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VFS Global, Partnering Governments. Providing Solutions.
Partnering Governments. Providing Solutions.

Programa y Gestión de Proyectos

Una de las unidades clave que habilitan el negocio es la gestionada profesionalmente Oficina de Gestión de Programas y Proyectos (OGPP). OGPP posee las técnicas de la ejecución y control del proyecto, empleando unas prácticas y metodologías de gestión de proyectos globalmente reconocidas − que incluyen iniciación, planificación, ejecución, vigilancia y control y cierre. OGPP utiliza estas técnicas para entregar con éxito proyectos y tareas en todo el campo de negocio de VFS Global. Los altamente formados, qualificados profesionalmente y experimentados profesionales del equipo OGPP, son responsables de un gran abanico de actividades que abarca el espectro de ejecución de proyectos, que va desde:

  • Mapeo de los requerimientos del cliente
  • Participación en la identificación y elaboración de la solución, mediante análisis del proceso de negocio
  • Identificación de la correcta localización para establecer un CSV que se adapte a los solicitantes, a la oficina consular y al personal de VFS Global al mismo tiempo que asegura el cumplimiento con las leyes locales y sensibilidades culturales
  • Realización de una prueba completa de la aplicación y despliege de la solución en el emplazamiento.
  • Identificar vendedores apropiados y socios de soluciones para dar soporte a las operaciones de negocio en curso
  • Operaciones de formación para usuarios que utilizan cualquiera de las soluciones por primera vez y Operaciones "de la mano” for un periodo limitado hasta corte y cambio a operaciones BAU (Business As Usual) normales
  • Mantenimiento completo de los parámetros de calidad


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Escala de Implementaciones de la Oficina de Gestión de Proyectos (OGP)

 

 

Los recursos experimentados han llevado entre manos una variedad de proyectos desde la configuración de una sola oficina para un negocio hasta el lanzamiento de un negocio para un nuevo gobierno cliente en múltiples lugares geográficos, algunas veces con más de 40 establecimientos como parte del programa. Además, el equipo está bien experimentado en extender nuevos negocios y oficinas en una amplia franja de lugares geográficos – desde Bolivia en Sudamérica hasta las Filipinas en el Sureste de Asia.

Para situar el esfuerzo en perspectiva, el equipo de proyectos ha acumulado un equivalente de experiencia de alrededor de 110 personas-años (o 1320 persona-meses) para extender más de 300 oficinas en aproximadamente 40 países, con más de 20 soluciones importantes y aplicaciones de software, muchas de ellas en ambientes de negocio y lugares geográficos complejos, en los últimos cinco años.

Mientras algunos de estos proyectos se han entregado con éxito en tan poco tiempo como cuatro semanas, algunos de los más grandes programas y compromisos se han entregado con éxito en un periodo de 18 meses, debido a la naturaleza compleja de la solución y la entrega.

 

Estructura – Célula de Gestión de la OGP

 

Con certificaciones como PMP y Prince 2 para respaldar sus habilidades y experiencia ganada en la ejecución de proyectos, el personal de la OGP no es solo experta en trasladar la teoría a la práctica para las implementaciones exitosas, sino que también buscan desarrollar el conocimiento base de la organización continuamente. La OGP está estructurada competentemente para que la utilización óptima del conocimiento y la experiencia esté disponible a disposición de VFS Global. La capa de gestión clave de la OGP está centralizada en la India y es responsable de vigilar y controlar todas las actividades de proyecto, incluyendo la métrica estándar acerca de la programación, el costs, el alcance, la calidad y los recursos.

La ejecución de los proyectos se lleva a cabo mediante una fuente virtual de recursos de manera descentralizada asegurando implementaciones rápidas, aún así con calidad uniforme ya que las pautas y metodología son gestionadas de forma centralizada. La sabiduría y experiencia adquiridas de la implementación de proyecto en una región, se transfiere con éxito a otras regiones sin problemas, frecuentemente con los mismos recursos que ejecutan las tareas en múltiples lugares geográficos. Esto asegura que la curva de aprendizaje se acorte. La OGP emplea herramientas adicionales tales como Microsoft Office Project 2007 o versión porterior del software, una amplia herramienta de empresa GPE (software de Gestión de Proyectos de Empresa), Visio y otros productos de Microsoft Office.

Todos los nuevos proyectos gestionados por el equipo de la OGP son planificados meticulosamente y dividiso en cinco grandes fases:

  • Iniciación de un proyecto – normalmente se genera un documento conocido como Documento de Iniciación del Proyecto (DIP). Este también se divide en fases que detallan las especificaciones del requerimiento y el análisis de los procesos de negocio/operación.
  • Planificación del Proyecto – Los resultados típicos son un Plan de Proyecto Microsoft (MPP), que se puede compartir también con clientes externos, y un tablero GPE, que se puede hacer funcionar en la infraestructura GPE para uso interno de VFS Global.
  • Execución – la implementación queda pautada por el Plan de Proyecto, que es lo suficientemente flexible para acomodar cualquier cambio. Se rastrea el estado de progreso diariamente/semanalmente en el SGP. El personal de proyectos puede implicar a múltiples equipos para entregar tareas específicas.
  • Vigilancia y Control del Proyecto – está supervisada por el Project Manager (o gestor de proyecto) líder, quién utiliza las herramientas mencionadas anteriormente y está también en cercano contacto con los accionistas internos. El líder puede también a veces publicar el estado y interactuar con los clientes.
  • Cierre del Proyecto – La entrega a “Negocio como Siempre” (Business As Usual (BAU)) se termina normalmente despues de 15 dias de lanzamiento con éxito del proyecto. Durante esta fase del proyecto, la OGP tiene la responsabilidad de todas las operaciones y a menudo forma a nuevo personal de operaciones para hacer funcionar la entrega del servicio. Con la salida se recogen opiniones formales en formato de Voz de Transición (VDT) y Voz de Misión (VDM) que se utilizan para mejoras los servicios de la OGP. La entrega también comprende documentación detallada que se proporciona a Operaciones de los Canales de Contacto de Ayuda, tablas de intensificación de ayuda, unos cuantos trucos sobre procedimientos de operación, manuales de formación, etc.


El equipo de la OGP funciona con dos “células” que se estructuran de acuerdo con la experiencia requerida durante la implementación.

 

Célula de Programa y Gestión de Proyecto

 

La ‘Célula de Gestión Global de Proyecto’ asiste a los project managers (equipo de ejecución) y a los equipos mediante la organización de los datos del proyecto, proporcionando información estadística a todos los accionistas (internos y externos), controlando presupuestos y programa, y asegurando el cumplimiento con las políticas y procedimientos de VFS Global. Esta sub-unidad del equipo gestiona la iniciación del proyecto, planificación y vigilancia, y fases de control de todos los nuevos proyectos y es el usuario más grande y con más peso de las herramientas MPP y GPE. Otra parte de esta sub-unidad es responsable de la coordinación del despliegue de la página web incluyendo la gestión del contenido por primera vez. El contenido y el mapa del sitio son preparados por el equipo, que entonces obtiene las aprobaciones del cliente y de los accionistas internos, antes de enviarlo al equipo de Comunicaciones Corporativas of VFS Global para su desarrollo de página web. La gestión de la actividad está enteramente dirigida por esta unidad.

Una tercera parte de esta unidad la comprenden analistas de procesos de negocio que se especializan en diseño de procesos y elaboración de requerimientos. Estos especialistas no solo proporcionan en conocimiento funcional en profundidad de las aplicaciones y procesos de negocio, sino que también pueden traducir los requerimientos en especificaiones funcionales que el equipo de Tecnologías de la Información puede utilizar para desarrollar aplicaciones. Este equipo también registra gráficamente los diversos flujos y escenarios en un proceso dado, utilizando técnicas de organigrama como el diseño del flujo de proceso funcional cruzado y herramientas como MS Visio. Debido al hecho de que este equipo está implicado en el ejercicio de solución-desarrollo en una etapa muy temprana del proyecto, y también considerando el conocimiento funcional, el equipo también es responsable de llevar a cabo actividades de prueba en la solución desarrollada antes de entregarla a la UAT. La prueba se lleva a cabo en dimensiones funcionales que algunas veces implican la prueba de la IUG (Interfaz de Usuario Gráfica), además de la prueba de integración. Sin embargo Las pruebas de Seguridad en la Información y de Rendimiento y Carga quedan fuera del alcance de este equipo.

 

Célula de Ejecución del Proyecto

Esta célula comprende project managers que pueden viajar a las instalaciones para implementar varias soluciones incluyendo la puesta a punto de oficinas, el la contratación y la formación de personal y las compras. Algunas veces, la célula de ejecución del proyecto puede hacer uso de personal de Operaciones experimentado en la región en cuestión en vez de enviar sus propios recursos al lugar. Mientras este personal de Operaciones ejecuta el proyecto y son responsables de todas las entregas físicas; todas las pautas, vigilancia y control son llevadas a cabo por la célula de Ejecución del Proyecto. Por tanto, se hace disponible entonces una fuente virtual de recursos, lo cual también catapulta la presencia de personal en múltiples husos horarios y otros colegas para habilitar esas unidades tales como Tecnologías de la Información, Servicios de Información, Finanzas, Recursos Humanos, etc.

Esta célula retiene el control total del proyecto y es responsable de actualizar tanto a los accionistas internos como externos mediante reuniones informativas regulares y también coordina con otras células de OGP par producir una vista del proyecto de 360 grados. De nuevo, este equipo emplea MPP and GPE extensamente para gestionar su cartera de proyectos.

Beneficios de los Servicios de Gestión de Proyectos para los Clientes de VFS Global

 

 


  • La OGP mejora continuamente la capacidad de negocio de la compañía mediante los proyectos (servicios/soluciones) que extiende para sus clientes. Por tanto, construye la base del conocimiento y la Información del Proyecto para la organización que entonces se utilizan para entregar soluciones superiores rápidamente a sus clientes de manera contínua. El cliente experimenta esta calidad superior durante las implementaciones, como nace de bastantes excelentes testimonios y opiniones proporcionadas por los clientes.
  • Mediante su experiencia ala que se reta continuamente para entregar mejores soluciones, la OGP es capaz de analizar diferentes procesos de negocio y proporciona valor a sus clientes debido a su conocimiento de oportunidades de optimización y esfuerzo para buscar eficiencias.
  • En varios territorios nuevos, la OGP asume los gastos indirectos de identificar y examinar nuevos vendedores y acuerdos de tercera parte, liberando frecuentemente al equipo de Operaciones para concentrarse en la entrega del servicio.
  • En virtud de su estructura y su capacidad para utilizar una fuente virtual de recursos, la OGP es capaz de escalar tanto - verticalmente como horizontalmente – para gestionar tareas complejas en distintos husos horarios.
  • El reporte de rendimiento del proyecto y los cuadros de mando – personalizados para cumplir con los requerimientos del cliente – están disponibles a intervalos regulares; ¡gracias al rigor forjado en el equipo!

 

 

 

Testimonios

Hugh Keachie
Asesor de estándares de excelencia de atención al cliente (CFA) en Manchester, Reino Unido

Tony Atkins
Director de aduanas de entradas UKVI, Bogotá

 

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