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Datenschutzerklärung

Einleitung

Wir bei VF Worldwide Holdings Ltd. haben es uns zum Ziel gesetzt, Ihre Privatsphäre zu schützen und zu respektieren.

Diese Datenschutzerklärung (nachfolgend „Erklärung“ genannt) informiert Sie darüber, wie VF Worldwide Holdings Ltd., unsere weltweiten Unternehmen und Tochtergesellschaften (nachfolgend „VFS Global“, „wir“ oder „uns“ genannt) mit personenbezogenen Daten umgehen. Diese Erklärung gilt für alle damit verlinkten Websites, Produkte, Softwareprogramme oder Dienstleistungen von VFS Global (nachfolgend zusammenfassend unsere „Leistungen“ genannt). Manche Leistungen verweisen auf andere Datenschutzerklärungen, die bestimmte, konkret auf diese Leistung bezogene Datenschutzvorkehrungen erläutern.

Von Zeit zu Zeit kann es Änderungen an dieser Erklärung geben, überprüfen Sie diese Seite daher regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie mit allen Änderungen einverstanden sind.

Zuletzt geändert: 10. Mai 2018

Durch die Nutzung unserer Leistungen erklären Sie sich mit dieser Erklärung einverstanden.

Sollten Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzvorkehrungen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten oder schreiben Sie uns:

VFS Services Germany GmbH
Karl Strasse 104,
40210 Dusseldorf
Germany

Wer wir sind

VFS Global ist der weltweit größte Spezialist für Outsourcing- und Technologie-Dienstleistungen, unsere Kunden sind Regierungen und diplomatische Vertretungen auf der ganzen Welt. Wir sind befugt, Anträge für verschiedene Visakategorien, Genehmigungen und Reisedokumente anzunehmen, mit diesen Anträgen zusammenhängende administrative und nicht-entscheidungsrelevante Aufgaben sowie Bürgerdienste für unsere Regierungskunden zu übernehmen, damit diese sich ganz auf die wesentliche Aufgabe der Bewertung konzentrieren können. Durch die Bearbeitung der Anträge handelt VFS Global als Auftragsverarbeiter, die jeweiligen diplomatischen Vertretungen sind die Datenverantwortlichen. 

Die diplomatische Vertretung der Russischen Föderation (der Datenverantwortliche) ist:

The Russian Embassy in Germany
Unter den Linden 63-65
10117 Berlin

Wie Ihre Daten gesammelt werden

Wir erhalten Informationen über Sie, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Leistungen in Anspruch nehmen, z. B. bei Beantragung eines Visums oder Inanspruchnahme unseres Visaservices. Ebenso erhalten wir möglicherweise Informationen aus weiteren Quellen, z. B. bei der Überprüfung eines Dokuments im Rahmen der Visumbeantragung, falls der Regierungskunde dies wünscht. In diesem Fall können wir z. B. Kreditrating-Agenturen, Betrugsermittlungsbehörden, Bildungseinrichtungen, frühere Arbeitgeber sowie andere Stellen kontaktieren, um zusätzliche Informationen zu erhalten.

Welche Daten gesammelt werden

Wir sammeln ausschließlich die vom Regierungskunden angeforderten Informationen, um den Visumantrag einzureichen oder eine gewünschte Leistung zu erbringen. Welche personenbezogenen Daten gesammelt werden, wird von der Regierung vorgegeben, die das Visum ausstellt, und hängt vom beantragten Visumtyp ab.

Gesammelte Daten können unter anderem sein:

Personenbezogene Daten: Name, Personalausweisnummer, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Angaben zum Reisedokument (z. B. Reisepass oder Personalausweis), Emailadresse, Telefonnummer und Postanschrift, Geburtsort und -datum u. a.

Sensible personenbezogene Daten: Religionszugehörigkeit, Familienstand, gesundheitsbezogene Angaben, biometrische Daten wie z. B. Fingerabdrücke, Fotografien und DNA-Proben

Informationen über Dritte: Kinder, Namen der Eltern, Name des Ehepartners/der Ehepartnerin, Angaben zum Arbeitgeber, persönliches Empfehlungsschreiben, Anschrift am Zielort

Kontaktdaten: Kontaktangaben, Emailadresse, Mobiltelefonnummer 

Zahlungsdaten: Angaben zu Bank-/Kreditkarte und Bankverbindung

Daten von elektronischen Datenträgern: Bilder von Überwachungskameras, Video- und Audioaufnahmen, Internet-Cookies (s. u.)

Diese Liste ist nicht erschöpfend und kann sich je nach Anforderungen des Regierungskunden und den von Ihnen gewünschten Leistungen ändern.

Wenn Sie Genaueres zu den personenbezogenen Daten erfahren möchten, die für die Beantragung Ihres Visums oder Reisedokuments gesammelt werden, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten oder an die zuständige diplomatische Vertretung (Anschrift s. o.).

Wie Ihre Daten genutzt werden

VFS Global nutzt Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für die konkrete Visumbeantragung oder zur Erbringung einer von Ihnen gewünschten Zusatzleistung, z. B. Kurierlieferung Ihres Visums zu Ihnen nach Hause.

Wir können Ihre Daten nutzen, um:

  • einen Termin mit einem für die Einreichung des Visumantrags bei einer Visastelle beauftragten Mitarbeiter zu vereinbaren;
  • Sie bei der Beantragung Ihres Visums oder anderer Reisedokumente zu unterstützen;
  • Ihre Identität zu bestätigen;
  • Ihnen die Nachverfolgung des Antragstands zu ermöglichen;
  • von Ihnen gewünschte Zusatzleistungen zu erbringen;
  • unsere Leistungspflichten gegenüber unseren Regierungskunden zu erfüllen;
  • Prüfungsverfahren in Bezug auf Ihren Visum- oder Reisedokumentantrag durchzuführen;
  • Straftaten zu verhindern;
  • von Ihnen Feedback zu den für Sie erbrachten Leistungen zu erhalten;
  • (mit Ihrem Einverständnis) von Ihnen angeforderte und für Sie interessante Informationen an Sie weiterzuleiten.

Wie lange Ihre Daten gespeichert werden

Wir überprüfen regelmäßig unsere Speicherfristen für personenbezogene Daten. Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Informationen zu speichern, um unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen (z. B. Rechnungen aus steuerrechtlichen Gründen). Wir werden Ihre persönlichen Informationen auf unseren Systemen nur für die Mindestzeit aufbewahren, die für die entsprechende Aktivität erforderlich ist, wie von unserer Kundenregierung vorgeschrieben.

Die von uns gesammelten Visaantragsdaten werden nicht von VFS Global kopiert oder aufbewahrt. Alle anderen Papierdokumente, Papierausdrucke, Formulare oder andere Aufzeichnungen, die persönliche Informationen enthalten, werden innerhalb von dreißig (30) Tagen nach der Rücksendung Ihrer Reisedokumente durch einen sicheren Vorgang vernichtet.

Einige Ihrer persönlichen Daten können in elektronischer Form für maximal dreißig (30) Tage nach der Rücksendung Ihrer Reisedokumente aufbewahrt werden. Dies dient dazu, Sie zu unterstützen, sollten Sie uns mit weiteren Fragen kontaktieren.

Wer Zugang zu Ihren Daten hat

Ohne Ihr Einverständnis geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter. Ihre personenbezogenen Daten können an Unternehmen von VFS Global weitergegeben werden, wenn dies für die Bearbeitung Ihrer Anfragen, für die Erbringung einer von Ihnen gewünschten Zusatzleistung (z. B. wenn Sie uns mit der Lieferung Ihres Visums nach Hause oder ins Büro beauftragt haben), für die Durchführung von Prüfungsverfahren oder für die Verhinderung von Straftaten erforderlich ist.

Ohne Ihr ausdrückliches Einverständnis geben wir Ihre Daten nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter. Sie können Ihr Einverständnis jederzeit widerrufen, indem Sie gegebenenfalls online Ihre Account-Einstellungen aktualisieren oder unseren Kundenservice kontaktieren (nähere Angaben erhalten Sie bei Antragstellung).

Die zuständigen Behörden:

Wenn Sie einen Antrag auf Erteilung eines Visums oder anderer Reisedokumente stellen, werden Ihre personenbezogenen Daten an die diplomatische Vertretung des Landes geschickt, für das Sie ein Visum beantragen. Zur Verhinderung von Straftaten oder terroristischer Anschläge kann diese diplomatische Vertretung Ihre personenbezogenen Daten den zuständigen Regierungs-, Aufsichts- oder Vollzugsbehörden mitteilen.

Dritte aus rechtlichen Gründen:

Bei Bedarf können wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, z. B.:

um Rechtspflichten zu erfüllen und Anfragen von staatlichen Stellen zu beantworten, darin eingeschlossen Strafverfolgungsbehörden und andere öffentliche Stellen, wobei es sich auch um Behörden außerhalb Ihres Aufenthaltslandes handeln kann;

bei Fusion, Verkauf, Umstrukturierung, Übernahme, Joint Venture-Gründung, Übereignung, Übertragung oder sonstiger Überführung unseres gesamten Unternehmens oder einzelner Unternehmensteile, der Vermögenswerte oder Aktien (auch in Verbindung mit einer Insolvenz oder einem ähnlichen Verfahren);

um unsere Rechte, Nutzer, Systeme und Leistungen zu schützen.

Drittdienstleister, die für uns tätig sind:

Wir können Ihre Daten an unsere Drittdienstleister, Vertreter, Nachunternehmer und sonstige angeschlossene Organisationen weitergeben, damit diese in unserem Namen für Sie Aufgaben übernehmen und Leistungen erbringen (z. B. Zahlungsvorgänge oder Kurierlieferung des Visums zu Ihnen nach Hause). Wenn wir Drittdienstleister einsetzen, teilen wir ihnen jedoch nur diejenigen personenbezogenen Daten mit, die zur Erbringung der Leistungen erforderlich sind; überdies sind sie aufgrund des Vertrags mit VFS Global dazu verpflichtet, Ihre Daten sicher zu behandeln und diese nicht zu eigenen direkten Werbezwecken zu verwenden. Wir versichern Ihnen, dass wir ohne Ihre Erlaubnis Ihre Daten nicht zu direkten Werbezwecken an Dritte außerhalb des Netzwerks von VFS Global weitergeben.

Drittdienstleister, mit denen wir zusammenarbeiten:

Wir arbeiten eng mit ausgesuchten Drittdienstleistern zusammen, um Ihnen hochwertigen und zuverlässigen Service zu bieten und eine reibungslose Antragstellung sicherzustellen. So müssen wir beispielsweise zur Bezahlung des Visumantrags die entsprechende Zahlung durchführen können. Der zuständige Drittdienstleister verwendet Ihre Angaben, um die Zahlung durchzuführen und seine aus geltendem Recht hervorgehenden Pflichten zu erfüllen. In manchen Fällen fungieren sie als Datenverantwortliche für Ihre Daten, daher empfehlen wir Ihnen, die entsprechenden Datenschutzerklärungen zu lesen. Diese Drittdienstleister geben Ihre Daten an uns weiter, und wir verwenden sie gemäß dieser Datenschutzerklärung.

Offshore-Übermittlung Ihrer Daten:

Im Rahmen der Leistungen, die wir Ihnen auf dieser Website oder bei einer Visastelle anbieten, werden die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, zumeist in Offshore-Länder übermittelt. Das liegt daran, dass Ihre personenbezogenen Daten bei Beantragung eines Visums oder anderer Reisedokumente über die diplomatische Vertretung an das Land geschickt werden, für das Sie das Visum beantragen. In den betreffenden Ländern gelten unter Umständen andere Datenschutzgesetze als in Ihrem Land oder in der EU. Im Rahmen der Visumbeantragung holen wir Ihr Einverständnis zur Offshore-Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ein; auch wenn dies ein notwendiger Bestandteil der Beantragung ist, sind wir gesetzlich verpflichtet, Sie um Erlaubnis zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten zu fragen.

Je nach Aufenthalts- und Zielland können wir Ihre personenbezogenen Daten VFS-intern an eins unserer Datenzentren in Großbritannien (UK), Kanada, Deutschland, Indien oder Russland übermitteln. Wenn wir VFS-intern personenbezogene Daten an ein anderes Land übermitteln, dessen Datenschutzgesetze möglicherweise nicht dasselbe Datenschutzniveau wie in Ihrem Heimatland bieten, ergreifen wir entsprechende Maßnahmen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Mit anderen Worten, Ihre Datenschutzrechte bleiben auch in anderen Ländern bestehen. So verwenden wir beispielsweise von der Europäischen Kommission gebilligte Vertragsbestimmungen und weitere Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten diese schützen.

Wenn Sie mehr über unsere Datenübertragungsverfahren erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

Sie entscheiden über die Nutzung Ihrer Daten

Sie haben das Recht, Ihr zuvor erteiltes Einverständnis zur Verarbeitung Ihrer Daten zurückzuziehen. In diesem Fall können wir Ihren Visumantrag allerdings nicht weiter bearbeiten.

Wir werden Sie nur dann per Email, Telefon oder Textnachricht zu Werbezwecken kontaktieren, wenn Sie uns zuvor die Erlaubnis hierzu erteilt haben. Wenn Sie keine weiteren Werbeinformationen mehr erhalten wollen, kontaktieren Sie einfach unseren Kundenservice oder aktualisieren Sie gegebenenfalls online Ihre Account-Einstellungen.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bestimmte gesetzliche Rechte. Diese sind im Einzelnen:

  1. Informationsrecht über die Art der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten;
  2. Auskunftsrecht zu Ihren personenbezogenen Daten;
  3. Recht auf Berichtigung von fehlerhaften personenbezogenen Daten;
  4. Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (soweit gesetzlich vorgesehen);
  5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
  6. Recht auf Datenübertragbarkeit;
  7. Widerspruchsrecht gegen die Art der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten;
  8. Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungen und Profiling;
  9. Recht auf Widerruf Ihrer Einverständniserklärung

Wenn Sie der Ansicht sind, dass mit Ihren personenbezogenen Daten nicht richtig umgegangen wurde, oder Sie sich über die Verarbeitungsweise Ihrer personenbezogenen Daten beschweren wollen, haben Sie ein Beschwerderecht.

Reichen Sie Ihre Beschwerde bitte bei unserem Datenschutzbeauftragten  bzw. direkt bei der zuständigen diplomatischen Vertretung bzw. bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes oder eines anderen EU-Landes ein und legen Sie dar, wie Sie Ihre Rechte durch die Datenverarbeitung durch VFS Global beeinträchtigt sehen.

Für VFS Global ist in der EU die folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

The Information Commissioner's Office,

Wycliffe House, Water Lane,

Wilmslow, Cheshire,

SK9 5AF, United Kingdom.

Telefon: + 44 (0)1625 545 745

Email: https://ico.org.uk/global/contact-us/

Datenauskunft und Aktualisierung

Sie haben das Recht, eine Kopie der bei VFS Global über Sie gespeicherten Informationen anzufordern. Wir geben Ihnen gerne Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, sofern dem keine einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und Ausnahmeregelungen, einschließlich Verfahren zur Identitätsprüfung, entgegenstehen. Bevor wir Ihnen Daten zur Verfügung stellen, fragen wir Sie nach einem Identitätsnachweis und ausreichend Informationen über Ihre Kommunikation mit VFS Global, sodass wir alle relevanten Daten auffinden können. Für die Bereitstellung einer Kopie Ihrer bei uns gespeicherten Daten kann eine Bearbeitungsgebühr erhoben werden (sofern dies nicht von geltendem Recht untersagt ist).

Die Korrektheit Ihrer Daten ist uns wichtig. In einigen Ländern haben Sie gesetzlich das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu korrigieren oder zu ändern, wenn diese fehlerhaft sind oder aktualisiert werden müssen. Außerdem kann das Recht bestehen, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu fordern; dies ist allerdings aufgrund von gesetzlichen Vorschriften und anderen Verpflichtungen und Faktoren nicht in allen Fällen möglich.

Wir arbeiten daran, Ihnen die Prüfung und Korrektur Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu erleichtern. Wenn Sie vorher eine Kopie Ihrer bei VFS Global gespeicherten Informationen anfordern wollen, Ihre Emailadresse sich geändert hat oder andere Informationen fehlerhaft bzw. nicht mehr aktuell sind, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice oder unsere Geschäftsstelle (Adresse s. oben) oder schreiben Sie eine Email an unseren Datenschutzbeauftragten.

Sicherheitsvorkehrungen zur Verhinderung von Verlust, Missbrauch oder Änderung Ihrer Daten

Wenn Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, sorgen wir dafür, dass diese sicher behandelt werden. Sensible Daten (wie Angaben zu Kreditkarte oder Bankverbindung) werden verschlüsselt und geschützt. Wenn Sie auf unserer Website eine sichere Seite aufrufen, erscheint in der Adressleiste der meisten Internetbrowser ein Schloss-Symbol: Privacy-Notice. Das heißt, dass die Datenübertragung von Ihrem Browser an unsere Server aus Sicherheitsgründen verschlüsselt wird.

Nicht-sensible Daten (wie z. B. Ihre Emailadresse) werden ganz normal über das Internet übermittelt, dabei kann die Sicherheit nie zu 100% garantiert werden. Auch wenn wir uns bemühen, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir daher die Sicherheit der von Ihnen übermittelten Informationen nicht garantieren; Sie tun dies also auf eigene Gefahr. Sobald wir Ihre Daten erhalten, bemühen wir uns nach besten Kräften, damit sie in unseren Systemen sicher sind. Wenn Sie einen Account einrichten, beispielsweise um einen Termin bei einer Visastelle zu vereinbaren, tragen Sie die Verantwortung für die Geheimhaltung Ihres Account-Passworts; wir bitten Sie daher, Ihr Passwort nicht an andere weiterzugeben.  

Profiling

Profiling (Erstellung von Profilen) bezeichnet jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, um ein bestimmtes Verhalten zu analysieren oder vorherzusagen. VFS Global erstellt keinerlei Kundenprofile.

Cookies

Wie viele andere Websites verwendet die Website von VFS Global Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die von einer Organisation an Ihren Computer geschickt und auf Ihrer Festplatte gespeichert werden; damit kann eine Website Sie bei einem erneuten Besuch „wiedererkennen“. Cookies sammeln statistische Informationen über Ihre Browseraktivitäten und -verhaltensmuster, wir können Sie jedoch nicht anhand von Cookies identifizieren. Wir verwenden beispielsweise Cookies, um die eingestellte Sprache zu speichern. Dadurch können wir unsere Website optimieren und einen besseren, auf Sie persönlich zugeschnittenen Service anbieten.

Sie können Cookies in Ihren Browser-Einstellungen deaktivieren. Um mehr Informationen zum Deaktivieren von Cookies zu erhalten, besuchen Sie unsere vollständige Erklärung zu Cookies. Das Deaktivieren von Cookies kann zu Einschränkungen in der Nutzung unserer Website führen.

Verlinkungen zu anderen Websites

Unsere Website kann Links zu Websites anderer Organisationen enthalten. Diese Datenschutzerklärung gilt lediglich für unsere eigene Website, wir empfehlen Ihnen daher, auch die Datenschutzrichtlinien der anderen von Ihnen besuchten Websites zu lesen. VFS Global übernimmt keinerlei Verantwortung für die Datenschutzrichtlinien und -vorkehrungen anderer Sites, auch wenn Sie diese über einen Link auf unserer Site erreichen.

Wenn Sie unsere Website über einen Link von einer dritten Site erreicht haben, übernehmen wir auch keinerlei Verantwortung für die Datenschutzrichtlinien und -vorkehrungen der Inhaber und Betreiber dieser dritten Website und empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung dieser dritten Site zu prüfen.

Social Media-Funktionen

Einige unserer Leistungen können Social Media-Funktionen enthalten, beispielsweise die Like-Buttons, Widgets, Share-Buttons und interaktiven Mini-Anwendungen von Facebook®. Diese Internetdienste können Informationen zu den von Ihnen besuchten Websites und IP-Adressen sammeln und verwenden möglicherweise Cookies, damit bestimmte Funktionen reibungslos ablaufen. Wir übernehmen keinerlei Verantwortung für die Sicherheit und den Datenschutz der von diesen Dritten gesammelten Informationen. Wenn Sie im Internet auf Leistungen Dritter zugreifen oder diese in Anspruch nehmen, prüfen Sie bitte die jeweils geltenden Datenschutzerklärungen oder -richtlinien. Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre personenbezogenen Daten mit dem Provider Ihres Social Media-Accounts oder anderen Social Media-Nutzern geteilt werden, verbinden Sie bitte nicht Ihren Social Media-Account mit Ihrem VFS Global-Account und tauschen Sie sich nicht in den sozialen Netzwerken über unsere Leistungen aus.

Kontakt

Falls Sie Fragen zu dieser Erklärung oder unseren Datenschutzvorkehrungen haben, können Sie uns gerne per Email oder Post kontaktieren:

Datenschutzbeauftragter der VFS Global Group:
Email:
DPO@vfsglobal.com

Anschrift:
Attn: Group Data Protection Officer
VF Services UK Limited,
3rd Floor,
66 Wilson Street,
London,
EC2A 2BT
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