Top Button

Disclaimer en Privacy Policy

Disclaimer/Algemene voorwaarden

Datum: 24 juni 2014

Belangrijke opmerkingen:

VFS raadt u aan, geen ticketten te kopen of boekingen te doen die niet gratis kunnen worden geannuleerd voordat een visum is verstrekt, tenzij dit een specifieke vereiste is die in de visumaanvraag staat vermeld.

Deze voorwaarden bevatten een disclaimer die onze aansprakelijkheid voor ons hieronder uiteengezette terugbetalingsbeleid beperkt.

Tenzij ze vallen onder ons terugbetalingsbeleid dat hieronder wordt uiteengezet, zijn betaalde kosten niet restitueerbaar. Ze moeten worden betaald, ook als er uiteindelijk geen visum wordt toegekend.

U bent verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid van uw aanvraagformulier. Wij garanderen niet dat wij eventuele fouten vinden wanneer wij uw aanvraagformulier controleren en wij controleren niet of informatie die u verstrekt correct is.

VFS raadt u aan, kopieën te bewaren van alle documenten die u samen met uw aanvraag indient en van uw ontvangstbewijzen.

Dienstverlener

Het centrum voor de aanvraag van Russische visa is een dienst die wordt verleend door VF Services ltd; maatschappelijke zetel: VF Services, 66 Wilson Street, Londen, EC2A 2BT, Engeland.

Wij hebben van de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België de bevoegdheid gekregen, het centrum voor de aanvraag van Russische visa in België te runnen via zowel onze website als onze kantoren te Avenue De Mot, 5th floor, 19/21 De Motlaan, 1050 Brussels

De toepassing van deze voorwaarden

Deze voorwaarden zijn van toepassing op uw gebruik van de diensten die het centrum voor de aanvraag van Russische visa aanbiedt, alle visumaanvragen die u indient en alle verzoeken die u doet om advies of informatie over visa voor Rusland.

Iedere aanvrager van een visum aanvaardt en bevestigt hierbij dat hij/zij voorafgaand aan het indienen van de visumaanvraag al deze voorwaarden heeft gelezen en begrepen en ermee akkoord gaat.

Geen enkele werknemer van VFS en zijn partners is bevoegd om deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk te wijzigen, aan te passen, uit te breiden of in te trekken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van VFS.

Geen recht op annulering

Wanneer u uw aanvraag indient, gaan wij ervan uit dat u ermee akkoord gaat dat wij onmiddellijk aan het aanvraagproces en de dienstverlening beginnen. Daarom heeft u geen recht om uw aanvraag te annuleren.

De visumaanvraagdienst

Wat wij bieden

Het centrum voor de aanvraag van Russische visa van VFS is de outsourcingpartner van de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België. In deze hoedanigheid is het centrum voor de aanvraag van Russische visa onder meer verantwoordelijk voor de ontvangst van zowel visumaanvragen voor reizen naar Rusland als de betaling voor deze visa, alsmede voor het indienen van de betreffende aanvragen bij de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België, het ophalen van de verwerkte paspoorten van de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België en de teruggave van paspoorten aan de aanvragers.

De aanvaarding of verwerping van visumaanvragen

Het is de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België die de visumaanvragen beoordeelt en beslist om al dan niet een Russisch visum toe te kennen. De ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België behoudt het recht voor, de aanvrager te verzoeken om verdere documentatie of informatie en/of de visumaanvraag te weigeren. De aanvrager is verplicht om dergelijke verdere documenten en informatie verstrekken indien hij/zij wenst dat zijn/haar aanvraag verder wordt overwogen.

Tarieven

De vermelde tarieven zijn enkel geldig op de dag dat ze worden op- of doorgegeven door het centrum voor de aanvraag van Russische visa. Als u besluit om uw visumaanvraag op een latere datum te doen, kunnen de tarieven inmiddels zijn gewijzigd.

Alle kosten van het aan u teruggeven van paspoorten, visa en documenten zijn inbegrepen bij de totale kosten die wij u aanrekenen op basis van de door u verstrekte informatie en de door u gekozen betaalwijze.

De aanvraag wordt verwerkt wanneer alle kosten volledig zijn voldaan op een van de beschikbare betaalwijzen. Indien wordt betaald met een cheque (of gelijkaardig betaalmiddel), wordt de betaling pas als gedaan beschouwd wanneer de cheque of het gelijkaardige betaalmiddel is verrekend. Tenzij ze vallen onder ons terugbetalingsbeleid dat hieronder wordt uiteengezet, zijn betaalde kosten niet restitueerbaar. Ze moeten worden betaald, ook als er uiteindelijk geen visum wordt toegekend.

Algemene plicht

Alle visumaanvragen worden zorgvuldig en deskundig door VFS verwerkt overeenkomstig alle procedures die door de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België zijn voorgeschreven.

Hoewel wij ons inspannen om uw aanvraagformulier te controleren op duidelijke fouten, garanderen wij niet dat wij alle fouten in formulieren ontdekken. Ook wordt de door u verstrekte informatie niet door ons geverifieerd; u bent zelf verantwoordelijk om te controleren of die informatie correct is.

De verantwoordelijkheid van de aanvrager

Het is de verantwoordelijkheid van alle aanvragers om de vereisten die op een aanvraagformulier voor Russische visa vermeld staan zorgvuldig te lezen en te begrijpen, alle aanvraagformulieren waarheidsgetrouw in te vullen, correcte en waarheidsgetrouwe informatie en documentatie te verstrekken, te controleren of hun paspoort geldig is, en bij de ontvangst van hun visum te controleren of het verstrekte visum geldig is voor de periode waarvoor het was aangevraagd, voor het aantal vereiste binnenkomsten van het land en voor het doel van het bezoek.

Duur van de verwerking

De voorspelde verwerkingsduur van aanvragen is een schatting gebaseerd op de informatie en ervaring van de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België.

De precieze duur van de verwerking van uw aanvraag is afhankelijk van de procedures en tijdschema's van de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België en VFS heeft daarover geen controle.

Reclame

Wanneer paspoorten of andere documenten worden teruggegeven aan de aanvrager, worden ze soms vergezeld door reclamematerialen. Als u dergelijke reclamematerialen niet wenst te ontvangen, dient u VFS daarvan te verwittigen op het tijdstip dat u uw visumaanvraag indient. Let op: alle reclamematerialen die met de relevante documenten worden meegeleverd, worden verstrekt door VFS en vormen geen aanbeveling door de Russische regering.

Wijzigingen in procedures en tarieven

VFS heeft geen controle over de procedures en tarieven voor de verwerking van visumaanvragen door ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België en daaraan gerelateerde diensten en deze kunnen zonder voorafgaande verwittiging worden gewijzigd. VFS aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor wijzigingen in procedures of tarieven en behoudt het recht voor alle eventuele prijsverhogingen door te berekenen.

Terugbetalingsbeleid

Terugbetaling van de aanvraagkosten van visa

Indien VFS contractbreuk pleegt of nalatig is met betrekking tot een ingediende visumaanvraag en indien dit ertoe leidt dat het visum niet wordt toegekend, het paspoort en visum van de aanvrager verloren raken, en/of de aanvrager een nieuw paspoort moet aanvragen en/of niet naar Rusland kan reizen op de tijden die door de aanvrager in zijn/haar visumaanvraag was aangeduid, betaalt VFS enkel het bedrag aan de aanvrager terug dat dat deze had betaald voor de visumaanvraag.

Verlies of schade aan paspoorten en andere reisdocumenten

VFS treft alle redelijke voorzorgsmaatregelen bij de hantering van het paspoort en overige documenten van de aanvrager, en indien door contractbreuk of nalatigheid aan de zijde van VFS de door de aanvrager ingediende paspoorten of documenten verloren raken of door beschadiging onbruikbaar worden, betaalt VFS aan de aanvrager de kosten terug die door de regering van het land van herkomst van de aanvrager worden aangerekend voor de vervanging van het verloren geraakte of beschadigde paspoort of andere documenten via de normale vervangingsprocedure voor dergelijke paspoorten en/of documenten en zal VFS de aanvrager daarmee assisteren binnen de grenzen van het mogelijke. Vergoedingen op deze basis worden door VFS aan de aanvrager gedaan op voorlegging van het betalingsbewijs dat door de regering van het betreffende land van herkomst is verstrekt voor de vervanging van het betreffende verloren geraakte of beschadigde paspoort of document.

DISCLAIMER - GELIEVE AANDACHTIG DOOR TE LEZEN

Met uitzondering van de terugbetaling van kosten zoals hierboven in de paragraaf 'Terugbetalingsbeleid' omschreven, sluit VFS alle aansprakelijkheid met betrekking tot visumaanvragen uit – met inbegrip van contractuele aansprakelijkheid, aansprakelijkheid uit onrechtmatige daad, wettelijke aansprakelijkheid en alle andere vormen van aansprakelijkheid – voor alle vormen van verzuim, nalatigheid, uitstel of vertraging aan de zijde van VFS in het adviseren betreffende, het verstrekken van informatie over, of het behandelen of verwerken van visumaanvragen, het verlies of de vertraging van paspoorten of andere documenten, andere vertragingen met betrekking tot de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België en de weigering van visa, ongeacht de reden.

Voor alle duidelijkheid:

Geen aansprakelijkheid voor onjuiste informatie

VFS is niet aansprakelijk voor verlies, vertraging of weigering van aanvragen als gevolg van of met betrekking tot (bijvoorbeeld:) onvolledige, onjuiste of verkeerd ingevulde aanvraagformulieren of onjuiste of onvolledige ondersteunde documenten.

Geen aansprakelijkheid voor gebeurtenissen waarover wij geen controle hebben

VFS wordt niet beschouwd als schuldig aan contractbreuk, nalatigheid of andersoortige aansprakelijkheid voor vertragingen of weigeringen van aanvragen, schade of vertraging van paspoorten of andere documenten als gevolg van ongevallen, diefstal, natuurrampen of andere redenen waarover wij geen controle hebben en die niet voortvloeien uit moedwillig verzuim door VFS, noch voor het verlies of de beschadiging van paspoorten of andere documenten nadat deze aan de aanvrager zijn overhandigd.

Geen aansprakelijkheid voor post- en koeriersdiensten

VFS is niet aansprakelijk voor vertraging, verlies van of schade aan visumaanvragen, paspoorten en andere documenten veroorzaakt door externe post- of koeriersdiensten of op tijdstippen waarop de betreffende visumaanvragen, paspoorten en andere documenten in het bezit van deze derden zijn, bijvoorbeeld tijdens het vervoer van visumaanvragen, paspoorten en andere documenten tussen VFS en de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België en bij de teruggave of -bezorging ervan door VFS aan de aanvrager.

Geen aansprakelijkheid voor de beoordeling van visumaanvragen

VFS is niet betrokken bij het beoordelingsproces van visumaanvragen, noch bij de toekenning of weigering ervan, en is niet aansprakelijk of verantwoordelijk voor enige vertraging bij de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België in de beoordeling, toekenning of weigering van een visum, noch voor de toekenning of weigering van visa, noch voor informatieverzoeken van de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België aan de aanvrager van het visum.

Geen aansprakelijkheid voor nutteloze uitgaven

VFS is niet aansprakelijk (bijvoorbeeld door contractbreuk of nalatigheid) jegens aanvragers van visa of jegens anderen die van een visumaanvraag afhankelijk zijn of er op andere wijze baat van verwachten te hebben, voor enige verbintenis, kost of onkost opgedaan doordat zij rekenden op de toekomstige ontvangst van een visum, al dan niet binnen een bepaalde tijdsduur, waaronder bijvoorbeeld reiskosten, hotelkosten en dergelijke.

Algemene uitsluiting van aansprakelijkheid voor verlies en/of schade

VFS is op geen enkele wijze aansprakelijk jegens aanvragers van visa of jegens anderen die van een visumaanvraag afhankelijk zijn of er op andere wijze baat van verwachten te hebben, voor enige directe, indirecte, punitieve, incidentele, bijzondere, gevolgschade of andere schade als gevolg van vertraging, misplaatsing, verlies of beschadiging van aanvragen, paspoorten en/of andere documenten, of voortvloeiend uit nalatigheid of contractbreuk met betrekking tot visumaanvragen of in verband daarmee verstrekt advies of informatie.

VFS is op geen enkele wijze aansprakelijk jegens aanvragers van visa of jegens anderen die van een visumaanvraag afhankelijk zijn of er op andere wijze baat van verwachten te hebben, voor derving van winst, inkomsten, contracten, kansen of business, voor nutteloze uitgaven, extra onkosten of andere zakelijke of beroepsgerelateerde verliezen of schade als gevolg van vertraging, misplaatsing, verlies of beschadiging van aanvragen, paspoorten en andere documenten, of door nalatigheid of contractbreuk met betrekking tot visumaanvragen of in verband daarmee verstrekt advies of informatie.

Algemeen

Rechten van derden

Niets in deze voorwaarden mag worden gebruikt ten voordele van of worden afgedwongen door enige andere persoon dan alleen de visumaanvrager.

Wijzigingen aan deze voorwaarden

VFS behoudt het recht voor, deze algemene voorwaarden en/of eender welk deel ervan naar eigen goeddunken te wijzigen, aan te passen, te annuleren of in te trekken.

Toepasselijk recht

Deze algemene voorwaarden en alle visumaanvragen zijn onderworpen aan en dienen te worden geïnterpreteerd conform het Belgisch recht. De Belgische justitie heeft exclusieve rechtsbevoegdheid over alle vorderingen en/of geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de door VFS aan de aanvrager verleende diensten.

Klachten

Eventuele klachten kunnen worden gericht aan de afdeling Klachten van het centrum voor de aanvraag van Russische visa te ....

Premiumservice hulplijn

Hoewel wij ons tot het uiterste inspannen om te waarborgen dat de verstrekte informatie over de premiumservices van het centrum voor de aanvraag van Russische visa accuraat en up-to-date is, neemt de Belgische tak van VF Services (UK) Limited geen verantwoordelijkheid op zich voor en garandeert het op geen enkele wijze dat de verstrekte informatie accuraat, volledig en actueel is en is haar aansprakelijkheid beperkt tot de terugbetaling van de kosten van het telefoongesprek. Bovendien sluit de Belgische tak van VF Services (UK) Limited alle overige aansprakelijkheid uit met betrekking tot alle advies en informatie die wordt verstrekt via de diensten voor informatie met betrekking tot Russische visa, met inbegrip van aansprakelijkheid voor contractbreuk of nalatigheid.

Privacybeleid

De aanvraagcentra voor Russische visa in Brussel en Antwerpen

Verklaring met betrekking tot privacybeleid en persoonsgegevens

  • Welke informatie verwerken wij?

    Deze verklaring betreft alle informatie die wij van u vergaren met betrekking tot uw aanvraag van een visum voor Rusland, met inbegrip van informatie die u verstrekt via papieren en online aanvraagformulieren en paspoorten en andere documenten die u voorlegt. Deze informatie betreft uw naam, adres en verdere contactgegevens, geboorteplaats, paspoort-, werk- en reisgegevens.

  • Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

    Wij gebruiken uw gegevens om diensten aan u te verlenen met betrekking tot uw visumaanvraag. Ook geven wij uw gegevens door aan de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België, waar ze worden gebruikt voor de behandeling van uw visumaanvraag. Uw gegevens worden bovendien afzonderlijk bewaard door de Russische regering overeenkomstig haar eigen privacybeleid.

    Indien u ons betaalt per bankkaart, credit card of andere online of elektronische betaalwijze, verstrekken wij uw gegevens mogelijk aan uw betalingsverwerker, doch enkel in de mate die nodig is voor de verwerking van de betaling. Deze gebruikt ze om uw betaling te verwerken.

    Wij hebben niet de bedoeling uw gegevens voor andere doeleinden te gebruiken, tenzij u ons toestemming hebt gegeven om uw gegevens te gebruiken om gerelateerde marketinginformatie naar u te verzenden (bijvoorbeeld reclame voor vliegtuigmaatschappijen). Normaal gezien wordt deze reclame door ons bijgesloten wanneer wij uw paspoort aan u teruggeven of -zenden en/of per e-mail als u een e-mailadres aan ons hebt gegeven.

  • Waar verwerken wij uw gegevens?

    Uw gegevens worden door ons in het Verenigd Koninkrijk bewaard. Ze zullen ook toegankelijk zijn voor en worden verwerkt door onze contractbedrijven (d.w.z. callcenters en visumverwerkingscentra) die zich momenteel in Hyderabad en Mumbai, India bevinden. Alle eventuele overdrachten van uw persoonsgegevens naar India worden uitgevoerd conform de Privacywet van België.

Disclaimer en algemene voorwaarden

Visumaanvragers kunnen gebruik maken van een sms-service om op de hoogte te blijven van hun status in het aanvraagproces. De informatie die via sms wordt verstuurd, is gebaseerd op de informatie verstrekt door de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België. Hoewel VFS zich inspant om de informatie prompt en nauwkeurig aan de visumaanvrager over te brengen, is de visumaanvrager zelf verantwoordelijk om een nummer beschikbaar te hebben waarnaar VFS tekstberichten kan versturen met betrekking tot de status van de visumaanvraag van de visumaanvrager. De visumaanvrager is zelf verantwoordelijk om te zorgen voor een goede verbinding met een gsm-netwerk die de ontvangst van sms-berichten mogelijk maakt. De visumaanvrager begrijpt dat indien zijn/haar gsm 24 uur of langer uitstaat, geen verbinding heeft of om eender welke reden geen ontvangst heeft, zijn/haar gsm-provider kan besluiten de naar hem/haar verstuurde sms-berichten te wissen.

De tijd die nodig is om het sms-bericht te leveren is afhankelijk van verschillende factoren, zoals het verkeer op het gsm-netwerk, de ontvangst van de gsm van de visumaanvrager en of de betreffende gsm is aangeschakeld. Daarom kan VFS niet garanderen dat sms-berichten altijd door de visumaanvrager worden ontvangen. VFS is geen gsm-netwerkprovider en garandeert niet dat verzonden sms-berichten altijd worden ontvangen.

De visumaanvrager bevestigt dat hij/zij het juiste gsm-nummer heeft opgegeven voor sms-berichten en dat hij/zij de eigenaar of wettige gebruiker van dat nummer is of toestemming van de eigenaar of wettige gebruiker heeft om de betreffende gsm voor dat doeleinde te gebruiken. De visumaanvrager erkent dat het gebruik van de gsm van iemand anders / het opgeven van een verkeerd gsm-nummer / onbevoegd gebruik van een gsm-nummer om sms-berichten te ontvangen kan inhouden dat vertrouwelijke gegevens van de visumaanvrager in de openbaarheid komen en dat dit uitsluitend gebeurt op het risico van de visumaanvrager.

Wanneer de visumaanvrager de service heeft gekocht, is deze beschikbaar van het tijdstip van de indiening van de aanvraag totdat het aanvraagproces is voltooid of voor de duur van een andere periode die door VFS wordt bekendgemaakt via onze website op http://in.vfsglobal.ch. VFS behoudt het recht voor, deze service op eender welk tijdstip zonder voorafgaande kennisgeving in te trekken.

De visumaanvrager mag de sms-service niet gebruiken (noch door anderen laten gebruiken) om berichten of communicatie te versturen die spam, illegaal, beledigend, agressief, onfatsoenlijk, obsceen of bedreigend zijn of ergernis, ongemak of onnodige bezorgdheid veroorzaken of de rechten van derden schenden. VFS behoudt het recht voor, de verzending van sms-berichten aan een visumaanvrager stop te zetten indien de visumaanvrager de regels in deze paragraaf (5) overtreedt. VFS kan de service ook stopzetten indien VFS naar eigen goeddunken vaststelt dat de sms-service voor dergelijke doeleinden wordt gebruikt.

Om operationele redenen kan VFS de technische specificatie van de service wijzigen, al dan niet met voorafgaande kennisgeving. Bij eventuele wijzigingen aan de service dienen deze algemene voorwaarden dienovereenkomstig als gewijzigd te worden behandeld.

De visumaanvrager erkent dat de sms-service op eender welk tijdstip te kampen kan krijgen met problemen met het gsm-netwerk van de visumaanvrager, dat wil zeggen met gevallen van overmacht zoals bijvoorbeeld storing van het netwerk. VFS is niet jegens de visumaanvrager verantwoordelijk of aansprakelijk voor enig direct of indirect verlies, schade of onkosten die de visumaanvrager oploopt als gevolg van moeilijkheden bij de gsm-provider van de visumaanvrager. Onverminderd het in deze paragraaf (7) uiteengezette zal VFS de service zorgvuldig en deskundig uitvoeren.

Indien de visumaanvrager geen sms-bericht ontvangt in het kader van deze service, dient de visumaanvrager VFS hiervan verwittigen per e-mail of per telefoon (hulplijn).

De sms-dienst geeft de aanvraagstatus weer op basis van informatie die VFS ontvangt van de ambassade van de Russische Federatie in het Koninkrijk België.

De service kan worden gebruikt door de instructies te volgen die op de website zijn te vinden. De visumaanvrager gaat ermee akkoord, alle instructies op te volgen die wij geven met betrekking tot het gebruik van de service, met inbegrip van eventuele veiligheidsinstructies. Wij zijn gerechtigd, ieder verzuim van de visumaanvrager om deze instructies na te leven te behandelen als een schending van deze algemene voorwaarden en dat zal ons het recht geven de visumaanvrager de toegang tot de service te ontzeggen.

De visumaanvrager is verantwoordelijk om te betalen voor het verzenden van de berichten. Geld dat voor een sms-service is betaald, wordt in geen geval terugbetaald.

De visumaanvrager is op eigen risico verantwoordelijk om alle redelijke stappen te nemen om te voorkomen dat onbevoegden toegang tot de service krijgen.

Hoewel VFS alle redelijke voorzorgsmaatregelen neemt om de verzending van informatie te waarborgen en beveiligen, is VFS niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor onvoorziene gebeurtenissen of omstandigheden waarover VFS geen controle heeft.

VFS kan naar eigen goeddunken de dienstverlening tijdelijk stopzetten indien hierdoor de kwaliteit van de door VFS verleende telecommunicatieservices, waaronder de sms-service, wordt verbeterd.

VFS sluit uitdrukkelijk alle aansprakelijkheid uit voor informatie van derden en voor andere materialen en gegevens die via de sms-service beschikbaar of toegankelijk zijn.

Deze voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht en beide partijen onderwerpen zich aan de exclusieve jurisdictie van de Belgische justitie.

Verklaring met betrekking tot het privacybeleid en persoonsgegevens

Gegevensvergaring

De privacy en bescherming van persoonsgegevens is zeer belangrijk voor VFS en al zijn overige takken en kantoren (zie hieronder). Gedurende de vergaring en verwerking van persoonsgegevens door VFS worden alle van toepassing zijnde wetten inzake privacy en gegevensbescherming nageleefd. Wanneer u zich in het aanvraagproces voor de sms-service van een visumcentrum bevindt, vergaren en bewaren wij (afhankelijk van de richtlijnen van de betreffende ambassade) mogelijk de volgende informatie: uw volle naam, uw gsm-nummer en e-mail, de taal waarin u sms-berichten wenst te ontvangen en de land waarvoor u een visum hebt aangevraagd; deze gegevens worden verzameld en bewaard voor de verwerking van uw visumaanvraag.

Bekendmaking aan derden

Volgens alle van toepassing zijnde privacywetten kunnen uw gegevens worden bekendgemaakt aan derden die namens VFS gegevens verwerken. In dat verband kunnen uw gegevens ook naar het buitenland worden verzonden. Uw gegevens kunnen binnen VFS worden bekendgemaakt aan een andere bedrijfseenheid dan die de gegevens heeft vergaard. Gegevens kunnen door deze andere bedrijfseenheden van VFS worden gebruikt op dezelfde wijze als de vergarende bedrijfseenheid van VFS ze mag gebruiken. Uw gegevens worden als vertrouwelijk behandeld en niet aan derden bekendgemaakt, tenzij in het kader van de vervulling van onze contractuele verplichtingen jegens u of indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, in het bijzonder indien de bevoegde autoriteiten ons hiertoe opdragen of indien dit nodig is voor de uitoefening van de rechten van VFS.

Het gebruik van gegevens

Vergaarde gegevens worden te goeder trouw verwerkt en gebruikt om de status van uw visumaanvraag door te geven per sms en e-mail. Wij hebben niet de bedoeling uw gegevens voor andere doeleinden te gebruiken, tenzij u ons toestemming hebt gegeven om uw gegevens te gebruiken om gerelateerde marketinginformatie naar u te verzenden (bijvoorbeeld reclame voor vliegtuigmaatschappijen). Normaal gezien wordt deze reclame door ons bijgesloten wanneer wij uw paspoort aan u teruggeven of -zenden en/of per e-mail als u een e-mailadres aan ons hebt gegeven. U kunt ons altijd verzoeken om dergelijke aanbiedingen en informatie niet naar u te verzenden; contacteer hiervoor info.russiabern@vfshelpline.com. Uw gegevens worden door ons bewaard in de server(s) in Londen (Engeland) en Mumbai (India). Ze kunnen ook worden gebruikt en bewaard door onze partners; deze bevinden zich momenteel in India.

Privacybeleid

Wat wij bieden

VFS GLOBAL (voortaan te noemen: ‘VFS GLOBAL’) is een outsourcingpartner van diplomatieke diensten verspreid over de wereld en is bevoegd om aanvragen voor verschillende categorieën visa, vergunningen en reisdocumenten te ontvangen en administratieve en niet-beoordelende taken/functies uit te voeren die hiermee in verband staan, volgens het mandaat van de betreffende diplomatieke diensten. Door deze aanvragen te verwerken, fungeert VFS GLOBAL als een gegevensverwerker en de respectievelijke diplomatieke dienst(en) is/zijn de gegevensbeheerder. In dit Privacybeleid wordt beschreven hoe VFS GLOBAL persoonsgegevens van bepaalde personen die visa en vergunningen aanvragen (voortaan te noemen: “aanvrager(s)”) vergaart, gebruikt, doorgeeft en beheert en beschikbaar maakt aan de relevante autoriteiten voor de doeleinden die hieronder worden uiteengezet.

Het doel van de vergaring, het gebruik, de bekendmaking enz. van persoonsgegevens

Er kan van aanvragers worden gevraagd dat zij bepaalde informatie over zichzelf verstrekken, bijvoorbeeld naam, foto, adres, geboortedatum, telefoonnummer, paspoortgegevens, geboorteakte, inkomen, burgerlijke staat, huwelijkse staat, werkgegevens, genoten opleiding, enz. Deze gegevens wordt verzameld volgens de vereisten van de betreffende diplomatieke diensten / regeringen en/of relevante visumkantoren.

Dergelijke persoonsgegevens kunnen worden vergaard, gebruikt en/of bekendgemaakt ten behoeve van de verwerking van visumaanvragen en/of verzoeken, waaronder bijvoorbeeld:

  • Procesaanvragen die worden ontvangen voor verschillende categorieën visa, vergunningen en reisdocumenten, enz. en de uitvoering van verschillende taken / functies die hiermee in verband staan;
  • Antwoorden op allerlei algemene vragen over het indieningsproces van de visumaanvraag.
  • Antwoorden op allerlei vragen over de status van aanvragen die bij VFS GLOBAL zijn ingediend.
  • Het leveren / aanbieden van andere diensten conform de vereisten van de betreffende regeringen / diplomatieke diensten.

    De persoonsgegevens worden vrijwillig verstrekt. Let wel: de weigering om persoonsgegevens te verstrekken kan VFS GLOBAL beperken in zijn bekwaamheid om de aangevraagde diensten te verlenen. In opdracht van de diplomatieke dienst(en) kan VFS GLOBAL (zelf of via externe dienstverleners / leveranciers) verschillende faciliteiten leveren voor inlichtingen over het visumaanvraagproces in het algemeen en/of de status van via VFS GLOBAL ingediende visumaanvragen, bijvoorbeeld callcenter, online volgen, e-mail etc.

  • Vragen over het algemene visumaanvraagproces:

    Gebruikers die vragen om inlichtingen over het algemene visumaanvraagproces hoeven geen persoonsgegevens te verstrekken.

  • Vragen over de status van ingediende visumaanvragen:

    Gebruikers die vragen om inlichtingen over de status van via VFS GLOBAL ingediende visumaanvragen kunnen het nummer van hun visumaanvraag opgeven om inlichtingen te ontvangen over de status van hun aanvragen van visa, vergunningen of reisdocumenten.

    Voor controledoeleinden kan aan de gebruikers worden gevraagd om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken zoals hun voor- of familienaam, telefoonnummer, adres of e-mailadres, de datum van hun aanvraag of een combinatie van dergelijke informatie.

    Gebruikers die vragen om inlichtingen over het visumaanvraagproces behoren hun paspoortnummer of persoonsgegevens echter niet op te vragen of te verstrekken in hun e-mailcorrespondentie met VFS GLOBAL en/of onze dienstverleners / leveranciers. In plaats daarvan volstaat het aanvraagnummer. VFS GLOBAL is niet verplicht om e-mailberichten met persoonsgegevens te beantwoorden. Indien persoonsgegevens worden bekendgemaakt, gebeurt dit op eigen risico van de gebruikers/aanvragers en is VFS GLOBAL op geen enkele wijze verantwoordelijk voor enig misbruik e.d.

    Voor kwaliteitscontroledoeleinden kan de interactie met gebruikers worden opgenomen. In dergelijke gevallen worden gebruikers over deze praktijk en dit doeleinde verwittigd aan het begin van de betreffende interactie. Tenzij de betreffende diplomatieke missie(s) een andere vereiste opleggen, worden dergelijke opnames 30 dagen na de datum van de betreffende interactie(s) vernietigd.

Afspraken voor een gesprek:

Bepaalde diplomatieke missies kunnen eisen dat de aanvrager deelneemt aan een persoonlijk gesprek. Voor de inplanning van dergelijke gesprekken dienen de aanvragers hun aanvraagnummer en/of bepaalde persoonsgegevens te verstrekken, zoals hun familienaam, voornaam, geboortedatum, telefoonnummer, adres, e-mailadres, aanvraagdatum en paspoortnummer.

Al dergelijke informatie die bij het maken van de afspraak voor het betreffende gesprek door de aanvrager wordt gepost, verstrekt of ingediend, wordt geconverteerd naar een vorm die door de betreffende diplomatieke missie wordt voorgeschreven voor de ontvangst van dergelijke aanvragen en aan de betreffende diplomatieke missie doorgegeven.

Bepaalde gegevens en informatie met betrekking tot visumaanvragen die door VFS GLOBAL worden ontvangen, worden momenteel opgeslagen / gehost in een of meerdere datacenters in Engeland (Londen) en India (Mumbai). De gegevens die door VFS Global in zijn systemen wordt bewaard voor de verwerking van visumaanvragen van aanvragers uit de Europese Unie, worden opgeslagen binnen de grenzen van de Europese Unie (EU). De gegevens van aanvragers buiten de EU kunnen worden bewaard in systemen van VFS Global in onze datacenters in Engeland (Londen) of India (Mumbai).

Deze gegevens kunnen door VFS GLOBAL worden gebruikt voor de vervulling van zijn uiteenlopende verplichtingen jegens de relevante diplomatieke missies en worden vernietigd binnen 30 (dertig) dagen na de datum van ontvangst ervan door VFS GLOBAL. Er wordt echter geen informatie /gegevens met persoonsgegevens van de aanvragers bewaard in de hierboven vermelde datacenters.

Bekendmaking van persoonsgegevens:

Persoonsgegevens van aanvragers worden niet door VFS GLOBAL verruild, verhuurd of verkocht. Persoonsgegevens van aanvragers worden niet door VFS GLOBAL bekendgemaakt of op andere wijze overgedragen, tenzij voor de hier uiteengezette doeleinden. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het verlenen van diensten en het uitvoeren van onze uiteenlopende verplichtingen.

Soms kan het echter nodig zijn dat VFS GLOBAL persoonsgegevens bekendmaakt, bijvoorbeeld om te voldoen aan een gerechtelijk bevel of gerechtelijke procedure of ander juridisch, wettelijk of reglementair proces waaraan VFS GLOBAL is onderworpen of voor de uitvoering van juridische rechten of verdedigingen bij rechtsvorderingen, strafrechtelijke onderzoeken, juridische zaken of voor de preventie, het onderzoeken of het vervolgen van criminele activiteiten of zaken met betrekking tot de nationale veiligheid.

Regelingen met dienstverleners: VFS GLOBAL kan persoonsgegevens bekendmaken (of op andere wijze beschikbaar stellen) aan externe dienstverleners zoals koeriers, sms-providers en callcenters. Deze externe dienstverleners worden voorzien van de informatie die zij nodig hebben om hun toegewezen taken uit te voeren en zijn niet bevoegd om persoonsgegevens te gebruiken of bekend te maken voor hun eigen doeleinden. Een voorbeeld: wanneer een visumaanvrager opteert voor een koeriersdienst, zal VFS GLOBAL bepaalde persoonsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer aan het externe koeriersbedrijf bekendmaken. Er worden echter geen persoonsgegevens doorgegeven aan sms-providers. Dergelijke externe dienstverleners moeten zich ook houden aan de door VFS GLOBAL uiteengezette veiligheids- en privacyvereisten.

Cookies

Cookies zijn bestanden of stukken informatie die worden opgeslagen op systemen of apparatuur met internetverbinding van de gebruiker, wanneer de gebruiker de website(s) van VFS GLOBAL bezoekt. VFS GLOBAL gebruikt cookies om de website(s) eenvoudiger in gebruik te maken. VFS GLOBAL kan de identiteit van de gebruiker niet vaststellen op basis van deze informatie.

  • De website van VFS GLOBAL biedt bepaalde functies die enkel beschikbaar zijn via het gebruik van cookies.
  • De cookies helpen websitegebruikers en onderhouden hun ingelogde status.
  • De meeste cookies zijn "sessiecookies", wat betekent dat ze automatisch van de harde schijf van de websitegebruiker worden gewist aan het einde van een sessie wanneer de aanvrager/gebruiker de website verlaat. Bij meerdere bezoeken aan onze websites blijven er echter permanente cookies achter.
  • De aanvrager / websitegebruiker kan cookies opdoen via koppelingen vanaf externe sites naar bepaalde pagina's van de website die VFS GLOBAL niet onder controle heeft.

    Wanneer een gebruiker de website(s) van VFS GLOBAL opgaat, gaat deze gebruiker akkoord met het gebruik van cookies door VFS GLOBAL. Indien de gebruiker niet akkoord gaat met het gebruik van cookies, dient hij/zij de website(s) van VFS GLOBAL niet te gebruiken. Indien de cookies worden uitgeschakeld, kan dat de gebruikerservaring met de website(s) van VFS GLOBAL beïnvloeden.

SPAM

  • VFS GLOBAL tolereert geen spam.
  • De website(s) en communicatiemiddelen van VFS GLOBAL mogen niet worden gebruikt voor de verzending van spam of andere content die wordt verboden in de algemene voorwaarden voor gebruikers van VFS GLOBAL.
  • Berichten worden automatisch door VFS GLOBAL gefilterd en gescand op virussen en andere illegale of verboden content voordat ze worden verzonden.
  • Indien u problemen met spam of vervalste e-mailberichten wilt melden, stuur dan een e-mailberichtje naar communications@vfsglobal.com.
  • E-mailberichten die naar of door VFS GLOBAL worden verstuurd in verschillende formaten, worden niet permanent opgeslagen. VFS GLOBAL verhuurt of verkoopt geen e-mailadressen aan derden.
  • Gebruikers mogen de website VFS GLOBAL en de content ervan niet wijzigen, beschadigen, hacken, misbruiken of verkeerd gebruiken of eraan toevoegen.

Beveiliging

VFS GLOBAL heeft maatregelen getroffen ter bescherming van de persoonsgegevens in ons bezit en waarover wij controle hebben. VFS GLOBAL hanteert redelijke administratieve, technische, fysieke en organisatorische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens in ons bezit en waarover wij controle hebben. VFS GLOBAL kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor wederrechtelijke toegang, gebruik, wijziging, vernietiging of onderschepping door onbevoegden.

De bewaring of vernietiging van persoonsgegevens:

Aanvraagpakketten die van aanvragers worden ontvangen, worden niet door VFS GLOBAL gekopieerd of bewaard. Tenzij de betrokken diplomatieke missie anders opdraagt, worden alle andere papieren kopieën, formulieren en andere dossiers die persoonsgegevens bevatten, op veilige wijze versnipperd en vernietigd binnen dertig (30) dagen na de teruggave van het paspoort van de aanvrager.

Teneinde de aanvrager te kunnen bijstaan indien deze VFS GLOBAL contacteert met vragen achteraf, kunnen persoonsgegevens van aanvragers in elektronische vorm worden bewaard nadat hun paspoorten en/of documenten zijn teruggegeven, echter maximaal dertig (30) dagen lang of gedurende een periode die door de betreffende regeringen / diplomatieke missies wordt bepaald.

Persoonsgegevens in de apparatuur die voor de opslag van persoonsgegevens wordt gebruikt, wordt veilig door VFS GLOBAL verwijderd of vernietigd. Bij de verwijdering van apparatuur die is gebruikt voor de opslag van persoonsgegevens (zoals archiefkasten, computers, diskettes en geluidscassettes) neemt VFS GLOBAL gepaste maatregelen om alle eventuele opgeslagen informatie te verwijderen of te wissen om toegang door onbevoegden te voorkomen.

Juridisch

VFS GLOBAL en zijn externe dienstverleners / leveranciers kunnen persoonsgegevens verstrekken naar aanleiding van huiszoekingsbevelen of andere rechtsgeldige verzoeken met betrekking tot overtredingen van de wet of van reglementen of indien dit op andere wijze wordt vereist of toegestaan door het toepasselijk recht, indien dit nodig is om rechtsvorderingen uit te voeren of ons ertegen te verdedigen of indien dit andere wijze wettelijk is toegestaan.

Koppelingen met derden

De website van VFS GLOBAL kan koppelingen naar externe websites /websites van derden bevatten, die allerlei producten en/of diensten promoten die VFS GLOBAL niet zelf bezit of verleent. Deze koppelingen naar websites worden aangeboden voor reclamedoeleinden en worden niet door VFS GLOBAL gecontroleerd. Deze koppelingen worden aangeboden om u van dienst te zijn. De toegang ertoe is vrijwillig en geeft niet aan dat VFS GLOBAL enige van deze externe websites aanbeveelt of eraan gelieerd is. De gebruikers dienen naar eigen inzicht te bepalen hoe zij met deze websites willen omgaan; VFS GLOBAL en onze functionarissen, medewerkers en vertegenwoordigers hebben geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid van welke aard ook voor deze externe websites en de informatie die zij bevatten.

Deze gekoppelde websites hebben elk hun eigen privacybeleid, kennisgevingen en gebruiksvoorwaarden, die gebruikers zorgvuldig dienen te lezen. VFS GLOBAL heeft geen enkele controle over de betreffende externe websites en aanvaardt daarom geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid over de praktijken ervan met betrekking tot persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

De bekendmaking van persoonsgegevens gebeurt geheel vrijwillig. Wij gaan ervan uit dat de aanvragers / gebruikers die persoonsgegevens bekendmaken, dit privacybeleid hebben gelezen en begrijpen en akkoord gaan met het gebruik en de bekendmaking van hun persoonsgegevens op de wijze die in dit privacybeleid wordt uiteengezet. De aanvragers / gebruikers hebben het recht hun toestemming in te trekken voordat hun persoonsgegevens door VFS GLOBAL worden doorgegeven aan de relevante diplomatieke missies, regeringen en/of visumkantoren of andere derden.

Aanvragers hebben recht op toegang tot hun persoonsgegevens die zij hebben verstrekt. Verzoeken van gebruikers om toegang tot hun persoonsgegevens kunnen per e-mailbericht worden verzonden naar het e-mailadres vermeld op de pagina 'Contact opnemen'; gelieve daarbij “Subject Access Request” in de onderwerpregel te vermelden. Dit verzoek wordt dan doorgezonden naar de betreffende regering / diplomatieke missie die de gegevensbeheerder is. VFS GLOBAL zal dan verdere actie ondernemen op basis van de instructies die wij ontvangen van de betreffende regering / diplomatieke missie.

VFS GLOBAL kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de vaststelling van de authenticiteit of waarheidsgetrouwheid van de informatie die door aanvragers wordt verstrekt. Het is de taak van de aanvrager om te zorgen dat de informatie die hij/zij aan VFS GLOBAL verstrekt, waarheidsgetrouw, volledig en actueel is.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt en gebruikers / aanvragers dienen de website van VFS GLOBAL regelmatig te bezoeken en de nieuwste beleidsverklaring te lezen.

Contact opnemen

Als u vragen hebt of meer informatie wenst over dit privacybeleid of de praktijken die erin worden beschreven, kunt u zich richten tot vfsprivacy@vfsglobal.com.

Inlichtingen

Als u vragen hebt over dit privacybeleid, stuur dan uw e-mailbericht naar vfsglobalprivacyofficer@vfsglobal.com

Pas op voor frauduleuze werkaanbiedingen

Frauduleuze werving / werkaanbiedingen

VFS Global heeft ontdekt dat mensen zijn benaderd door personen die zich ten onrechte voordoen als vertegenwoordigers van VFS Global en die frauduleuze of fictieve banen aanbieden met de bedoeling persoonsgegevens te stelen of geld af te troggelen. Wij moedigen u aan, voorzichtig en verstandig om te gaan met dergelijke aanbiedingen waarin werk of werkvisa worden aangeboden in ruil voor betalingen van onkosten. Deze aanbiedingen zijn volkomen ongeldig. VFS Global is geen wervingsbureau en werft geen personeel voor derden. Deze oplichters opereren voornamelijk via het internet, e-mail, telefoon e.d. Wij raden iedereen aan, op uw hoede te zijn.

VFS Global is een visumverwerkingsbureau en wij werken uitsluitend samen met regeringen en diplomatieke missies, door administratief werk te verrichten in het kader van hun verwerking van visumaanvragen. VFS Global en onze vertegenwoordigers vragen nooit om geld om mensen aan te lokken met vacatures bij VFS Global of andere bedrijven. Indien u een bericht ontvangt waarin wordt beweerd dat het van VFS Global afkomstig is en waarin om geld wordt gevraagd, is de betreffende werkaanbieding frauduleus.

Tekenen die op wervingsfraude wijzen

Hier volgen enkele voorbeelden van tekenen die wijzen op wervingsfraude en overtreding van de processen en ethische praktijken van VFS Global:

  • Het e-mailbericht is niet verzonden van een officieel e-mailadres van VFS Global maar van een gratis e-mailservice zoals Hotmail, Gmail, Outlook, Yahoo, enz. Het is ook mogelijk dat het e-mailbericht is verzonden vanuit een vals e-mailadres.
  • U wordt gevraagd om privé- of vertrouwelijke informatie te verstrekken.
  • U wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek dat telefonisch of per Instant Messenger of gelijksoortige service plaatsvindt.
  • U wordt verzocht om geld over te maken.
  • U wordt verzocht om vervalste wervingsdocumentatie in te vullen, bijvoorbeeld een sollicitatie- of visumaanvraagformulier. (De naam en het logo van VFS Global kunnen zijn vervalst of nagemaakt en zonder onze toestemming in de documenten worden gebruikt.)
  • Er wordt gezegd dat het dringend is.
  • Er wordt gevraagd om te betalen voor de verwerking van de aanvraag van werkvergunningen, visa en dergelijke.

Dergelijke handelingen kunnen bedoeld zijn om geld of persoonsgegevens van slachtoffers af te troggelen.

Deze personen houden zich bezig met activiteiten die straf- en civielrechtelijke overtredingen omvatten. Hoewel VFS Global dergelijke zaken ernstig neemt en het recht voorbehoudt om de bevoegde wetshandhavingsinstanties te contacteren zodat deze de betreffende illegale activiteiten kunnen onderzoeken en vervolgen, is het vaak moeilijk om dergelijke personen op te sporen en te vervolgen.

Daarom vragen wij u, als u een schriftelijk of mondeling verzoek ontvangt voor een sollicitatiegesprek of werkaanbieding waarvan u denkt dat het frauduleus of verdacht is, er niet op in te gaan. U kunt ook aan VFS Global vragen om het verzoek te verifiëren door ons te e-mailen op communications@vfsglobal.com

Als u ontdekt dat er fraude wordt gepleegd, moedigen wij u aan onmiddellijk uw lokale politie en/of bevoegde autoriteiten te contacteren en ons op de hoogte te houden door de fraude te melden via acco@vfsglobal.com

VFS Global kan in geen enkel geval aansprakelijk of verantwoordelijk worden gesteld voor enig verlies, schade, onkosten of ervaren ongemak ten gevolge van de activiteiten van deze onbevoegde personen.