• Kim jesteśmy (VFS Global)?
• Usługi świadczone przez VFS Global
• Administratorzy danych
• W jaki sposób gromadzimy Państwa dane osobowe?
• Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
• W jaki sposób wykorzystywane są Państwa dane osobowe?
• Jak długo przechowujemy Twoje dane?
• Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?
• Przekazywanie danych osobowych za granicę
• Twoje prawa
• W jaki sposób VFS Global chroni Twoje dane osobowe
• Monitoring
• Technologia
• Nasze dane kontaktowe oraz sposób zadawania pytań lub składania skarg związanych z prywatnością
• Data ostatniej aktualizacji niniejszej Polityki prywatności

1. Przetwarzanie wizy, paszportu, zarządzania tożsamością i innych usług dla obywateli (takich jak odnowienie paszportu)
VFS Global jest zewnętrznym partnerem rządów klientów i misji dyplomatycznych w zakresie zarządzania zadaniami administracyjnymi i nieoceniającymi związanymi z wizami, paszportami, dokumentami podróży, zarządzaniem tożsamością i innymi usługami obywatelskimi. W tym charakterze VFS Global (za pośrednictwem swoich centrów obsługi wniosków wizowych (VAC)) jest jedynie odpowiedzialny za przyjmowanie wniosków wizowych/zezwoleń lub dokumentów podróży, gromadzenie danych biometrycznych, w stosownych przypadkach, gromadzenie dokumentów towarzyszących wnioskom w imieniu rządu / misji dyplomatycznej klienta; składanie wniosków i danych biometrycznych do rozpatrzenia przez rząd klienta / misja dyplomatyczna pobieranie paszportów z wizy wnioskodawcy i powracające paszporty. VFS Global nie odgrywa żadnej roli w podejmowaniu decyzji, jakie dokumenty należy dołączyć lub jakie uwagi lub szczegóły należy zgłosić w procesie ubiegania się o wizę, paszport lub dokumenty podróży.
2. Dodatkowe usługi jako nasz klient
VFS Global oferuje również dodatkowy zakres usług o wartości dodanej (VAS) swoim klientom, którzy chcą je nabyć bezpośrednio od VFS Global. Należy pamiętać, że dostępność usług o wartości dodanej (VAS) może się różnić w zależności od kraju. Usługi są całkowicie niezależne od procedury ubiegania się o wizę/zezwolenie lub dokument podróży i mogą być zakupione zgodnie z Twoimi potrzebami. Usługi Value Added Services (VAS) oferowane przez VFS Global są usługami czysto opcjonalnymi/uznaniowymi, które są oferowane klientowi przez VFS Global bezpośrednio dostępne na podstawie umowy między VFS Global a klientem za dodatkową opłatą serwisową. Korzystanie z tej usługi nie wpływa ani nie gwarantuje decyzji lub czasu przetwarzania wizy / zezwolenia lub dokumentu podróży w jakikolwiek sposób, ponieważ jest to całkowicie zależne od decyzji rządu / misji dyplomatycznej klienta.

1. Podczas przetwarzania wizy, paszportu, zarządzania tożsamością i innych usług dla obywateli (takich jak odnowienie paszportu)
Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej w Federacji Rosyjskiej jest stroną odpowiedzialną za wykorzystanie danych osobowych, które podajesz w formularzu wniosku wizowego / zezwolenia lub dokumentu podróży, a w konsekwencji za dane otrzymane z Twojej strony w związku z przetwarzaniem wniosku o wizę / zezwolenie lub dokument podróży. Zobacz ten link, aby uzyskać więcej informacji o tym, jak przetwarzają Twoje dane osobowe. Rola ta jest znana jako "administrator danych" zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Może jednak mieć różne nazwy, takie jak "Organizacja", "Powiernik danych", "Strona odpowiedzialna", "Osoba zajmująca się przetwarzaniem danych" lub podobne, w zależności od kraju zamieszkania.
2. Świadcząc usługi o wartości dodanej jako nasz klient
Gdy VFS Global świadczy dodatkowe usługi zamówione przez Państwa, takie jak, ale nie wyłącznie, planowanie spotkań w Centrum Obsługi Wniosków Wizowych (VAC), śledzenie i przekazywanie wniosków/dokumentów, zapewnianie samoobsługowych stanowisk pracy przy składaniu wniosków wizowych, usługi kurierskie itp., VFS Global jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych podanych przez Państwa w związku z tymi usługami; dlatego VFS Global jest administratorem danych dla tych usług dodanych (VAS).

1. Podczas przetwarzania wizy, paszportu, zarządzania tożsamością i innych usług dla obywateli (takich jak odnowienie paszportu)
VFS Global jest upoważniony przez rząd/misję dyplomatyczną klienta, w imieniu którego pracujemy, do świadczenia usług wsparcia administracyjnego i gromadzenia danych biometrycznych związanych z przetwarzaniem wniosków wizowych/zezwoleń i dokumentów podróży. W zależności od kraju, w którym ubiegasz się o wizę/zezwolenie lub dokument podróży, wymagane od Ciebie dane osobowe mogą ulec zmianie, ale zawsze są one określane przez rząd/misję dyplomatyczną klienta, która określa cel przetwarzania danych osobowych, które mają być gromadzone, wykorzystywane i przekazywane przez VFS Global w ramach procesu ubiegania się o wizę. Lista danych wymaganych od Państwa w związku z każdą z różnych wiz/zezwoleń lub wniosków o podróż znajduje się na specjalnej stronie internetowej VF S Global dla odpowiednich tras wizowych/zezwoleń lub podróży w zakładce "Wizy, wizy elektroniczne i zezwolenia". Gdy kontaktują się Państwo z PPWW w celu przesłania formularza wniosku o wizę/zezwolenie lub w celu dostarczenia danych biometrycznych zgodnie z wymaganiami rządu/misji dyplomatycznej klienta, o którą ubiegali się Państwo o wizę/zezwolenie lub dokument podróży, członek personelu VFS Global lub upoważnieni partnerzy będą gromadzić Państwa dane osobowe od Państwa, Państwa opiekuna lub prawnie wyznaczonego przedstawiciela.
2. Świadcząc dodatkowe usługi jako nasz klient
Kiedy kontaktujesz się z naszym centrum obsługi klienta, podajesz te dane w formularzu internetowym na naszych stronach internetowych lub zamawiasz którąkolwiek z usług VFS Global Value Added Services (VAS), VFS Global gromadzi i przetwarza dane osobowe dostarczone przez Ciebie w celu dostarczenia żądanej usługi. Informacje takie mogą obejmować:
• Imię.
• Nazwisko.
• Adres dostawy.
• Adres e-mail.
• Numer telefonu komórkowego.
• Możemy również gromadzić Państwa datę urodzenia w celu identyfikacji Państwa podczas korzystania z usługi Track & Trace w związku z wnioskiem wizowym lub zezwoleniem.
• Numer referencyjny wniosku.
Należy pamiętać, że podanie danych osobowych w przypadku żądanych usług dodanych (VAS) nie jest obowiązkowe. Jednak bez podania wymaganych danych osobowych możemy nie być w stanie świadczyć tych usług.
3. Ochrona prywatności dzieci
Nasze usługi nie są przeznaczone ani celowo skierowane do dzieci. Kiedy przetwarzamy dane dzieci, wymagamy zgody rodzica lub opiekuna.

1. Podczas przetwarzania wizy, paszportu, zarządzania tożsamością i innych usług dla obywateli (takich jak odnowienie paszportu)
W odniesieniu do podstawy prawnej stosowanej przez rząd klienta / misję dyplomatyczną jako administratorów danych w procesie ubiegania się o wizę / zezwolenie, może być konieczne wyrażenie zgody w ramach procesu ubiegania się o wizę / pozwolenie. Aby uzyskać więcej informacji na temat treści tej zgody, którą musisz podać, sprawdź formularz wniosku wizowego / zezwolenia, w którym jest to wyjaśnione. Należy pamiętać, że każdy rząd/misja dyplomatyczna klienta ma swój własny formularz wniosku, co oznacza, że nie ma jednoznacznej zgody i może się ona różnić w zależności od kraju, w którym ubiegałeś się o wizę / zezwolenie lub dokument podróży.
2. Świadcząc dodatkowe usługi jako nasz klient
Jeśli zezwala na to prawo o ochronie danych w kraju zamieszkania użytkownika, VFS Global użyje podstawy prawnej "wykonania umowy". Oznacza to wprost, że kupując usługę o wartości dodanej (VAS) od VFS Global, zawierasz z nami umowę na świadczenie tej usługi. Nie moglibyśmy świadczyć tej usługi bez wykorzystania niektórych danych osobowych od Ciebie, zawarcie tej umowy oznacza, że wyraziłeś zgodę na przetwarzanie przez nas tych danych osobowych. Na przykład, aby zapewnić usługę kurierską, będziemy potrzebować adresu dostawy. Jeśli prawo o ochronie danych w Państwa kraju zamieszkania nie ma podstawy prawnej do "wykonania umowy", wówczas VFS Global poprosi Państwa o zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych w jednym lub kilku określonych celach.

1. Aby przetworzyć wizę, paszport, zarządzanie tożsamością i inne usługi dla obywateli (odnowienie paszportu)
Zgodnie z procesem ubiegania się o wizę/zezwolenie lub dokument podróży, informacje zebrane przez VFS Global w imieniu rządu klienta/misji dyplomatycznej są im przekazywane w celu oceny wniosków o wizę/zezwolenie lub dokument podróży. Należy pamiętać, że VFS Global (ani żaden członek jej grupy spółek lub pracowników) nie bierze udziału w procesie podejmowania decyzji ani w przyznawaniu lub odmowie wydania wizy/zezwolenia lub wniosku o dokument podróży. Ocena ta jest przeprowadzana według wyłącznego uznania rządu klienta / misji dyplomatycznej jako administratora danych (w odniesieniu do wszelkich danych osobowych przetwarzanych w związku z tym procesem), która zastrzega sobie prawo do zażądania dalszych dokumentów i informacji dotyczących wizy / zezwolenia lub dokumentu podróży, o który się ubiegasz, oraz do odrzucenia wniosku wizowego / zezwolenia. Musisz dostarczyć taką dodatkową dokumentację i informacje, jeśli chcesz, aby wniosek był nadal rozpatrywany. Należy pamiętać, że rola VFS Global (jako podmiotu przetwarzającego dane), zgodnie z definicją w rozporządzeniu (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), odpowiedniego rządu klienta / misji dyplomatycznej w zakresie procesu wizowego / zezwolenia lub dokumentu podróży, jest ograniczona do obsługi dokumentacji wyłącznie w imieniu danego klienta rządowej / dyplomatycznej, wyłącznie jako środek administracyjny / logistyczny i nie możemy komentować dokumentów udostępnionych przez Ciebie dla przekazanie zainteresowanemu klientowi misji rządowej/dyplomatycznej.
2. Aby zapewnić Ci dodatkowe usługi jako nasz klient
Świadcząc usługi o wartości dodanej (VAS), VFS Global będzie wykorzystywać Państwa dane osobowe w celu świadczenia Państwu dodatkowych usług, w tym w następujących celach:
1. umówić się na spotkanie z jednym z naszych urzędników ds. składania wniosków wizowych w PPW;
2. w celu potwierdzenia, za kogo się podajesz, gdy przyjeżdżasz odebrać dokument podróży;
3. aby umożliwić Ci śledzenie postępu Twojej aplikacji;
4. aby zapewnić Ci dodatkowe usługi, o które prosisz, takie jak dostawa kurierska, dla których będziemy musieli znać adres dostawy i imię i nazwisko, do którego dostarczymy dokument podróży; i
5. za Twoją uprzednią zgodą, aby wysyłać Ci informacje, o które prosiłeś i które mogą Cię zainteresować.

1. Podczas przetwarzania wizy, paszportu, zarządzania tożsamością i innych usług dla obywateli (takich jak odnowienie paszportu)
Udostępniamy lub ujawniamy Twoje dane osobowe odpowiedniemu rządowi / misji dyplomatycznej klienta, że jesteśmy autoryzowanym lub zakontraktowanym usługodawcą. Informacje te obejmują dane osobowe dostarczone przez Ciebie w celu wsparcia wniosku o wizę / zezwolenie lub dokument podróży, usługi konsularne lub inne usługi, które świadczymy w imieniu rządu klienta / misji dyplomatycznej. Możemy również udostępniać lub ujawniać Twoje dane osobowe rządowi/misji dyplomatycznej klienta, której wizę, służbę konsularną lub inne usługi, o które się ubiegałeś, w związku ze skargą, wnioskiem lub wnioskiem o dostęp do danych, otrzymałeś od Ciebie.
2. Nasi dostawcy i partnerzy
Możemy udostępniać lub ujawniać Twoje dane kontaktowe naszym dostawcom i partnerom, jeśli jest to konieczne do przetworzenia Twoich żądań lub dostarczenia dodatkowej usługi, o którą prosiłeś. Na przykład, jeśli poprosisz nas o dostarczenie dokumentu podróży do domu lub biura, będziemy musieli podać firmie kurierskiej Twoje imię i nazwisko, adres dostawy i numer telefonu kontaktowego. Korzystamy wyłącznie z dostawców i partnerów, którzy stosują wystarczające środki ochrony prywatności i danych.
3. Sprzedawaj swoje dane stronom trzecim
Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych stronom trzecim.

1. Podczas przetwarzania wizy, paszportu, zarządzania tożsamością i innych usług dla obywateli (takich jak odnowienie paszportu)
W ramach procesu ubiegania się o wizę/zezwolenie lub dokument podróży informacje zebrane przez VFS Global w imieniu rządu/misji dyplomatycznej klienta, o wizę/ zezwolenie lub dokument podróży, zostaną przekazane za granicę, z kraju, w którym złożono wniosek, do kraju pochodzenia rządu/misji dyplomatycznej klienta.
2. Świadcząc dodatkowe usługi jako nasz klient
W celu świadczenia usług wspierających Państwa wniosek wizowy, takich jak planowanie spotkań, śledzenie wniosku i fakturowanie, przekażemy Państwa dane osobowe, wewnętrznie w ramach VFS Global, do jednego z naszych centrów danych zlokalizowanych w Europie, Kanadzie lub Rosji, stosownie do przypadku. Udostępnianie danych osobowych określonym odbiorcom może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Zwracamy szczególną uwagę na ochronę Twoich danych osobowych. W związku z tym, gdy takie transfery poza EOG mają mieć miejsce, w pierwszej kolejności wdrażamy odpowiednie zabezpieczenia, podpisując standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej z podmiotem spoza EOG, który przetwarza Twoje dane osobowe.

1. Prawa osób, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem wizy, paszportu, zarządzania tożsamością i innych usług dla obywateli (takich jak odnowienie paszportu)
Jako upoważniony wykonawca rządów / misji dyplomatycznych klienta, z którymi współpracujemy, VFS Global nie ma dostępu do informacji przekazanych przez Ciebie w ramach wniosku wizowego / zezwolenia lub dokumentu podróży. Obejmuje to kopie wniosku wizowego lub wszelkie informacje przekazane przez Ciebie w związku z wnioskiem wizowym. Jeśli potrzebujesz tych informacji, musisz skontaktować się bezpośrednio z administratorem danych odpowiedniego rządu klienta / misji dyplomatycznej kraju, o którego wizę wystąpiłeś, przy czym dane są podane w odpowiedniej informacji o ochronie prywatności konkretnej trasy internetowej strony internetowej wizy / zezwolenia lub dokumentu podróży, o który się ubiegasz.
2. Prawa osób, których dane dotyczą, w związku z dodatkowymi usługami świadczonymi Państwu jako naszemu klientowi
Zgodnie z wieloma przepisami o ochronie danych masz prawa dotyczące sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych. Te prawa do prywatności różnią się w zależności od kraju; jednakże w VFS Global umożliwiamy Państwu, z zastrzeżeniem wszystkich odpowiednich przepisów, korzystanie z pełnego zakresu praw do ochrony danych w zależności od właściwej jurysdykcji. W jej skład wchodzą m.in.:
• Prawo do informacji, w jaki sposób wykorzystywane są Twoje dane osobowe.
• Prawo dostępu i kopia swoich danych osobowych.
• Prawo do sprostowania, jeśli Twoje dane osobowe są nieprawidłowe.
• Prawo do usunięcia swoich danych osobowych (jeśli zezwala na to prawo).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych.
• Prawo do przenoszenia danych.
• Prawo do sprzeciwu wobec sposobu wykorzystywania Twoich danych osobowych.
• Prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji i profilowaniem.
• Rejestracja obawy o prywatność danych.
• Żądanie kopii danych osobowych, poprawianie niedokładnych danych osobowych i usuwanie danych osobowych.

Mogą Państwo skorzystać ze swoich praw, kontaktując się z VFS Global pod adresem:

FORMULARZ PRAW DOSTĘPU OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
3. Dostęp do informacji użytkownika: Uwierzytelnianie
W celu ochrony prywatności użytkownika i zapewnienia, że żądanie rzeczywiście pochodzi od użytkownika, a nie od kogokolwiek innego podszywającego się pod użytkownika, możemy poprosić o dodatkowe szczegóły dotyczące jego ostatniej interakcji z VFS Global, pewne szczegóły, o których nikt inny by nie wiedział. Ma to na celu zapewnienie, że to naprawdę Ty składasz wniosek, a nie ktoś inny. Poprosimy tylko o wystarczającą ilość informacji, aby umożliwić nam prawidłową identyfikację.

1. CCTV
Należy pamiętać, że w siedzibie VFS Global utrzymujemy wysokie standardy bezpieczeństwa dla naszych pracowników i klientów. Z tego powodu przekonasz się, że VFS Global korzysta z systemów CCTV tam, gdzie zezwala na to prawo. Wymagane znaki CCTV są rozmieszczone w naszych VAC i biurach i wskazują, że jesteś nagrywany. Ten materiał z kamer przemysłowych jest przechowywany przez pewien czas zgodnie z wymaganiami rządów / misji dyplomatycznych naszych klientów i obowiązującymi przepisami lokalnymi.
2. Usługi wartownicze
W ramach naszych standardów bezpieczeństwa możesz znaleźć wdrożone w naszych PPWW i biurach usługi ochrony. Wniektórych lokalizacjach będziesz musiał zidentyfikować się przed uzyskaniem dostępu do naszych PPWW i pomieszczeń.

1. Korzystanie z plików cookie
Podobnie jak wiele innych stron internetowych, witryny VFS Global wykorzystują pliki cookie. "Pliki cookie" to małe fragmenty informacji wysyłane przez organizację do przeglądarki i przechowywane na Twoim urządzeniu. Używamy ich do zbierania informacji statystycznych o działaniach i wzorcach przeglądania. Inne zastosowania to ustawienie preferowanego języka i poinformowanie przeglądarki, które strony zostały już odwiedzone, abyś mógł skorzystać z funkcji "Wstecz". Pliki cookie pomagają nam ulepszać nasze strony internetowe i zapewniać bardziej spersonalizowaną obsługę. Zapewniamy możliwość zaakceptowania lub odrzucenia korzystania z plików cookie podczas odwiedzania naszych stron internetowych i możesz zmienić ustawienia plików cookie w dowolnym momencie. Należy pamiętać, że wyłączenie plików cookie może spowodować utratę funkcjonalności podczas korzystania z naszej strony internetowej. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat sposobu, w jaki VFS Global wykorzystuje pliki cookie, zapoznaj się z naszą informacją o ujawnieniu plików cookie.
2. Linki do innych stron internetowych
Nasze strony internetowe mogą zawierać linki do innych stron internetowych prowadzonych przez inne organizacje. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności dotyczy tylko tej witryny, dlatego zachęcamy do zapoznania się z odpowiednimi Informacjami o ochronie prywatności na innych odwiedzanych stronach internetowych. Należy pamiętać, że jeśli łączysz się z naszej strony internetowej do innej strony internetowej lub jeśli klikniesz link, aby dotrzeć do naszej witryny, nie możemy ponosić odpowiedzialności za treść lub praktyki tych stron internetowych osób trzecich. Zalecamy zapoznanie się z Informacjami o ochronie prywatności i oświadczeniami tej witryny strony trzeciej. Zawsze sprawdzamy inne strony internetowe przed opublikowaniem linku do nich.

W przypadku każdej skargi prosimy o podanie szczegółowych informacji na temat skargi. Po otrzymaniu skargi dołożymy wszelkich starań, aby przeprowadzić wszelkie niezbędne dochodzenia w odpowiednim czasie. Odpowiemy na wszystkie skargi w rozsądnym terminie lub wcześniej wymaganym przez prawo.

aktualizacja

Niniejsza Polityka prywatności została ostatnio zaktualizowana we wrześniu 2022 r.