • Educare e consigliare le agenzie di viaggio, linee aeree e gli agenti istruzione
  • Creare, mantenere ed aggiornare siti web con informazioni sui visti – possibilità di fare domanda online e tracciare l’avanzamento delle richieste

 

Progettiamo un sito web dedicato per ciascuna missione. Tutte le informazioni di rilievo ed i link sono forniti in base alle istruzioni e direttive approvate dalla missione. Registriamo un nome di dominio per le attività.

Effettuiamo l’host di un sito web separato per ciascun cliente (missione diplomatica) del loro rispettivo territorio. Questi siti web fanno emergere gli aspetti locali dei requisiti e forniscono i link alle missioni di cui siamo al servizio. Generalmente il sito web include quanto segue:

  • Informazioni relative alla documentazione necessaria
  • Dettagli di contatto
  • Dettagli di contatto
  • Moduli scaricabili e lista di controllo
  • Modulo di tracciabilità online
  • Modalità e facilitazioni di pagamento
  • Altre informazioni correlate

Controllo e accettazione dei documenti

  • Accettare le richieste tramite sportello dopo averne esaminato la completezza e validità sulla bas di liste di controllo fornite dalle missioni diplomatiche
  • Liste di controllo che devono essere firmate dal richiedente e dal personale prima dell’accettazione
  • Accettare passaporti e documentazione dopo il necessario pre-esame
  • Fornire consulenza ai richiedenti le cui richieste non sono valide per qualunque motivo e richiedere ulteriore documentazione
  • Come prassi, non rifiutiamo mai una richiesta da un richiedente che insiste per procedere nonostante sia stato precedentemente avvisato che la richiesta non è valida; in tale situazione, VFS Global annota la lista di controllo con un commento che il richiedente ha scelto di procedere nonostante sia stato messo a conoscenza che la sua richiesta non è valida come risulta dalla lista di controllo
  • Aderenza ad una lista di controllo
  • Accettazione neutrale della richiesta
  • Nessun rifiuto della richiesta

Linee di assistenza telefonica ed e-mail

  • Attualmente supportano servizi di informazioni sulle richieste per clienti in 54 paesi
  • Il servizio Help desk gestisce grandi volumi di chiamate ed un servizio e-mail in varie lingue
  • Call centre: Livelli di servizio uniforme, offerta prodotti, e finestre di attività in tutte le aree
  • Servizi e-mail: Risposte via e-mail standard
  • Offerte multilingua personalizzate

Pagamento e versamento delle tariffe


  • Visualizzare sul sito web le informazioni relative al pagamento della tariffa e gli indirizzi per il pagamento delle tariffe
  • Collaborazione con banche associate di fiducia
  • Conferma di pagamento univoca per evitare la frode
  • Possibilità di avere aggiornamenti banca-dati in tempo reale sul pagamento delle tariffe
  • Varie modalità di pagamento , online, strumenti di banking, EFT, contanti, schede, ecc.
  • Dimostrata capacità di riscuotere tariffe in 54 paesi
  • Collaborazione con banche nazionali in ciascun paese per trasferire con successo le tariffe entro 24 ore
  • Modalità di pagamento ampiamente accettate sono implementati come soluzioni in ciascuna regione

Immatricolazione biometrica: Soluzioni fisse e mobili per adattarsi alla vostra attività

VFS Global ha una considerevole esperienza nella fornitura di soluzioni biometriche chiavi in mano per molti dei suoi clienti in tutto il mondo.

Offriamo soluzioni fisse e mobili in varie impostazioni operative – tutte in conformità con i principali standard internazionali. I dati biometrici sono acquisiti dal nostro personale qualificato, crittografati ed inviati in modo sicuro ai nostri clienti per la loro valutazione come parte del processo applicativo end-to-end.

Abbiamo selezionato i nostri collaboratori kit front-line con l’obiettivo di garantire un alto standard di capacità di mantenumento, la massima efficienza operativa ed un ottimo rapporto qualità-prezzo. Abbiamo completato 10 milioni di immatricolazioni biometriche.

La nostra offerta di soluzioni per Immatricolazioni Biometriche:


  • Acquisizione impronte digitali, facciale, doppio iride e firma
  • Funzionalità mobile impiegata per soddisfare requisiti operativi
  • Conformità a tutti i principali standard internazionali
  • Soluzioni biometriche end-to-end e integrazione sistemi
  • Facile accessibilità ai centri di immatricolazione
  • Soluzioni che integrano tecnologia, persone e processi
  • Funzionalità di controllo identità ed autenticazione

Riconciliazione dei dati

  • È per noi una procedura operativa standard raggruppare le richieste in base alle linee guida dei nostri governi clienti. Tutti gli invii sono monitorati con attenzione per garantire la coerenza nel rispetto degli orientamenti di tempistica.
  • Di prassi, tutti i membri dello staff sono qualificati per il multitask. Questo ci permette di ruotare periodicamente lo staff tra varie funzioni. Tale rotazione garantisce che nessun dipendente sviluppi un interesse in una qualsiasi posizione.
  • Tutte le operazioni sono effettuate da un minimo di due persone con un percorso di ingresso elettronico/cartaceo, consegna e acquisizione. Questo garantisce che non vi possa essere alcun inserimento fraudolento o rimozione di documenti, né alcuna acquisizione di dati con intento di frode.
  • Gli inserimenti fisici ed elettronici delle richieste di ogni giorno sono verificati per garantire una riconciliazione al 100% dei fondi e delle richieste.

Creazione banca dati

VFS Global ha una vasta esperienza nell’acquisizione di dati di testo e immagine foto da caricare nei sistemi delle missioni diplomatich. I dati sono caricati tramite trasferimento di file online, creazione di codici a barre di dati per la successiva scansione o tramite floppy disk/CD-ROM.

Presentazione alla Missione

VFS Global sincronizza la presentazione delle richieste con la sezione consolare per facilitare il processo di verifica. Tutte le richieste sono ordinate ed indicizzate con criteri prescritti quali categoria di visto, priorità, precedente rifiuto, ecc. Sono quindi presentate in gruppi consolidati ad orari stabiliti.

Pianificazione appuntamenti

Avendo pianificato con successo più di cinque milioni di appuntamenti per 12 missioni diplomatiche in 14 paesi dal 2005, VFS Global offre i seguenti servizi appartenenti alla Pianificazione Appuntamenti:

  • Modulo Amministrazione consolare
  • Visualizzazione interfaccia richiedente
  • Unica banca dati per il sistema appuntamenti di ciascun paese
  • Meccanismo per pianificare intervalli di tempo per appuntamenti di emergenza
  • Corrispondenza uno a uno richiedente-appuntamento
  • Fornire report alla sede consolare su appuntamenti ed altri datiMIS
  • Comprovata capacità di evitare appuntamenti di gruppo
  • Commercio di visti non consentito con successo

 

I richiedenti convocati per un colloquio possono pianificare un appuntamento chiamando il nostro call centre o inviandoci una richiesta via e-mail.

VFS Global ha un ‘Sistema di Pianificazione Appuntamenti’ proprietario che può essere programmato per creare capacità di intervalli per parametri di data, intervallo di tempo e tipo di visto. Il nostro sistema può anche assegnare un numero di coda al momento di fissare un appuntamento. Dà completa flessibilità alla sezione visti. Il sistema controlla appuntamenti doppi garantendo che nessun richiedente possa prenotare vari appuntamenti utilizzando lo stesso nome e numero di passaporto.

Il nostro sistema consente ad un richiedente di:

  • Decidere l’assegnazione iniziale di finestre di colloquio
  • Successivamente, regolare le assegnazioni tenendo conto delle contingenze
  • Assegnare finestre per tipo di visto
  • Assegnare finestre per Centro Richiesta
  • Assegnare le finestre utilizzate ad una particolare coda

Consegna resi passaporti

Avendo gestito con successo più di 31 milioni di consegner passaporti con ‘zero perdite’ in attività di servizio per visto oltreoceano, VFS Global offre i seguenti servizi relativi a Consegna resi passaporti:

  • Collaborazione con corrieli locali di fiducia
  • Comprovate tecniche di codice a barre
  • Molteplici punti di consegna
  • Possibilità di tracciare lo stato di consegna del documento
  • Modello Hub-and-spoke per un servizio di consegna capillare per copertura interna ed esterna al paese
  • Capacità di consegnare i documenti senza rischio di perdite con un risultati ottenuti di rispettare lo standard richiesto oltre il 99.99% delle volte

 

Tutte le richieste sono registrate nel nostro sistema di elettronico di tracciamento immediatamente dopo l’accettazione presso un Centro di Richiesta, assegnando un codice a barre a ciascun passaporto. Il movimento del passaporto e i documenti correlati sono tracciati attraverso scansioni di codice a barre in ogni fase del processo (cioè da sportello a back office, da back office a Ops Hub, da Ops Hub a sezione visti e così via).

I movimenti fisici dei documenti sono disciplinati dalle seguenti normative: -

  • Tutti i documenti sono trasportati in contenitori chiusi– scatole in metallo o sacchetti in tessuto rinforzato.
  • Si effettua un deposito notturno presso la nostra sede in cassette di sicurezza anti-incendio. Gli uffici dove ha luogo il deposito notturno sono protetti da allarmi, rilevatori anti-intrusione e telecamere a circuito chiuso.
  • Tutte le consegne ed acquisizioni si basano su scansione di codice a barre in uscita/in entrata e registri scritti di prelievo/consegna..

 

Le applicazioni gestite sono raccolte dalle sezioni visto ad orari specifici e concordati. Queste richieste gestite sono accettate esclusivamente in buste di ritorno sigillate fornite da VFS Global – questo garantisce la riservatezza dei dati. Le buste di ritorno possono essere raccolte dal Centro di Richiesta in cui la richiesta è stata presentata. Come opzione, un richiedente può anche farsi riconsegnare la busta da un corriere ad un costo supplementare.

In alcuni territori, VFS Global esegue un servizio in giornata per categorie prioritarie di richiedenti. I richiedenti qualificati, che presentano la loro richiesta prima dell’ora di chiusura, avranno i documenti presentati alla sezione visti in un gruppo prioritario separato. La sezione visti gestisce queste richieste su base prioritaria e le restituisce a VFS Global lo stesso pomeriggio. VFS Global garantisce che queste richieste sono pronte per la raccolta la sera stessa.

TESTIMONIANZE

Hugh Keachie
Assessore Standard d’Eccellenza del Servizio Clientipresso il Centroper la

Tony Atkins
Direttore dell’Ufficio Rilascio Visti della UKVIdi Bogota

 

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