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Soluciones de Operaciones

Soporte de Operaciones Principio a Fin

Las soluciones de operaciones de principio a fin de VFS Global permiten a nuestros clientes mejorar la agilidad, aumentar la escalabilidad, eliminar huecos y conseguir ahorrode costes. Nuestras soluciones de operaciones incluyen la diseminación de la información, la comprobación y aceptación de documentos, líneas de ayuda telefónica y de correo electrónico, recogida y cobro de tasas, reconciliación de datos y planificación de citas para devolución de pasaportes. (Haga clic aquí para más…)

Nuestra experiencia se extiende más allá de los métodos convencionales para incluir soluciones y servicios de ‘Inscripción Biométrica’ de principio a fin. Estas soluciones y servicios comprenden la captura de datos soporte de la infrastructura y la transferencia e integración de sistemas.

A continuación realizamos una explicación en detalle de cada uno de los servicios de nuestra cartera –

Diseminación de la Información

 

  • Diseminación de información por via impresa, medios de comunicación, internet y call centres
  • Distribución de formularios de solicitud y material impreso en el Centro de Solicitud de Visado designado para una misión en concreto
  • Una página web dedicada para cada misión diplomática – se puede acceder a toda la información relevante a través de la misma, incluyendo la descarga de formato de solicitud de visado en blanco
  • Proporcionar orientación personalizada a los solicitantes
  • Responder a las preguntas por teléfono, correo postal y correo electrónico
  • Formar y asesorar a los agentes de viaje, líneas aéreas y agentes de formación
  • Crear, mantener y actualizar páginas web con la información de visados – una capacidad de solicitud en línea (online) y de rastrear el progreso de las solicitudes

 

Diseñamos una página web dedicada para cada misión. Toda la información relevante y vínculos se proporcionan conforme a las escrituras y directivas aprobadas por la misión. Registramos un dominio para las operaciones.

Hospedamos una página web independiente para cada cliente (misión diplomática) de sus respectivos territorios. Estas páginas web publican los aspectos locales de los requerimientos y proporcionan vínculos a las misiones a las que servimos. La página web normalmente comprende lo siguiente:

  • Información relativa a los requerimientos de documentación
  • Detalles de contacto
  • Hipervínculos a páginas web de gobiernos y embajadas
  • Formularios y listas de comprobación descargables
  • Módulo de rastreo Online
  • Facilidades y formas de pago
  • Otra información relacionada

Exámen y Aceptación de Documentos

 

  • Se aceptan las solicitudes presentadas en el mostrador despues de haberlas revisado para comprobar que están completas y que son válidas de acuerdo con listas de comprobación suministradas por las misiones diplomáticas.
  • Las listas de comprobación deben ser firmadas por el solicitante y por el personal antes de su aceptación
  • Aceptación de pasaportes y documentos soporte despues del necesario pre-exámen
  • Solicitantes del Consejo cuyas solicitudes son inválidas por cualquier motivo y necesitan más documentación
  • Como política, nunca rechazamos una solicitud de un solicitante que insiste en proceder a pesar de ser advertido de que la solicitud es inválida; en tal situación, VFS Global anotaría en la lista de comprobación una nota diciendo que el solicitante ha elegido prodecer a pesar de que haya sido informado de que su solicitud es inválida conforme a la lista de comprobación
  • Adhesión a la lista de comprobación
  • Aceptación neutra de la solicitud
  • No rechazo de solicitud

Líneas de Ayuda Telefónica y de Correo Electrónico

 

  • En la actualida apoyo a los servicios de información de solicitudes para clientes en 54 países
  • El servicio de mostrador de ayuda recibe grandes cantidades de volumen de llamadas y servicio de correo electrónico en multiples idiomas
  • Call centre: niveles de servicio uniformes, oferta de producto, y ventanas de operación en todas las areas
  • Servicios de correo electrónico: respuestas de correo electrónico estandarizadas
  • Ofertas multi-idioma personalizadas

Recogida y Cobro de Tasas

 

  • Visualización de la página web de la información del pago de tasas y de la dirección para el pago de las mismas
  • Asociado con bancos de confianza
  • Confirmación de pago única para evitar fraude
  • Capacidad de tener actualizaciones de las bases de datos en tiempo real en el momento del pago
  • Multiples formas de recogida de tasas, online, intrumentos bancarios, EFT, contado, tarjetas, etc.
  • Capacidad demostrada para cobrar tasas en 54 países
  • Asociados con bancos locales en cada país para transferir tasas con éxito en las siguientes 24 horas
  • Se implementas formas de pago son ampliamente aceptadas como soluciones en cada región

Inscripciones Biométricas: Soluciones fijas y móviles para adaptarse a su negocio

 

VFS Global tiene considerable experiencia en la entrega llave en mano de soluciones biométricas para muchos de sus clientes en todo el mundo.

Ofrecemos soluciones tanto fijas como móviles en una variedad de configuraciones operacionales– los cuales cumplen con los estádares internacionales relevantes. Los datos biométricos son capturados por nuestro personal entrenado, y son encriptados y enviados con seguridad a nuestros clientes para su consideración como parte del proceso de solicitud principio a fin.

Hemos selccionado a nuestros socios de primera línea con el objetivo de asegurar un alto estándar de capacidad de mantenimiento, eficiencia de operación máxima y precios razonables. Hemos completado 10 millones de inscripciones biométricas.

Nuestras soluciones de Inscripción biométricas ofrecen

     

  • Captura dactilar, facial, de iris doble y firma
  • Capacidad de movilidad para adaptarse a los requerimientos de operación
  • Cumplimiento de todos los estándares internacionales importantes
  • Soluciones biométrcias de principio a fin e integración de sistemas
  • Fácil accesibilidad a los centros de inscripción
  • Soluciones que integran tecnología, personas y procesos
  • Capacidades de comprobación de indentidad y autenticación

Conciliación de Datos

 

  • Para nosotros es un procedimiento operativo estándar apilar las solicitudes conforme a las directrices de nuestros gobiernos cliente. Todas las solicitudes son vigiladas cuidadosamente para asegurar la consistencia en el cumplimiento con las pautas de tiempo.
  • Como política, todos los miembros se forman para multitarea. Esto nos permite rotar el personal entre las diversas funciones. Tal rotación asegura que ningún empleado desarrolle interés personal en ningun puesto.
  • Todas las transacciones son llevadas a cabo por un mínimo de dos personas con un rastreo electronico/ de papel, entrega y recogida. Esto asegura que no puede haber una inserción o retirada fraudulenta de papeles, o de ningún dato capturado con la intención de hacer fraude.
  • Cada dia se verifica las entradas electrónicas con las físicas de ls solicitudes para asegurar el 100% de conciliación de fondos y solicitudes.

Creación de Base de Datos

 

VFS Global tiene amplia experiencia en la captura de datos de texto y foto-imágenes para subida al sistema de las misiones diplomáticas. Los datos se cargan mediante transferencia de archivos online, creación de códigos de barras para datos para el subsiguiente escaner o mediante disquete/CD-ROM.

Entrega a la Misión

 

VFS Global sincroniza la entrega de las solicitudes con la sección consular para facilitar el proceso de exámen. Todas las solicitudes son clasificadas e indexadas de acuerdo con un criterio prescrito como categoría del visado, caso de prioridad, rechazo anterior, etc. Despues se entregan en lotes consolidados en los momentos de la cita.

Programaciones de las Citas

 

Habiendo realizado con éxito más de cinco millones de citas para 12 misiones diplomáticas en 14 países desde el 2005, VFS Global ofrece los siguientes servicios referentes a las programaciones de citas:

  • Módulos de administración consular
  • Vista de interfaz del solicitante
  • Base de datos individual para cada sistema de citas de país
  • Mecanismo para programar espacios para citas de emergencia slots
  • Coincidencia a solas de solicitante con cita
  • Proporcionar informes al correo consular sobre citas y otros datos SGI
  • Capacidad probada de impedir citas de grupo
  • Compra de visados no permitido con éxito

 

Los solicitantes requeridos para una entrevista pueden programar una cita, bien llamando a nuestro call centre o enviándonos una petición por correo eléctrónico.

VFS Global es propietario de un ‘Sistema de Programación de Citas’ que se puede programar para crear capacidad de espacio por parámetros de fecha, rango de tiempo y tipo de visado. Nuestro sistema puede incluso asignar un número de cola de espera en el momento de coger cita. El sistema da completa flexibilidad a la sección de visados. El sistema controla las citas duplicadas asegurando que a ningún solicitante se le permite reservar multiples citas utilizando el mismo nombre y número.

Nuestro sistema permite al solicitante:

  • Decidir la asignación inicial de huecos para la entrevista
  • Subsiguientemente, ajustar asignaciones para tener en cuenta contingencias
  • Asignar espacios (huecos) por clase de visados
  • Asignar huecos por centro de solicitud
  • Asignar huecos utilizados para una cola de espera concreta

Devolución de los Pasaportes

 

Habiendo gestionado con éxito más de 31 millones de entregas de pasaportes con ‘cero pérdidas’ en operaciones de servicios de visados en el extranjero, VFS Global ofrece los siguientes servicios relativos a los Servicios de Entrega de Pasaportes:

  • Asociación con empresas de mensajería urgente locales de confianza
  • Técnicas de códigos de barras de probada eficacia
  • Múltiples puntos de entrega
  • Capacidad de rastrear el estado de la entrega de documentos
  • Modelo de red en estrella para entrega del servicio amplio tanto para cobertura entre países como dentro de un mismo país
  • Capacidad de entregar documentos sin riesgo de pérdida con un registro de rastreo de haber cumplido con el estándar requerido en el 99.99% de los casos

 

Todas las solicitudes se introducen en nuestro sistema de rastreo electrónico inmediatamente despues de su aceptación en el centro de solicitud, asignando un código de barras a cada pasaporte. El movimiento del pasaporte y documentos relacionados se rastrea mediante escaneados de códigos de barras en cada paso del proceso (ipor ejemplo paso del mostrador a la oficina interna, oficina interna a Centro de Operaciones, Centro de Operaciones a sección de visados, y así sucesivamente).

El movimiento físico de los documentos queda establecido por las siguientes normas: -

  • Todos los documentos se transportan en concenedores cerrados – bien cajas de metal o bolsas de tela reforzadas.
  • Un almacenaje hasta el día siguiente en nuestras oficinas se realiza en cajas fuertes resistentes al fuego. Las oficinas donde tiene lugar el almacenaje están aseguradas con alarmas, detectores de intrusión y cámaras de televisión de circuito cerrado.
  • Toda la entrega y recogida está basada en escaneaddo se salida/entrada del código de barras y registros a mano de entrega/recogida.

 

Las solicitudes procesadas se recogen de las secciones de visado en los tiempos especificados y acordados. Estas solicitudes procesadas se aceptan solo en sobres sellados de devolución proporcionados por VFS Global – esto asegura la confidencialidad de los dados. Los sobres de devolución se pueden recoger en el Centro de Solicitudes donde se entregó la solicitud. Como opción, un solicitante también puede solicitar que le entregen el sobre por mensajería con un costo adicional.

En algunos territorios, VFS Global realiza un servicio en el mismo dia para categorías prioritarias de los solicitantes. Los solicitantes cualificados, que entregan su solicitud antes de la hora límite, tendrán sus documentos entregados a la sección de visados en un lote de prioridad separado. La sección de visados procesa estas solicitudes en base a la prioridad y las entrega a VFS Global esa misma tarde. VFS Global se asegura de que estas solicitudes estas listas para recoger esa misma tarde.

Testimonios

Su excelencia Sr. Tomislav Bosnjak
El Embajador de la republica de Croacia

Padma Ganesh
La subsecretaría del Gobierno de India

 

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